Hur kan företagen bidra till att minska smittspridning? Och hur anpassar vi oss till att coronaviruset sprids i samhället? Svenska chefer har i en undersökning blivit tillfrågade hur de kommunicerat med sina anställda och hur de kan minska smittspridning.

Under perioden 9-16 mars samlades svaren in. Bara under denna period har utvecklingen gått från förebyggande till att hindra spridning. World Health Organisation (WHO) har uppdaterat spridningen till pandemi, svaren kan enbart reflektera nutidsinformationen i en utveckling som ändrar sig dagligen.

I skrivande stund har 1 167 fall rapporterats i Sverige och tidigare var ungefär hälften av dessa i Stockholmsregionen. Nyheterna rapporterar flitigt om det nya coronaviruset och det upptäcks kontinuerligt nya fall. Börsmarknaden har rasat och den globala ekonomin är i svajning.

Netigate har undersökt hur företag jobbar med att minska smittspridning genom kommunikation från ledning till anställda i Sverige.

 

Stor skillnad mellan branscher

Nästan hälften av företagen i undersökningen erbjuder sina anställda att jobba hemifrån. Riskanalysen blir väldigt annorlunda än för dem som inte kan arbeta hemifrån. 19 % är svar från branscher där det inte är möjligt alls. För resterande svarande är det en kombination där vissa avdelningar eller personer kan sköta sina jobb hemifrån, men inte alla. Det blir tydligt att de som är fysiskt på sin arbetsplats, på byggplatser, frisörsalonger, serviceyrken och övrigt inte har något val än att vara på plats. En del företag i undersökningen uttrycker redan nu en stor oro att behöva säga upp anställda för att minska personalkostnader. Utöver det ser vi redan nu att många varslas eller permitteras inom flygbranschen. Som en företagare uttrycker det:

“Om inte vårt operativa arbete kan/får utföras så får vi inga intäkter. Dock finns alla kostnader kvar. Det innebär av naturliga skäl att vi måste avveckla verksamheten och företagandet så fort kassan är slut, vilket kan gå ganska fort som det ser ut nu. Kraftiga straffavgifter avkrävs som bekant också om inte skatter och andra pålagor betalas på utsatt tid. Möjligen kan vi hålla ut något längre om vi börjar säga upp personalen, eftersom lönekostnader och arbetsgivaravgifter då minskar. Jag antar det det blir nästa steg för oss om vi inte väljer att ge upp redan nu för att rädda det lilla som finns kvar. Alltså en kontrollerad likvidation av företaget.”

Gemensamt är dock att alla vill bidra till att minska smittspridning.

I sociala medier syns röster från människor som uppmanar och ger idéer på hur alla som inte är i riskgrupper behöver fortsätta stödja de branscher som är helt beroende på personliga interaktioner. Men vad kan företag göra konkret redan nu? Hur ska vi förbereda oss så att alla bidrar till att minska smittspridning?

 

Arbete hemifrån för att minska smittspridning

Graf på hur många som jobbar hemifrån för att minska smittspridning av coronavirus i Sverige

Har ni anställda som nu arbetar hemifrån/ inte är på arbetet med anledning av spridningen i Sverige?

Att arbeta hemifrån är nu vardagen för de allra flesta anställda som kan utföra sitt arbete därifrån. Normala arbetsmönster så som att kommunicera och arbeta i team förändras drastiskt. Denna nya arbetssituationen skapar oro och osäkerhet. Däremot visar Netigates undersökning att majoriteten av anställda ännu inte arbetar hemifrån. 26% arbetar hemifrån för att de har någon typ av sjukdomssymptom.

Information till anställda i Sverige

I Netigates marknadsundersökning har 68% av företagen gått ut med information till sina anställda gällande Covid-19. Av de som avvaktat med att gå ut med information är majoriteten uppdelade i två svar. Antingen finns det inte några fall i regionen där företaget är baserat eller så är de enmansföretag. Trots det ser vi att även i regioner som haft en större del insjuknande, som Stockholm, att inte alla går ut med information ännu. Cirka 10% av de undersökta företagen i Stockholm avvaktar ännu med att gå ut med kommunikation till sina anställda.

graf på hur ofta ledning har kommunicerat till anställda om coronavirus

Har ni gått ut med information om vad som gäller för era anställda när det gäller Coronavirus/ Covid-19?

