Papierfragebögen erfassen: Wie Sie Ihre Paper Pencil-Fragebogen digitalisieren können

Online-Umfragen sind zeitgemäß. Doch noch immer sind viele Papierumfragen im Umlauf. In diesem Artikel verraten Ihnen unsere Netigate Feedback-Experten, wie Sie Ihre Papierumfragen ganz einfach in die digitale Welt übertragen können.

Erfahren Sie mehr über…

• Die hohen Sicherheitsstandards bei digitalen Umfragen
• Die Erfassung von Papierfragebögen in einem digitalen Umfragetool 
• Wie Sie hybride Ansätze von digitalen und papierbasierten Umfragen umsetzen können

Zahlreiche Softwareanbieter werben damit, dass das bloße Einscannen von Papierfragebögen in ein digitales Umfragetool die Lösung ist. Allerdings ist diese Methode nicht unproblematisch – wir erklären die größten Probleme beim Einscannen von Papierumfragen. 

Digitale Umfragen: Hohe Sicherheitsstandards sind Pflicht

Ein entscheidender Vorteil der Integration einer digitalen Feedback-Lösung ist die Datensicherheit. Mit der Möglichkeit, Ihre alten Umfragedaten in ein digitales Umfragetool wie Netigate zu übertragen, können Sie sicherstellen, dass während des Übertragungsprozesses keine Informationen verloren gehen. Gerade bei einer grossen Anzahl von Fragebögen ist es manchmal schwierig, den Überblick über die Daten zu behalten. Durch die richtige Vorgehensweise bei der Datenübertragung wird sichergestellt, dass keine der älteren Umfragedaten verloren gehen.

Fragebogen digitalisieren mit der Magic Import-Funktion

Mithilfe der Feedback-Software Netigate können Sie Ihre Papierumfragen ganz einfach digitalisieren. Verwenden Sie die Magic Import-Funktion der Software – eine der einfachsten Möglichkeiten, analoge Feedback-Fragebögen in digitale umzuwandeln. Sobald Sie Ihre Papierumfragen in ein digitales Format umgewandelt haben, können Sie die „Magic Import“-Funktion nutzen, um Ihre Fragen einfach in Ihre neue Umfragesoftware „zu kopieren/einzufügen“. Das Netigate-Tool kümmert sich um den Rest, vor allem um die Struktur Ihrer Umfrage und der Fragen. So dauert es nur wenige Minuten, bis Ihr Papierfragebogen digitalisiert ist. Das hat den Vorteil, dass Sie mit demselben Umfrageformat weiterarbeiten können, wie Sie es seit Jahren tun, ohne ein völlig neues erstellen zu müssen.

Kann ich auch mit einem digitalen Umfrage-Tool weiterhin Papier-Fragebögen verwenden?

Sollten Sie auf ein digitales Umfragetool umsteigen, müssen Sie nicht komplett auf die Verwendung von Papierfragebögen verzichten. Sie können die Ergebnisse aus den Fragebögen manuell in Ihr Umfragetool eingeben, sie importieren oder einen der freundlichen Netigate-Assistenten diese Aufgabe für Sie erledigen lassen. Die Übertragung von Daten aus Papierfragebögen in ein digitales Tool mag wie eine gewaltige Aufgabe erscheinen. Wir von Netigate bieten Ihnen jedoch viele Möglichkeiten, Ihre Daten an einem Ort zu halten und dennoch die benötigten Informationen auf unterschiedliche Weise zu sammeln. Für alle, die sich von papierbasierten Methoden verabschieden wollen, empfehlen wir einen hybriden Ansatz, bei dem die Daten schrittweise digitalisiert werden.

QR-Code basierte Umfragen: Die jederzeit-überall-Lösung für Ihre Teilnehmer

Die Lösung Nummer eins, die unseren Kunden hilft, die den Übergang zu digitalem Feedback vollziehen, aber immer noch papierbasierte Umfragen verwenden, sind QR-Code-basierte Umfragen. Ihre Teilnehmer können den QR-Code scannen und die Umfrage auf einem beliebigen mobilen Gerät ausfüllen. Dies ist eine sehr bequeme Methode für den Übergang zur Digitalisierung, für die sich viele Menschen entscheiden, weil sie die Teilnahme an Umfragen flexibel macht und sogar zu einer höheren Ausfüllquote führt.

