Den årlige medarbeiderundersøkelsen har vært standard i de fleste organisasjoner i flere tiår. Kanskje også i en «one-size-form» som skal passe alt og alle. I denne artikkelen spør vi Alexandra Drottler, Senior Insight Analyst, hvor ofte det bør gjennomføres en undersøkelse om medarbeiderengasjement. Vi ser mer på hvordan du kan supplere den årlige undersøkelsen for å få handlingsbar innsikt til å kunne øke medarbeidernes engasjement.
Et spørsmål jeg ofte får når jeg jobber med kunder i Netigate, eller under arrangementer, er: “Hvor ofte skal vi gjennomføre en undersøkelse om medarbeiderengasjement?”
Dessverre finnes det ikke noen standard intervaller for dette. Pulsundersøkelser en gang i måneden? Eller kanskje noen mer strukturerte og formelle to ganger i året? Det kommer egentlig an på bedriften, dens nåværende situasjon og hva du ønsker å oppnå. Før du fastsetter intervallene, er det en rekke faktorer ved lanseringen av et offisielt feedback-program som må vurderes av Human Resources avdelingen (HR-avdelingen).
- Organisasjonens størrelse og demografiske fordeling
- Hvor mottakelige på feedback lederne er, samt medarbeiderne
- Har organisasjonen en klar plan på hvordan tilbakemeldingene skal benyttes
Det siste punktet er det viktigste – dersom du ikke er i stand til å iverksette tiltak etter resultatene fra undersøkelsen, er det ikke noen vits i å gjennomføre den. Medarbeiderne vil miste tilliten til organisasjonen dersom de føler at tilbakemeldingene ikke blir behandlet. Er du dedikert nok til å gå gjennom svarene, og ha en plan på hvordan eventuelle endringer skal implementeres, vil du finne noen forslag til refleksjoner om hvordan undersøkelser om medarbeiderengasjement kan struktureres her.
Fordeler med hyppige undersøkelser om medarbeiderengasjement
Hvem kan argumentere mot å gi medarbeiderne en stemme? Medarbeiderne er kjernen i organisasjonen. Ved å lytte til deres feedback, øker du deres motivasjon til å aktivt skape og utvikle kulturen på arbeidsplassen.
I tillegg til å forbedre arbeidsplassens kultur, bidrar også undersøkelsene til en helhetlig forbedret feedback-kultur innen organisasjonen. Tilretteleggelser, slik at medarbeiderne kan gi kontinuerlige tilbakemeldinger, vil forbedre kvaliteten på responsen fra undersøkelsene.
Dersom det er ønske om å sette i gang pulsundersøkelser (tradisjonelt definert som mer enn en eller to ganger i året), er det viktig å etablere en grunnleggende beregning av engasjementet (gjennom en mer omfattende undersøkelse av medarbeiderengasjement). Deretter kan pulsundersøkelsene benyttes til å følge opp viktige forbedringsområder som ble avdekket i den mer omfattende medarbeiderundersøkelsen. Etter dette kan det gjennomføres kortfattede pulsundersøkelser som fokuserer på ett eller to spesifikke spørsmål eller områder. På denne måten blir det enklere for medarbeiderne å sette av den korte tiden det tar å delta.
Det er viktig at medarbeiderne får informasjon om dette, uansett i hvilket tempo organisasjonen beslutter å gjøre dette. Ved å la daglig leder, eller HR-leder, ta opp dette i et fellesmøte, eller vanlige møter, gjør medarbeiderne mer forberedt enn ved en tilfeldig e-post i innboksen.
Jeg anbefaler ledere jeg snakker med, å ta denne implementeringen på alvor. Det betyr ikke nødvendigvis å måtte ansette en Chief Experience Officer (CXO). Men om ønsket er å øke medarbeiderengasjementet, må det skapes en bedre samlet opplevelse for medarbeiderne. De innsikter som leder til endringer kommer fra undersøkelser. Konsulentfirmaet Deloitte forutså i sin rapport “2016 Global Human Capital Trends” at det å skape en bedre medarbeideropplevelse (Employee Experience, EX) ville bli den viktigste utfordringen for HR-ledere.
