Expertvalet: Hur skapar vi den digitala arbetsplatsen?

Expertvalet gästar Netigates blogg för att dela sina insikter kring den digitala arbetsplatsen. 

Arbetsplatsen utvecklas konstant i takt med att världen omkring förändras. Under de senaste årtiondena har arbetsplatsen både globaliserats samt digitaliserats. Utvecklingen av ny teknik har både gett oss möjligheter att genomföra arbetsuppgifter på nya sätt, samtidigt som arbetsplatsens fysiska begränsningar suddats ut. 

Skifte av arbetsplatsen

I takt med att arbetsplatsen digitaliseras har de anställdas behov och förväntningar ökat

Den fysiska arbetsplatsen ​har långsamt bytts ut till en digital miljö​. Post har blivit e-post, möten har blivit videokonferenser, diskussioner kollegor emellan har blivit till chattar och skrivaren står som en dammsamlare i hörnet. Små som stora skiften från fysiskt till digitalt har skett naturligt under en lång tid till fördel för företagets produktivitet och effektivitet.

I takt med att arbetsplatsen digitaliseras har de anställdas behov och förväntningar ökat för hur digitala verktyg ska kunna användas för att effektivisera deras arbete.

Sedan pandemin slog till har kraven dessutom ökat marginellt i och med att distansjobb blivit standard på många företag. ​En trend som verkar fortsätta även efter att pandemin är över.​ Anställda bör därför ha möjligheten att kunna arbeta effektivt med tillgång till alla arbetsverktyg, var än de befinner sig.

Den digitala arbetsplatsen finns redan på de flesta företag, jag menar använder ni mail för att kommunicera är ni redan där, men är den anpassad efter företagets behov? Kanske är det dags för företaget att börja se klustret av digitala verktyg ur ett helhetsperspektiv? Med målet att skapa en digital arbetsplats som fungerar för alla.

Steg 1: Definiera er digitala arbetsplats

På de flesta företag har den digitala arbetsplatsen slumpmässigt formats genom att man utvidgat användningen av digitala verktyg. En sammansättning av digitala verktyg som saknar strategi och baktanke kan i värsta fall leda till ett rörigt kluster som skapar frustration hos användaren. Istället för att vara ett effektivt hjälpmedel.

Hur reder man då ut det röriga klustret för att skapa en optimerad digital arbetsplats? Jo, man börjar med att kartlägga och definiera den nuvarande situationen.

För att definiera er digitala arbetsplats bör ni därför först kartlägga vilka digitala verktyg era anställda använder idag. Detta kan ni enkelt göra genom att ställa följande frågor:

• Vilka är våra anställda och vilka digitala verktyg behöver de för att utföra sitt arbete väl?
• Vilken teknik utgör idag vår digitala arbetsplats?

Precis som för den fysiska arbetsplatsen kommer den digitala arbetsplatsen se olik ut beroende på vilken bransch verksamheten är aktiv inom. Därav är det viktigt att utgå från företagets anställda och deras behov. I stora företag kommer det dessutom finnas stora skillnader mellan olika avdelningar. Försäljningsavdelningen kommer arbeta med andra digitala verktyg än till exempel IT-avdelningen.  Kom därför ihåg att ta alla avdelningar och anställda i beaktande.

Medarbetarna i fokus vid utveckling av den digitala arbetsplatsen

När ni sitter med kartläggningen av er digitala arbetsplats framför er kan ni påbörja processen att utveckla och förbättra den till fördel för era anställda. Genom att lägga fokus på era anställdas behov och önskningar kan ni skapa en framgångsrik strategi som ger flera fördelar till företaget.

Vad kan egentligen en optimerad digital arbetsplats göra för företagets anställda?

Den digitala arbetsplatsen kan optimeras för anställda på otaliga sätt. Det flesta möjligheterna finns dock inom ramarna för kommunikation, tillgänglighet och sammankoppling av olika verktyg. Med bättre flöden inom dessa områden kan anställda bland annat uppleva förbättrad effektivitet, produktivitet, kunskapsdelning, innovation och flexibilitet.

