Hur lyckas man med en styrelseutvärdering på bästa sätt? Och varför ska man göra en? Läs vidare så berättar vi mer!
Hur fungerar en styrelse och vad är en styrelseutvärdering?
En bolagsstyrelse består av en utsedd grupp medlemmar som har kunskap inom den bransch i vilket företaget verkar. Personerna har olika typer av erfarenheter och kompetenser för att gynna företagets utveckling och komma med olika infallsvinklar. Styrelsens främsta syfte är att ansvara och fatta viktiga beslut som främjar bolagets framgång.
Styrelseutvärderingar förordas av svensk bolagsstyrning. En styrelseutvärdering görs oftast en gång per år och består av utvärderande frågor som besvaras av styrelsen själv.
Varför behöver vi styrelseutvärderingar?
Eftersom ett bolag har många intressenter och aktieägare är transparens en av de viktigaste anledningarna till att göra en styrelseutvärdering. När styrelsens effektivitet, engagemang och ansvar synliggörs så försäkras aktieägarna om att deras investering är välplacerad och att företagsstrategin följs.Utvärderingen utgör även ett mycket viktigt underlag när valberedningen ska utse styrelsen. Genom att skapa en utvärdering kan valberedningen enkelt identifiera styrkor och svagheter i styrelsen och se över vad för typ av kompetens som behöver rekryteras.
Dynamiken i en styrelse kan dock vara komplex. När många viljor vill åt olika håll kan det vara svårt att enas om beslut och följa riktlinjer.
Syftet med en styrelseutvärdering är därför att se vad som fungerar i styrelsen samt identifiera utmaningar. Avsikten är att få medlemmarna att reflektera över arbetet och se var det finns utrymme för förbättringar. Det slutgiltiga målet är att sedan planera och förbättra ledningens insats i företaget. En styrelseutvärdering bör därför ses som en viktig investering i bolagets framtid.
Hur gör vi för att lyckas med vår styrelseutvärdering?
En styrelseutvärdering bör göras minst en gång per år, men kan också göras oftare – det är upp till dig. Sätt gärna ett fast datum för utvärderingen och låt inte införandet av nya medlemmar styra när styrelseutvärderingen går ut. En god idé är att tajma utvärderingen med när den strategiska planen och målsättningen för verksamheten sätts. På så sätt kan ni väva in förändringar och viktiga åtgärder i den årliga planeringen. Ett alternativ skulle kunna vara att ha en större årlig utvärdering, och några mindre utvärderingar. De mindre utvärderingarna kan man till exempel skicka ut som pulsundersökningar efter möten. Du får själv avgöra hur många frågor utvärderingen ska bestå av och om svaren ska vara anonyma eller inte.
Nedan listar vi några viktiga aspekter för att lyckas med er styrelseutvärdering.
1. Använd samma frågor varje år
När ni utformar utvärderingen är det viktigt att använda sig av samma frågor under en längre tid. Genom att göra det kan man mäta samma parametrar från ett år till ett annat och se om det skett förbättringar eller försämringar inom styrelsen.
2. Tänk på tydligheten
Se till att lägga ner mycket tid på utformandet av frågorna. Tydliga frågor leder till tydliga svar. Frågorna styr även hur väl styrelseutvärderingen tas emot och hur villiga respondenterna är att dela med sig av sina tankar och funderingar. Här kan det vara bra att fundera på vad för typ av frågor som är lämpligast – ska ni till exempel ha fritextfrågor eller förvalda alternativ? Det är upp till er!
3. Kommunicera att det är obligatoriskt
En styrelseutvärdering baseras på få svar. Därför är det viktigt att kommunicera att deltagandet är av stor vikt. Var därför mycket noggrann med att poängtera att alla måste medverka och besvara frågorna för att få fram ett så korrekt resultat som möjligt.
4. Använd resultatet som benchmark
Många använder resultatet från utvärderingen till att jämföra sig själva med olika styrelser inom samma bransch. Kanske finns det en specifik standard att eftersträva inom er bransch?
5. Sammanställ resultatet och skapa en handlingsplan
När resultatet analyserats är det är troligt att ett flertal problemområden dykt upp. Då är det viktigt att utforma en genomförbar handlingsplan för att förbättra och effektivisera styrelsens arbete och öka dess engagemang. Väv även in dessa förändringar i den årliga planeringen för hela verksamheten.
6. Förmedla er planering
Det resultat som kommer fram från er styrelseutvärdering ska alltid publiceras och kommuniceras till såväl medarbetare och intressenter som aktieägare. Därför är det alltid bra att avsätta tid till att tydligt förmedla resultatet med ett möte eller en presentation. På så sätt känner alla sig involverade och förstår innebörden av utvärderingen.
Skapa er styrelseutvärdering idag!
En styrelseutvärdering är en utvärdering som förordas av svensk bolagsstyrelse och utförs regelbundet. Det är en viktig investering i bolagets framtid och mäter hur väl styrelsemedlemmar presterar över tid. Det visar även hur väl deras arbete överensstämmer med bolagets mål och strategi.
Tänk även på att man kan kombinera en styrelseutvärdering med periodiska pulsmätningar för att regelbundet ta reda på hur väl styrelsen fungerar.
Det börjar med styrelsen! Vi på Netigate hjälper dig att utvärdera din styrelse för att bygga starka ledare. Kontakta oss idag så berättar vi mer!