Striktare rekommendationer i företagen än Folkhälsomyndigheten rekommenderar

65 % av företagen säger att de har valt en striktare policy för sina anställda än den information som finns på Folkhälsomyndighetens hemsida. Företagen har även använt sig främst av riktlinjer från de regionala länen och kommunerna. Men även organisationer som World Health Organisation (WHO), European Center for Disease Prevention (ECDP) har bidragit till internkommunikationen.

 

Vad bör företag göra för att förbereda sig?

Hälften av de svarande har en riskpolicy, och en del har redan använt sig av denna i hur de kommunicerar. 16 % har en policy men täcker inte den smittspridning som nu pågår. Vad är värt att se över och hur kan företag minimera risk?

Vid en plötslig förändring från att arbeta från en gemensam plats till utspridda behöver företag tänka om hur uppgifter ska avslutas och det behöver vara tydligt vilka ansvarsområden varje person har i sin roll och vem som gör vad, mer så nu är när alla är på kontoret.

Förtydliga och upprepa mål och roller

Förflyttningen till hemmakontor är ett bra tillfälle att upprepa teamobjektiv, individuella roller och hur alla bidrar till att nå målen. Det blir lättare att förstå när du kan fråga en kollega istället för chefen, vilket även förhindrar flaskhalsar som uppstår. En ökad kommunikation i gruppen hjälper även medlemmar i utkanten av teamen att fortsatt vara engagerade.

Vilka nya uppgifter uppstår?

En omstörtande utveckling som den vi står inför med Coronavirus kommer även innebära nya uppgifter och konkurrens om prioritering hos många företag. Därför är det viktigt att ledare konstant klargör vilka mål, både på avdelning och personnivå som behöver vara i fokus. Behöver målen omprioriteras så behöver du tänka noga på vem som får uppgifter och se till att alla i teamet vet om vilka förändringar som gäller.

 

Kartlägg kunskap och kapacitet hos anställda

I många företag så arbetar anställda med fler projektteam och i olika grupperingar. Ett annat projekt som involverar några av de anställda i din avdelning kan påverkas mer av händelserna runt omkring oss vilket då får påföljden att dina projekt även blir påverkade. För att minimera sådan påverkan är det högt läge att tänka på var du har kunskap och eller på vilket sätt ni kan använda utomstående.

Tydligt ledarskap är viktigt

På grund av antalet nya uppgifter som uppkommer vid en kris så är det troligt, beroende på företagsform, att dina anställda får nya förfrågningar från flera andra håll. Addera inte ytterligare stress genom att anta att medarbetare ska kunna hantera alla dessa dragningar helt själva. Gör det tydligt att de kan stödja sig på dig som ledare för att hantera sin tid.

Ändrade prioriteringar?

Ändrade prioriteringar kan även kräva nya resurser. Behöver ni se över hur en epidemi kan påverka eran leverantörskedja eller en marknadsexpert som kan lista ut hur ni ska gå vidare med er produktlansering om den tradeshow som är lanseringsplats är inställd? Vad gör ni med den nyanställda när alla jobbar hemifrån? Hur gör ni en bra onboardingprocess och bygger upp tillit och samhörighet? Att ta sig tid att introducera en nyanställd och presentera er både professionellt och på ett personligt plan är jätteviktigt.

 

Lägg vikt vid personliga interaktioner

När människor plötsligt jobbar hemifrån som inte tidigare har vana av detta kan lätt känna sig avstängda och ensamma, vilket på sikt sänker produktivitet och engagemang. Hur länge regeringen avråder från stora folksamlingar och företag känner ett ansvar för att hålla sina medarbetare friska vet vi inte idag, men experter pratar om att det inte är någon vecka utan att vi måste se uthålligt på detta. Ledarskap, speciellt chefer som inte är vana vid att leda virtuella team, kan lätt oroa sig över hur teamet ska kunna producera som vanligt. Under dessa omständigheter är det lätt att bli väldigt fokuserad på uppgifter. Av den anledningen är det ännu viktigare att ge tid för personliga interaktioner.

Håll alla anställda inkluderade

Även om du som ledare har vissa personer som du alltid lutar dig på när det gäller är det nu mer än någonsin viktigt att hålla hela teamet inkluderade. Forskning på kognitiv bias visar att vissa människor på arbetsplatser är lättare att glömma bort. För att motverka detta som ledare är nu tillfället att göra en lista på nuvarande medlemmar av det direkta teamet och de som jobbar för avdelningen mer i periferin. Detta för att kunna fördela uppgifter och information jämt över teamet.