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Anwender berichten: Das sind die Probleme mit Scanlösungen für Papierfragebögen

Aber warum nicht einfach ein Scan-Tool verwenden, um Ihre Papierfragebögen in ein digitales Umfragetool zu integrieren? Mehrere Unternehmen bieten in ihren Feedback-Lösungen Scan-to-PDF-Funktionen an. Diese Dienste sollen Ihnen die mühsame Konvertierung Ihrer Papierumfragen in ein elektronisches Format abnehmen, sodass Sie Ihre Daten schnell und einfach in Ihr neues Feedback-Software-System hochladen können. Allerdings beklagen sich die Benutzer über verschiedene Probleme im Zusammenhang mit diesen Funktionen. Im Folgenden finden Sie einige der häufigsten Komplikationen beim Scannen von Umfragedaten aus der Vergangenheit:

1. Bleistift nicht lesbar: Das Scannen von Umfragen mit per Hand geschriebenem Text mit Bleistift kann zu fehlenden Daten führen. Einige Personen ziehen es zwar vor, ihre Antworten mit einem Bleistift statt mit einem Kugelschreiber zu verfassen, aber leider sind nicht alle Scanfunktionen in der Feedback-Software für diese Art von handschriftlichem Text ausgelegt.
2. Falsche Ränder führen zu inakkuraten Datensätzen. Das Scannen von Erhebungen mit falschen Rändern führt zu ungenauen Datensätzen. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Umfrage in der richtigen Größe scannen können, bevor Sie sie in Ihre Feedback-Software importieren. Die Verwendung falscher Ränder führt dazu, dass Ihre Formulare verzerrt werden, was wiederum bedeutet, dass die in Ihrer Datenbank gespeicherten Daten ebenfalls verzerrt werden können. Gute Feedback-Tools verfügen über Scanfunktionen, die die Ränder während des Scanvorgangs automatisch korrigieren und Ihnen so Zeit und Mühe ersparen.
3. Nicht das gesamte Formular eingescannt. Scannen Sie unbedingt alle Seiten der Umfrage, bevor Sie sie in Ihre Feedback-Software hochladen, sonst können Sie die Daten bestimmter Fragen nicht auswerten.
4. Rentabel erst bei sehr vielen Papierumfragen. Man bräuchte eine Menge Umfragen und Daten, um die Notwendigkeit einer Scan-Funktion in der Feedback-Lösung zu bestätigen. Solche Funktionen sind mit hohen Kosten verbunden, und es ist schwer, ihren Wert zu rechtfertigen, wenn so viele Daten falsch interpretiert werden könnten oder gar nicht genug Daten vorhanden sind, um sie überhaupt zu scannen.

Eine umweltfreundliche Art, Feedbackdaten zu speichern

Digitale Feedback-Lösungen verbessern nicht nur die Datensicherheit, sondern bieten auch eine umweltfreundlichere Möglichkeit, Feedback-Umfragedaten zu speichern. Anstatt Hunderte oder Tausende von Dokumenten in einem Aktenschrank aufzubewahren, können Sie alle Ihre Informationen in einer einzigen digitalen Datenbank speichern, die leicht zugänglich und überprüfbar ist. Digitale Feedback-Software hilft auch, die Kosten für die Dateneingabe zu senken, da Unternehmen keine Papierablage mehr kaufen und pflegen müssen, um ihre Aufzeichnungen zu speichern. Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass all diese Informationen in einer sicheren, cloudbasierten Umgebung gespeichert werden, auf die von jedem Ort und zu jeder Zeit zugegriffen werden kann. Netigate ist nicht nur GDPR-konform mit Servern in Europa, sondern auch ISO 27001-zertifiziert. ISO 27001 ist der internationale Standard, der die besten Praktiken für Informationssicherheits-Managementsysteme (ISMS) beschreibt.

Starten Sie Ihre digitale Transformation in Sachen Feedback noch heute

Wenn Sie mehr über die Möglichkeiten der digitalen Transformation erfahren möchten und wie Sie Ihre alten Umfragedaten nicht verlieren, fordern Sie einfach eine individuelle Demo mit einem unserer Umfrageexperten an. Das Netigate Consulting Team hat bereits hunderte von Unternehmen weltweit bei der Digitalisierung ihrer Umfragen unterstützt. Profitieren Sie von dieser einzigartigen Erfahrung und starten Sie Ihre digitale Feedback-Reise noch heute!