Gustaf Ekelund är kommunikationsexperten som de senaste 20 åren specialiserat sig på digitalisering. 2005 var Gustaf med och grundade Netigate och han är aktiv i bolaget än idag. Han har hjälpt många storbolag som Electrolux, IKEA, SEB och Saab med deras digitaliseringsresa. I denna intervju delar Gustaf sina tankar kring coronakrisen och hur han anser att företag bör agera för att rusta sig inför framtiden.
Hur har COVID-19 påverkat företag runt om i världen?
Krisen tvingar företag att ställa om och digitalisera sig. Det är teknikutvecklingen som skett de senaste 20 åren som nu möjliggör snabba digitaliseringsprocesser av företag under COVID-19. Konsekvensen av krisen är enorm och kommer förmodligen hänga kvar mycket längre än vad vi tror.
Den krishantering som vi ser just nu är mer operationell och sker dag för dag. Det kommer att komma en dag när smittspridningen upphör. Detta kommer i sin tur leda till en nästa kris där vi kommer att analysera vad som gjordes, inte gjordes och vad som kunde gjorts annorlunda. Journalister kommer troligen att granska många bolag, vilket kan komma att påverka bolagens överlevnad.
Vad krävs för att företag ska överleva den ekonomiska krisen?
Det är viktigt att våga ta beslut. Just nu är det viktigt att agera. Ett beslut kan komma att vara fel, men vikten att ta beslut som förflyttar verksamheten framåt kan vara just de beslut som säkrar bolagets överlevnad.
Vad är viktigt att tänka på kring kommunikationen med medarbetare som jobbar hemifrån just nu?
Det viktigaste är att ha kontinuerlig kontakt med sina medarbetare och att vara lyhörd. Hur mår medarbetaren? Hur upplevs situationen av medarbetaren? Det är även viktigt att vara förberedd på att det kommer fungera utmärkt att arbeta hemifrån för vissa och inte alls för andra. Som ledare bör man vara tydlig med vad som behöver göras.
Hur skulle du säga att chefer bör jobba för att kommunicera effektivt?
Även här handlar det att om att ha en kontinuerlig kontakt med sina medarbetare. Beroende på vilken chefsroll man har och på individerna i teamet så bör kommunikationen anpassas. Med vissa personer kan man säkert ha en daglig kontakt. Generellt för de flesta medarbetare tror jag det handlar om att skapa tydlighet och trygghet. Exempelvis, vart står vi nu? Vad är förväntansbilden framåt? Vad händer nästa vecka?
Eftersom det här är en dag-för-dag-kris kan man inte utgå ifrån att situationen kommer se likadan ut om en vecka. Det är viktigt att vara dynamisk och förberedd på att förutsättningarna kan komma att förändras snabbt.
Vilken roll spelar styrelsen skulle du säga?
Styrelsen i varje bolag har en avgörande roll för bolagets framtid. Det går inte sitta bakåtlutad och bara lyssna. Tvärtom, nu måste man gå in och vara närvarande och stötta ledningsgruppen.
Du har varit med och tagit fram Netigates senaste produkt ”Covid-19 Verksamhetsanalys”. Vad är det och varför bör företag investera i detta?
Covid-19 Verksamhetsanalys är undersökningar som skickas ut till medarbetare, chefer, kunder, styrelse och leverantörer kontinuerligt. Med hjälp av undersökningarna samlar företag in feedback från alla intressenter under coronakrisen.
Företag som inte lyssnar på sina intressenter under krisen riskerar att fatta felaktiga beslut. Både som bolag och som individer kommer vi att vilja blicka tillbaka och reflektera över krissituationen. Historiebeskrivningen kommer se olika ut beroende vem man frågar. Kan man då som bolag visa på att man har haft en kontinuerlig kontakt med kunder, styrelse, chefer, leverantörer, medarbetare och har dokumentation på huruvida krisen hanterades. Man kan även visa hur man fattade beslut genom att hänvisa till loggboken, dvs. beslut fattade på data istället för magkänsla.
I bästa fall kommer bolagen inte bli ifrågasatta offentligt, men skulle situationen uppstå har de verksamhetsanalyserna att luta sig mot. Det är en av anledningarna att jag skulle investera i ”Covid-19 verksamhetsanalys”. Många bolag kommer att behöva visa vilka åtgärder som sattes in under krisen när 2020 ska redovisas, inte minst noterade bolag. I förvaltningsberättelsen i årsredovisningen kommer det skrivas flertalet sidor kring hur bolaget hanterade Covid-19. Covid-19 Verksamhetsanalys-rapporten är ett smidigt och effektivt sätt att kunna visa på att det fanns ett strukturerat arbete kring att samla data att fatta sina beslut på.
Vem är det då som köper Covid-19 Verksamhetsanalys?
Idealt är det ledningsgruppen i varje bolag som inser nyttan av det här. Delvis för att få en överblick av hur bolaget mår och uppfattas, men även för att kunna rapportera till styrelser och ägare.
När man köpt verksamhetsanalysen, hur ser då de kommande månaderna ut?
Netigate kommer att stötta hur företaget bör sätta igång på bästa sätt. Först görs en bedömning om hur ofta enkäterna bör skickas ut. Är det en gång i månaden, en gång i veckan eller en gång totalt? Vad som passar bäst beror på vilken målgrupp det gäller och hur organisationen i sig är uppbyggd. Sedan gäller det att vara konsekvent och följa resultatet, sätta sig in i siffrorna och försöker samordna det med vilka beslut som måste fattas. Det är lika mycket en ”sanity-check” som det är en loggbok. Under de första sex månaderna skickar man ut sina olika enkäter och följer upp resultaten.
Förhoppningsvis är den nuvarande krisen över om sex månader och då har vi fått en ny vardag att förhålla oss till.
Läs mer om Covid-19 Verksamhetsanalys.