Pass på for å unngå tretthet av undersøkelser om medarbeiderengasjement
Før det planlegges hyppige undersøkelser, bør det vurderes om organisasjonen er på rett sted – og av rett størrelse – for denne type tilnærming. I selskap med hundre- og tusenvis av ansatte, tar det betydelige ressurser å implementere enhver form for funksjonell feedback-prosess. Vurder å “ta pulsen på” kun deler av organisasjonen – eller sågar kun en bestemt målgruppe.
En risiko ved å gjennomføre undersøkelser for ofte, er reduserte responsrater. Jo lavere responsraten er, jo mindre pålitelige er dataene. Derfor oppfordrer jeg våre kunder til å tenke strategisk når de skal utarbeide en undersøkelse om medarbeiderengasjement.
Å sende ut en medarbeiderundersøkelse kun for hyppighetens skyld, vil ha motsatt effekt. Drar du full nytte av de undersøkelsene du tidligere har sendt ut? Er dine spørsmål om medarbeiderengasjement gjennomtenkte? Har du rapportert resultatene fra undersøkelsen, og resultater fra tidligere undersøkelser, tilbake til organisasjonen? Hvis ikke, kan det være verdt å ta en pause eller hoppe over en planlagt utsendelse til du kan sette av den tid det tar å forstå de tilbakemeldingene du allerede har mottatt.
Forsøk å finne en feedbackprosess som fungerer
Det kan bli litt prøving og feiling når du skal finne ut hva som fungerer best for din organisasjon. Start gjerne med en enkel undersøkelse der du benytter eNPS (employee Net Promoter Score). Still ett spørsmål som for eksempel “Hvor sannsynlig er det at du vil anbefale denne organisasjonen til en venn?”, samt legge til et åpent tekstfelt for innhenting av mer kvalitative data. For å utnytte maksimal innsikt fra fritekstspørsmål er tekstanalyse og sentimentanalyse uvurderlige verktøy.
Det er også mulig å eksperimentere med transparente og anonyme undersøkelser om medarbeiderengasjement. Det er beundringsverdig at arbeidsplasser streber etter å ha en sterk kultur for åpenhet. Men vi mennesker mer betinget til å gi en ærlig tilbakemelding når navnet vårt ikke kan knyttes til den. Så dette avhenger av hvor organisasjonen befinner seg, og nivået av åpenhet i bedriften.
I motsatt fall, kan det være nyttig å kvalitetssikre et individuelt svar mot historiske data, slik at du kan se om det er avvik fra normen. Men ikke glem at det tar år å bygge opp en transparent arbeidsplass.
Finn ut mer om Netigate EX – vår splitter nye plattform for medarbeiderengasjement!
Kontakt oss her for å høre mer om denne løsningen.
Før en implementering av et hvilket som helst feedback-program for medarbeidere, i tillegg til de punktene som er nevnt over, er det avgjørende å ha støtte fra toppledelsen. Jeg sier ofte at dersom det foreligger støtte fra konsernsjefen, og de er glade for tilbakemeldingene, så får du en “drypp-effekt” nedover som øker responsratene.
Alle ønsker å jobbe i organisasjoner der vi føler oss glade, produktive og engasjerte. Regelmessige undersøkelser kan bidra til å gjøre dette til en realitet dersom du er villig til å investere i tiden det tar å sette de opp og innlemme feedback. Til slutt bør prosessen for undersøkelser om medarbeiderengasjement være like unik som din egen organisasjon.
Har du lyst til å lære mer om hvordan du kan skape engasjerte medarbeidere?
Netigate gir deg en rekke effektive Voice of Employee verktøy du trenger for å lytte til dine ansatte, og fremme en bærekraftig arbeidsplass. Vi hjelper deg i forberedelsene og oppfølgingen av dine medarbeiderundersøkelser. Lag undersøkelser og få innsikt om dine medarbeidere. Onboarding software, eNPS, pulsmålinger og andre ulike medarbeiderundersøkelser er bare noen eksempler på hva vi kan tilby med Netigates brukervennlige verktøy for medarbeiderundersøkelser.
Registrer deg for en kostnadsfri testkonto, eller ring oss direkte på +47 22 55 19 00.
