Teilnehmerlisten und Hintergrundvariablen in Netigate

So erstellen Sie neue Teilnehmerlisten: Zunächst bereiten Sie eine Excel-Datei im XLSX-Format auf. Spalte A enthält alle E-Mail-Adressen, Logins oder Telefonnummern.

Die folgenden Spalten beinhalten alle weiteren bekannten Merkmale zu jeder E-Mail-Adresse, falls Sie diese benötigen. Mit Merkmalen sind hier Informationen wie Anrede, Geschlecht, Kundengruppe, Sprache etc. gemeint.

Wichtig:
Die Tabelle darf keine leeren Zeilen, Spalten oder Zellen enthalten. Excel-Formeln oder Formatierungen müssen entfernt werden, bevor Sie die Datei mit Netigate verarbeiten können.

Orientieren Sie sich gern an folgendem Beispiel:

excel_file_DE

Hinzufügen können Sie Ihre Teilnehmerlisten im Versand-Dashboard der zugehörigen Umfrage. Begeben Sie sich hierfür zum Versand Ihrer Befragung und wählen „E-Mail“ aus. Wenn Sie einen SMS oder Login Versand benutzen, dann wählen Sie natürlich diese Versandart. Sie können eine kurze E-Mail/SMS schreiben und das Datum des Send-outs vorbereiten. Dies kann aber auch später passieren. In jedem Fall ist es der nächste Schritt, zum „Teilnehmer“ Tab weiter zu gehen, um hier Ihre Teilnehmerliste hochzuladen.

add_file_respondent_tab_DE

Wählen Sie „Datei hinzufügen“ und wählen Sie dann die vorbereitete Liste aus. Klicken Sie auf „Weiter“ und Netigate lädt die Daten hoch und verarbeitet sie. Haben Sie eine große Anzahl an Teilnehmern kann dieser Vorgang ein wenig dauern.

Hinweis
Wenn Sie Duplikate verwenden, werden die Personen später mehrmals angeschrieben. Sollte eine E-Mail-Adresse also zehnmal gelistet sein, erhält sie auch zehn Einladungen. Wenn Sie unsicher sind, aktivieren Sie daher Duplikate entfernen. So ist sichergestellt, dass Sie Ihre Teilnehmer nicht mehrfach anschreiben.

Im folgenden Fenster verarbeiten Sie die Daten nun so, wie sie später für Ihr Befragungsprojekt benötigt werden:

respondent_list_DE

Wählen Sie in den Drop-Down Feldern bitte zwischen folgenden Optionen:

E-Mail-Adresse
Nutzen Sie dies in der ersten Spalte, wenn Sie E-Mails an Ihre Teilnehmer senden wollen und hier die E-Mail-Adressen Ihrer Teilnehmer stehen.

SMS
Nutzen Sie dies in der ersten Spalte, wenn Sie SMS an Ihre Teilnehmer senden wollen und hier die Telefonnummern Ihrer Teilnehmer stehen.

Logins
Nutzen Sie dies für die erste Spalte, wenn Logins erstellen und an Ihre Teilnehmer zu verteilen möchten.

Textbox
Hintergrundvariablen werden als Text verarbeitet. Die Antworten werden als Word-Cloud aufbereitet. Diese Option wird für Alleinstellungsmerkmale empfohlen (z.B. Name, Kundennummer, o.Ä.).

Filterbar
Hintergrundvariablen werden als Drop-Down-Menü verarbeitet. Auf diese Weise können Sie später nach den Variablen filtern. Die Antworten werden grafisch als Diagramm aufbereitet. Sie können die Variablen darüber hinaus im Versand nutzen um z. B. nur deutschsprachige Teilnehmer anzuschreiben. Diese Funktion ist auf 500 verschiedene Variablen beschränkt.

Hinweis
Die Optionen „E-Mail-Adresse“, „SMS“ und „Logins“ sollten nur für die erste Spalte ausgewählt werden; die entsprechenden Angaben sollten sich immer in dieser Spalte befinden.

Nachdem Sie, wenn nötig, alle Spalten bearbeitet haben, klicken Sie bitte „Speichern“.

