Wenn Sie zurückblicken und reflektieren: Was hat Sie selbst in der Vergangenheit dazu gebracht, an Befragungen teilzunehmen? Und welche Umfragen haben Sie eher ignoriert?
Sie haben sicherlich schon gemerkt, dass es eine Herausforderung sein kann, hochwertige Daten von Mitarbeitern, Kunden oder anderer Zielgruppen zu sammeln. Jedes Geschäft lebt jedoch von ständiger Optimierung – ein Prozess, der an die Auswertung von Daten angewiesen ist. Dies wiederum bedeutet, dass eine erfolgreiche Umfrage von einer hohen Antwortrate abhängt. Und wie wird dies am Besten erreicht? Es ist definitiv nicht mehr so einfach wie “damals” – vor der Digitalisierung von Umfragen, welche zu regelrechter Überflutung mit diesen führte. Und welche Marktteilnehmer wollten sich dies zu Nutzen machen, wenn auch einfach nur um Teil dieses Trends zu sein.
Es gibt heute sicher weniger Tage, an denen Sie Ihren Posteingang öffnen um mit Begeisterung eine Umfrage-Einladung empfangen zu können. Für Kundenzufriedenheitsumfragen ist die Antwortquote während der letzten 20 Jahre signifikant zurückgegangen: 66% der Befragten geben heute an, dass Sie für Feedback lieber selber aktiv auf den Anbieter zukommen anstatt Fragebögen auszufüllen.
Wie kann man diese Hürde überwinden und signifikante Resultate mit besserer Antwortquote erhalten?
Hier sind 5 Tipps unseres Professional Service Team:
1. Verstehen Sie Ihre Zielgruppe
Um Ihre Zielgruppe effektiv zu erreichen, sollten Sie sie zunächst kennen. Fokussieren Sie sich auf die wesentlichen Faktoren, welche für Sie von Interesse sein können (z.B. durchschnittliches Alter, Geschlecht, Beruf). Von diesen Angaben können Sie erschliessen: Ist es wahrscheinlicher, dass Ihre Zielgruppe Ihre Feedbackfragen über E-mail, Online or SMS beantwortet? Wo und wann befindet sich der Empfänger Ihrer Einladung? – hoffentlich mit Bereitschaft zur Teilnahme.
Es ist bekannt, dass Umfragen, die an eine jüngere Zielgruppe adressiert werden, mit höherer Wahrscheinlichkeit eine eher niedrigere Antwortrate erbringen. Es gibt jedoch Fallbeispiele, wie in dem von Egmont, bei welchen diese scheinbar benachteiligte Grundvoraussetzung umgangen werden konnte.
Um so wenig wie möglich verzerrte Resultate zu erhalten, sollten Sie dabei von Beginn an den Umfang Ihrer Untersuchung bestimmen. Wie Sie dies am Besten angehen, lesen Sie hier.
Für ein effektives Versenden der Umfrage sollten Sie zudem sichergehen, dass die Empfängerzahl durch eine aktualisierte Adressen-Liste bzw. relevante Kontaktdaten kontrolliert ist.
Download: Surveyology – Einfache Tipps, um die Qualität Ihrer Umfragen zu steigern
2. Verkaufen Sie Ihre Umfrage richtig!
Es ist nicht zu ignorieren: Das Design spielt eine groβe Rolle. Es unterstützt die intuitive und logische Gliederung des Fragebogen. Sie wollen Ihre Zielgruppe wortwörtlich dazu locken Ihren Fragebogen auszufüllen. Dazu müssen Sie jedoch zunächst sichergehen, dass Ihre Fragen einfach verständlich sind und einer logischen Folge nachgehen.
Die Sprache sollte sich ausserdem an Ihr Publikum anpassen. Wenn es passt: Warum die Untersuchung nicht mit Hilfe von Humor oder visuellen Effekten aufpeppen?
Wie sich auch in anderen Zusammenhängen gezeigt hat, Sie gewinnen mehr damit, es kurz und bündig zu halten. In Fallstudien haben 52% der Befragungsteilnehmer die Umfrage abgebrochen, wenn die Beantwortung mehr als 3 Minuten in Anspruch genommen hat.
3. Machen Sie es persönlich und helfen Sie der Antwortquote
Wer würde es nicht begrüssen, mit dem eigenen Namen angesprochen zu werden anstelle von „Lieber Kunde / Mitarbeiter“. Geben Sie dem Empfänger das Gefühl, wichtig zu sein und dass gerade sein Feedback zählt und geschätzt wird. Um höhere Relevanz der Antworten zu erzielen, wollen Sie relevante Fragen stellen: Passen Sie Ihre Befragung so weit wie möglich an das Empfängerprofil an, indem Sie (Teil-) Gruppen erstellen.
Ihre Umfrage sollte mit Ihrer Marke in Verbindung gebracht werden. Fügen Sie Ihr Logo in das Format ein um dem Ganzen einen persönliche Note zu geben. Sie wollen doch auch zeigen, dass Sie keine Mühen gescheut haben (wenn auch weniger, sobald das richtige Tool gewählt wurde).
Download: Fragebogencheck – Tipps zur Optimierung durch Netigate Professional Services
4. Anreiz trägt zu höherem ROI bei
Wie profitiert Ihre Zielgruppe von der Beantwortung Ihrer Fragen? Sie wollen sichergehen, dass deren Zeit und Mühen effektiv genutzt werden. Schlieβlich wird jede Antwort Sie näher an Ihr Ziel führen. Also warum nicht etwas investieren, damit sich Ihre Befragung rentiert?
Beispielsweise durch materielle Anreize in Form von Geschenken, Preisen oder Rabattaktionen. Wenn dies jedoch Ihr Budget überschreiten sollte, können Sie Wert auch in Form von Belohnung durch Lernerlebnis, Unterhaltung oder direkter Verbesserungwahrnehmung vermitteln. Kreativität kann einen groβen Unterschied machen! Für einige Umfragen könnte es von Interesse für Ihr Publikum sein, dass Sie Ihre Untersuchungsergebnisse teilen.
5. Seien Sie sich der Schwächen bewusst
Um noch einmal die Perspektive zu ändern: Bevor Sie Ihre Umfrage versenden, versetzten Sie sich in die Position des Empfängers. An welcher Stelle erwarten Sie die höchste Abbrecherquote? Was könnte hier das kleine Extra an Motivation erzeugen um den Fragebogen bis zum Ende auszufüllen?
Jetzt, da Sie die Schwachstellen kennen – werben Sie mit den Stärken Ihrer Umfrage. Setzen Sie deutliche Fristen und senden Sie freundliche Erinnerungsschreiben aus. Warum nicht sogar Kanäle wie Social Media nutzen um Ihre Untersuchung zu fördern? Suchen Sie Unterstützung von Geschäftspartnern oder Schlüsselpersonen um die Bedeutung Ihrer Umfrage zu kommunizieren.
Und zuletzt, dies ist der entscheidende Moment über den Erfolg Ihrer nächsten Umfrage nachzudenken: Erkennen Sie die Zeit der Teilnehmer hoch an und bedanken Sie sich für mit einer netten Nachricht. Schliesslich wissen Sie jede Antwort zu schätzen!