Exempel: En restaurang ​implementerar ett nytt kassasystem som sammankopplar servitörerna​ med med köket genom en bongskrivare. Med det nya systemet behöver servitörerna inte längre springa mellan köket och kunderna för att lämna in beställningar. Systemet förbättrar kommunikationen och minskar riskerna för missförstånd samtidigt som servitörerna kan använda sin tid mer effektivt.

När ni utvecklar er digitala arbetsplats utifrån era anställdas behov gäller det att först identifiera vilka problem, flaskhalsar och luckor som finns i er nuvarande lösning. Därifrån gäller det att, tillsammans med era anställda, hitta lösningar som fungerar för alla involverade parter.

I processen kan ni använda er av följande frågor, ​föreslagna av Interact​:

• Var finns det luckor mellan vad våra anställda behöver och de digitala verktyg vi har
  idag?
• Kan våra anställda använda alla digitala verktyg och sömlöst genomföra sina
  arbetsuppgifter var än de befinner sig?
• Kan våra anställda sömlöst byta enhet?
• Har alla anställda tillräcklig kunskap om alla de digitala verktyg som finns tillgängliga
  för dem?
• Är våra system integrerade med varandra på ett effektivt sätt?
• Hur upplever de anställda er nuvarande digitala arbetsplats?
• Hur bidrar den digitala arbetsplatsen till företagets vision, mål och kultur?

Med frågorna ovan som grund kan ni enkelt hitta områden att förbättra, och utifrån detta skapa en strategi för er digitala arbetsplats.

När ni börjar utveckla er digitala arbetsplats utifrån era anställdas behov gäller det att först identifiera vilka problem, flaskhalsar och luckor som finns i er nuvarande lösning.

Vad kan en optimerad digital arbetsplats göra för kunderna?

Den digitala arbetsplatsen ska först och främst utgå ifrån era anställda och hur ni kan förbättra deras arbete. Det behöver dock inte betyda att den inte medför några fördelar för era kunder.

När anställda har möjlighet att arbeta effektivt och flexibelt har de även bättre möjlighet att snabbare ge service till kunderna. Genom att utvidga er digitala arbetsplats och ge fler kommunikationsmöjligheter till era anställda kan de även bättre nå ut till kunderna på de sätt som kunderna föredrar.

Utvidgar ni till exempel era digitala kommunikationskanaler, med e-support​ och chattfunktion, kan ni erbjuda bättre service till både nuvarande och potentiella kunder.

Det kan därför vara bra att även ta era kunders behov och krav i beaktande när ni utvecklar en strategi för er digitala arbetsplats.

Så jobbar ni aktivt för att förbättra er digitala arbetsplats

Ett första steg i att skapa den digitala arbetsplatsen är, som nämnts ovan, att definiera den situation ni har framför er idag. Med det som grund kan ni sedan skapa en strategi för vad ni önskar framöver.  Arbetet med den digitala arbetsplatsen tar dock inte slut där, inte heller när ni ni implementerat er plan och strategi.

Den digitala arbetsplatsen utvecklas konstant, och vad som är standard idag kommer vara något helt annat om två, fem och tio år. Både ny teknik och anställdas sätt att jobba förändras konstant.

Att skapa en optimerad digital arbetsplats är därför en konstant medveten process. Det  handlar om att finslipa kopplingarna mellan anställda, digitala verktyg, företagets framtida visioner och kunder. För vem vet – i framtiden kanske ni behöver ett virtuellt kafferum där både anställda, robotar och kunder kan träffas.

Artikeln är skriven av Sara Hemming, innehållsansvarig på Expertvalet.se. Under sina fyra år på Expertvalet har hon skrivit innehåll om hur företag kan optimera sina verksamheter inom olika områden. Hon brinner för ämnen som marknadsföring, intern kommunikation och HR-frågor.

Förstå vad dina anställda behöver i utvecklingen av er digitala arbetsplats. Med Netigate kan du snabbt och enkelt be dina anställda om feedback. På så sätt kan du ringa in potentiella förbättringsområden och se till att rätt resurser sätts in. Vill du veta mer? Kontakta oss idag  så berättar vi mer!