Wie oft sollte ich eine Mitarbeiterbefragung durchführen?

how often employee engagement survey

Von Alexandra Drottler, Senior Insight Analyst bei Netigate

Eine Frage, die ich häufig höre, wenn ich mit Netigate-Kunden zusammenarbeite oder auf einer Veranstaltung spreche, lautet: „Wie oft sollten wir unsere Mitarbeiter befragen?“

Leider gibt es keinen idealen Rhythmus. Pulsumfragen einmal im Monat? Oder vielleicht doch zweimal im Jahr etwas strukturierteres und formelleres? Es hängt von Ihrem Unternehmen, dem aktuellen Status Ihres Unternehmens und dem ab, was Sie erreichen möchten. Bevor Sie sich für einen Rhythmus entscheiden, muss Ihre Personalabteilung eine Reihe von Faktoren berücksichtigen, wenn Sie ein offizielles Feedback-Programm einführen:

  • Die Größe und demographische Verteilung innerhalb des Unternehmens
  • Wie feedbackempfänglich nicht nur die Führungskräfte, sondern auch die Mitarbeiter sind
  • Verfügt das Unternehmen über einen klaren Plan zur Verwendung des Feedbacks?

Der letzte Punkt ist der Wichtigste. Wenn Sie die Umfrageergebnisse nicht umsetzen können, lohnt es sich eine Umfrage auch nicht. Mitarbeiter verlieren das Vertrauen in das Unternehmen, wenn sie das Gefühl haben, dass ihr Feedback nicht angesprochen wird. Wenn Sie sich jedoch dazu verpflichten, die Antworten zu überprüfen und einen Plan für die Implementierung potenzieller Änderungen haben, finden Sie hier einige Vorschläge zur Strukturierung Ihrer Mitarbeiterbefragungen.

Vorteile des regelmäßigen Mitarbeiterfeedbacks

Wer kann etwas dagegen haben, Mitarbeitern eine Stimme zu geben?
Ihre Mitarbeiter sind das Herz Ihres Unternehmen und durch das Annehmen deren Feedback, können sie Ihnen eine aktivere Rolle bei der Weiterentwicklung Ihrer Arbeitsplatzkultur übernehmen.

Umfragen tragen nicht nur zur Verbesserung der Arbeitsplatzklima bei, sondern tragen auch insgesamt zu einer besseren Feedbackkultur im Unternehmen bei. Durch die Aufbereitung des regelmäßigen Mitarbeiterfeedbacks werden die Antworten auf Umfragen auch immer hochwertiger.

Wenn Sie Impulsumfragen einrichten möchten (normalerweise mehr als ein bis zwei Mal pro Jahr), ist es wichtig, eine Basismetrik für das Engagement (durch eine umfassendere Mitarbeiter-Engagement-Umfrage) zu erstellen und anschließend mit Impulsumfragen wichtigen Verbesserungsbereichen, aus der Mitarbeiter-Engagement-Umfrage nachzubereiten. Sie können dann die Impulsumfragen kürzer halten und sich auf eine oder zwei bestimmte Fragen oder Bereiche konzentrieren, sodass die Mitarbeiter leichter nur eine kurze Zeit für die Teilnahme einplanen können.

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Unabhängig vom Umfragerhythmus in Ihrem Unternehmens sollten Sie dies den Mitarbeitern mitteilen. Wenn der CEO oder der Head of HR dies in Vollversammlungen oder in einer regelmäßigen Besprechung anspricht, ist dies eine bessere Vorbereitung als eine zufällige E-Mail im Postfach eines Mitarbeiters.

Ich rate den Managern, mit denen ich spreche, diese Implementierung ernst zu nehmen. Dies bedeutet nicht unbedingt, dass ein Chief Experience Officer eingestellt werden muss. Wenn Sie jedoch ein höheres Engagement der Mitarbeiter wünschen, müssen Sie ein besseres Gesamterlebnis für Ihre Mitarbeiter schaffen. Die Erkenntnisse, die zu Veränderungen führen, stammen aus Umfragen. Das Beratungsunternehmen Deloitte prognostizierte in seinem Global Human Capital Trends-Bericht 2016, dass die Schaffung einer besseren Mitarbeitererfahrung die Hauptherausforderung für Personalmanager sein würde.

Vorsicht vor Mitarbeiterumfragen Ermüdung

Bevor Sie sich jedoch zu einem Hochfrequenz-Umfrageplan verpflichten, sollten Sie sich überlegen, ob Ihr Unternehmen für diese Art von Ansatz am richtigen Punkt und in der richtigen Größe ist. Für große Unternehmen mit Hunderttausenden von Mitarbeitern sind erhebliche Ressourcen erforderlich, um einen funktionalen Feedback-Prozess jeglicher Art zu implementieren. Ziehen Sie in Betracht, nur Teile der Organisation oder sogar nur eine bestimmte Zielgruppe zu befragen.

Ein Risiko bei häufigen Umfragen ist eine verringerte Rücklaufquote. Je niedriger die Antwortrate, desto weniger zuverlässig sind die Daten. Deshalb ermutige ich unsere Kunden, bei der Gestaltung einer Mitarbeiterbefragung strategisch zu denken.

Das Senden einer Umfrage nur aus Gründen der Konsistenz oder des Tempos wird fehlschlagen. Nutzen Sie die zuvor versendeten Umfragen optimal? Haben Sie Ihren Mitarbeitern von den Ergebnisse früherer Umfragen berichtet? Wenn nicht, lohnt es sich möglicherweise, eine geplante Befragung anzuhalten oder zu überspringen, bis Sie Zeit für die Aufarbeitung des vorhandenen Feedbacks haben.

Experimentieren Sie bis Sie einen funktionierenden Feedback-Prozess finden

Es dauert ein wenig, bis Sie herausgefunden haben was für Ihre Organisation am besten geeignet ist. Sie könnten mit einer einfachen eNPS-Umfrage zu „Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie diese Organisation einem Freund empfehlen?“ beginnen und die Umfrage mit einem offenen Textfeld für weitere qualitative Daten beenden.

Sie können auch mit transparenten und anonymen Umfragen experimentieren. Während es für die Arbeitsplätze bewundernswert ist, eine Kultur der Transparenz anzustreben, sind wir als Menschen konditioniert ehrliches Feedback zu geben, wenn wir anonym bleiben. Es kommt also darauf an, wie Ihre Unternehmen aufgebaut ist und wie transparent es ist.

Umgekehrt kann es hilfreich sein, die Antworten einer Person anhand historischer Daten zu qualifizieren, damit Sie feststellen können, ob eine Abweichung von der Norm vorliegt. Jedoch müssen Sie wissen, dass der Aufbau eines transparenten Arbeitsplatzes Jahre dauert.

Zusätzlich zu den oben genannten Punkten ist es wichtig, vor der Implementierung eines Mitarbeiter-Feedback-Programms die Unterstützung der obersten Führungsebene zu haben. Ich sage oft, wenn Sie sich vom CEO einkaufen lassen und sich über Feedback freuen, werden Sie einen Trickle-Down-Effekt sehen, der die Rücklaufquote erhöht.

Wir alle möchten in Unternehmen arbeiten, in denen wir uns glücklich, produktiv und mit eingeschlossen fühlen. Regelmäßige Umfragen können dazu beitragen, dass dies Realität wird, wenn Sie bereit sind, in die Zeit zu investieren, um sie einzurichten und das Feedback zu berücksichtigen. Letztendlich sollte Ihr Umfrageprozess so einzigartig sein wie Ihre eigene Organisation.

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