Schemalägg regelbundna möten

Lägg ett regelbundet schema för teamet att mötas virtuellt. Det är lättare att ställa in ett bokat möte om det inte behövs än att dra samman ett samtal i sista minuten. Ifall ni bara ses då och då riskerar ni även att exkludera några, antingen för att de har för mycket att göra eller de är “out of sight, out of mind”.

Skapa den virtuella kafferasten

Lägg undan tid på agendan för att ge personliga uppdateringar. Det är den typ av samtal som ett vanligt möte ofta börjar med lite informellt som kan kännas ovant att göra i ett webbmöte. Att behålla sammanhållning och gemenskap är bra för moralen. Utöver det, förtydliga att folk bör ringa varandra regelbundet när det behövs istället för att vänta på nästa möte.

Gör kontakten personlig

Istället för att förlita sig enbart på email, som kan göra samtal platta, välj videokonferens, webb-chattar eller telefonsamtal för att få djupare samtal. Kommunikationen blir personligare och låter kollegor se varandras reaktioner och känslor och kan hjälpa till att öka moralen. De förbättrar även beslutsfattande då alternativa röster kommer in och det är enklare att diskutera effektivt och i helhet.

 

Normalisera nya arbetsförhållanden

Jobba hemifrån kan skapa nya slags distraktioner och möjliga missförstånd. Ju mer ni vet om varandras miljö, desto lättare blir det att förstå varandras beteende. Ofta ignorerar vi råd om att orientera varandra, för det känns konstigt, lite fånigt kanske eller tidsödande. Men denna praktik att ge miljöförankring är väl förankrad i social psykologi:

Det är lätt att göra felaktiga antaganden. Tendensen att förklara en persons beteende som ett personlighetsdrag istället för att se miljöfaktorer som bidragande är en sådan faktor.

Det är lätt att göra felaktiga antaganden. Tendensen att förklara en persons beteende som ett personlighetsdrag istället för att se miljöfaktorer som bidragande är en sådan faktor. Exempelvis, “Han säger aldrig sin åsikt så han måste vara oengagerad” istället för “Han försöker ha ljudet avstängt för det är mycket bakgrundsljud hemma”.

Ge utrymme för otraditionella arbetsplatser

  • Bor några av ditt team i delat boende?
  • Är det fler i hemmet som jobbar hemifrån och pratar i egna möten i bakgrunden?
  • Kommer barnen tillbaka från skolan vid en viss tid?
  • Kastar någon en leksak åt sin hund under webb-möten?

Låt dina anställda veta att vi är förstående för olika omständigheter och att alternativa arbetstider eller möten vid vissa tidpunkter kan läggas om för att göra arbetet mer effektivt.

Utmana dina egna antaganden och stereotypa bilder

Det är en viss oklarhet eller tvetydighet när kollegor jobbar hemifrån. Detta leder ibland till förutfattade meningar om hur fokuserade och hur motiverade anställda är.

Hot som detta som kräver att vi kan minska smittspridning och Covid-19 kommer skapa störningar. Därför är det viktigt att skapa planer för att effektivt hantera dessa störningar och fortsätta leverera era affärsmål. Störningar skapar också möjligheter. Använd den här tiden till att utforska nya sätt att samarbeta och se över gamla antaganden så kommer det förhoppningsvis löna sig i längden.

 

Ytterligare perspektiv om ledarskap i kristider

Läs mer om hur olika profiler i näringslivet ser på coronavirus-utvecklingen från olika perspektiv. Vi frågar olika ledare om hur coronaviruset påverkar ledarskap, events, säljavdelningar, effektivitet och om detta präglar framtidens arbetsplats.

Om undersökningen

Undersökningen har skickats ut till 330 företag mellan 9-16 mars 2020 och samlar in svar från chefer och ledning på svenska företag om deras kommunikation till anställda i syfte att minska smittspridning. Strax under 200 svarade under perioden. Den skickades ut till alla industrier i hela Sverige så kan enbart ses som ett stickprov av Svenska företagares respons. Utöver Netigates egna undersökning är tips även från Harvard Business Review.