Importieren der Hintergrundvariablen:

Vom Versand-Dashboard aus gehen Sie nun zurück in den Bearbeitungsmodus Ihres Fragebogens, um die Hintergrundvariablen mit der Befragung zu verknüpfen. Dies sollte innerhalb der ersten Fragebogenseite stattfinden.

Innerhalb der ersten Frage nutzen Sie die Funktion „Importieren“, um zu den Hintergrundvariablen zu gelangen. Wählen Sie den benötigten Datensatz und wählen Sie die Variable aus, die Sie gern mit Befragung verknüpfen möchten.

bgd_import_DE

Nachdem wir in unserem Beispiel die Altersklasse ausgewählt haben, klicken wir auf Hinzufügen und Speichern.
Diese Schritte werden wiederholt, bis alle benötigten Daten verknüpft sind.

Die erste Fragebogenseite sieht dann im Backend wie folgt aus:

imported_bgd_DE (1)

Hinweis
Aus Teilnehmeransicht sind diese Daten nicht sichtbar!

Tipp
Verknüpfen Sie die Hintergrundvariablen immer mit der ersten Frage, dies ermöglicht eine komfortable Auswertung.

Sollten Sie später neue Ausprägungen einer Ihrer Merkmale in Ihre Teilnehmerlisten laden (z.B. zusätzliches Land oder Sprache), muss der Import nochmals erneuert werden, damit Sie diese dann auch im Bericht auswählen können.

Send out finalisieren:

Nach dem Hinzufügen der Teilnehmerlisten können Sie nun noch Ihr E-Mail Anschreiben fertig stellen. Klicken Sie nun noch zweimal auf „Weiter“ und aktivieren Sie die Befragung wie gewohnt. Ihre Teilnehmer erhalten anschließend zum festgelegten Zeitpunkt die E-Mail-Einladungen. Sobald Ihre Teilnehmer die erste Frage beantworten, werden die hinterlegte Daten automatisch ausgefüllt und Sie können entsprechend danach auswerten.

Teilnehmerdaten aktualisieren/neue Teilnehmer hinzufügen:

Sie können Ihre Teilnehmerlisten im Nachhinein bearbeiten und Teilnehmer hinzufügen bzw. Teilnehmerdaten aktualisieren.

Wenn Sie neue Teilnehmer hinzufügen möchten, können Sie folgendermaßen vorgehen:

– Sie können eine neue Excel Datei mit den neuen Teilnehmern anfertigen und hochladen. Bitte beachten Sie hier, dass die Spalten in beiden Dateien komplett identisch beschriftet sein müssen. Sie können neue Spalten hinzufügen; setzen Sie diese aber bitte hinter die bereits bestehenden Spalten. Über die Schaltfläche „Datei hinzufügen“ können Sie diese dann hochladen.

– Alternativ können Sie auch die gleiche Excel Datei wie beim ersten Versand benutzen und die Teilnehmer auf dieser ergänzen. Sie können auch hier neue Spalten hinzufügen; setzen Sie diese bitte abermals hinter die bereits bestehenden Spalten. Wenn Sie eine aktualisierte Liste benutzen, wählen Sie beim Upload bitte unbedingt die Checkbox „Bestehende Teilnehmerdaten aktualisieren“, damit die ursprünglichen Teilnehmer nicht doppelt aufgeführt werden.

Sie können auch einzelne Merkmale von Teilnehmern aktualisieren oder ergänzen. Dies können Sie direkt in Ihrer ursprünglich hochgeladenen Excel Liste tun und diese dann hochladen. Hier wählen Sie bitte erneut die Checkbox „Bestehende Teilnehmerdaten aktualisieren“ aus. So können einzelne Merkmale überschrieben werden. Fügen Sie in diesem Zusammenhang neue Merkmale hinzu (neue Spalte oder neue Merkmalsausprägung), dann importieren Sie diese bitte nochmals in Ihrer Umfrage (siehe Abschnitt „Importieren der Hintergrundvariablen:“), wenn Sie diese in Ihrem Bericht sehen möchten.

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