Ein Leitfaden zur digitalen Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Viele Personaler stehen derzeit vor Herausforderungen – Darf man überhaupt einstellen? Wenn ja, dann nicht persönlich, sondern nur digital. Wie rekrutiere ich also am besten in Zeiten der Corona-Pandemie? Und wie ermögliche ich dem neuen Arbeitnehmer einen angenehmen Onboarding-Prozess, wenn die gesamte Einarbeitung online und mit neuen Technologien gestaltet werden muss? Online-Onboarding und -Recruiting sind zurzeit Themen, mit denen sich viele Unternehmen befassen müssen.

Es bedarf einiger Überlegungen zum richtigen Vorgehen, um den gesamten Bewerbungs- und Einstellungsprozess online zu gestalten. Im Folgenden haben wir Ihnen einen Leitfaden erstellt, wie Online-Onboarding und -Recruiting erfolgreich umgesetzt werden kann.

 

Online-Onboarding

 

Die richtige E-Recruiting-Software finden

Viele Unternehmen nutzen bereits Human Resource Management Systeme – kurz HRM Systeme – für die Organisation des Personalwesens. Sie ermöglichen unter anderem die Verwaltung der Mitarbeiterdaten, Lohnabrechnungen sowie eine übersichtliche Zeiterfassung. Für den Einstellungsprozess bietet es sich an, eine gesonderte E-Recruiting-Software zu verwenden, um alle online eingehenden Daten optimal zu organisieren. Anbieter gibt es zahlreiche, daher sollten Sie für sich herausfinden, welche Software für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Folgend finden Sie Voraussetzungen, die in die Entscheidung miteinzubeziehen sind:

  • Usability – Die Software sollte benutzerfreundlich gestaltet und intuitiv bedienbar sein
  • Sicherheit – Es werden sensible Daten der Bewerber gespeichert, daher sollten Sie auf das Sicherheitszertifikat achten
  • Zuverlässigkeit – Um ein hohes Sicherheitsniveau zu gewährleisten, sollte die Software zuverlässig funktionieren, damit Systemausfälle vermieden werden können
  • Datenbank – Diese ermöglicht es Ihnen, auch bei späteren Ausschreibungen auf frühere Bewerberdaten zurückzugreifen und möglicherweise sofort die geeignete Person für eine ausgeschriebene Stelle zu finden
  • CV-Parsing – Die Software legt die eingehenden Bewerbungen automatisch in der vorgesehenen Datenbank ab
  • Matching – Anhand weniger Stichworte werden das Bewerberprofil und die Kundenanfrage abgeglichen und erspart Ihren Recruitern viel Arbeit

 

Drei wichtige E-Recruiting-Kanäle

Die klassischen Rekrutierungskanäle, wie Stellenausschreibungen in Zeitschriften, verlieren zunehmend an Bedeutung. Unternehmen sollten ihren Fokus vermehrt auf Online-Kanäle legen. Diese stellen unter anderem auch eine ausgezeichnete Form für Employer Branding dar. Folgende Kanäle sind derzeit besonders beliebt:

 

  1. Eigene Karriere-Webseite

Eine eigene Karriere-Webseite sollte durch einen eigenen Link erreichbar sein und über folgende Elemente verfügen:

  • Fakten zum Unternehmen – Wer sind Sie, wofür stehen Sie, was sind Ihre Werte?
  • Übersichtliches Stellenangebot (sortiert nach Arbeitsfeldern) mit aussagekräftiger Stellenbeschreibung
  • Persönliche Entwicklungsmöglichkeiten
  • Informationen zur Kontaktaufnahme
  • Online Bewerbungsformular
  • Verweise auf Ihre Webseite, Social-Media-Kanäle, etc.
  • Ggf. Mitarbeiterstimmen und Impressionen

 

  1. Online-Stellenbörsen

Viele dieser Stellenbörsen sind kostenpflichtig, wie Stepstone, Monster oder Meinestadt. Es gibt aber auch verlässliche kostenfreie Stellenbörsen, wie etwa die der Agentur für Arbeit.

 

  1. Social Media

Die Nutzung von Social-Media-Kanälen, wie Xing, LinkedIn, Facebook oder auch Instagram spielen für Unternehmen eine immer bedeutendere Rolle, da wir nahezu alle ständig online sind.

Durch Profile auf diesen Kanälen können Unternehmen ihre Außendarstellung verbessern und auf sich aufmerksam machen, indem Sie dort zum Beispiel regelmäßig Blogposts oder Unternehmensinformationen teilen. Social Media gibt Ihnen auch die Möglichkeit, Stellenausschreibungen zu veröffentlichen und so ein breites Spektrum an Fachkräften zu erreichen. Doch auch umgekehrt können diese Kanäle genutzt werden. Durch aussagekräftige Profile von Privatleuten wird den Recruitern das Headhunting vereinfacht. So können diese etwa durch die Eingabe von Schlagworten geeignete Fachkräfte finden und diese sofort kontaktieren.

 

Onboarding

 

Tipps zum Führen von Online-Bewerbungsgesprächen

Oft sind Bewerber heutzutage gewillt, für ihren Beruf in eine andere Stadt oder gar in ein anderes Land zu ziehen. Man könnte meinen, dass dies den Bewerbungsprozess erschwert, doch selbst für das Bewerbungsgespräch gibt es inzwischen gute Online-Alternativen. Dafür sollten Sie sicherstellen, dass Sie die nachfolgenden Tipps beherzigen:

 

Professionalität

Sie sollten sich auf das Gespräch genauso gut vorbereiten wie auf ein Face-to-Face-Gespräch. Bei digitalen Gesprächen kann die Atmosphäre befremdlich wirken, wenn sich das Gegenüber noch nicht so gut mit der Vorgehensweise von digitalen Prozessen auskennt. Gestalten Sie es so angenehm wie möglich.

 

Sicherer Umgang mit der Software

Ein sicherer Umgang mit der Software ist die Grundvoraussetzung, um ein professionelles Gespräch durchführen zu können. Unterschätzen Sie nie die Tücken der Technik und probieren Sie das neue Tool vorab unbedingt aus, damit es nicht zu Verzögerungen oder ungeahnten Störungen während des Gesprächs kommt.

 

Die richtigen Räumlichkeiten

Suchen Sie sich einen ruhigen Raum, in dem Sie während des Gesprächs nicht gestört werden. Achten Sie zudem auf einen neutralen Hintergrund und eine gute Beleuchtung, damit der Bewerber/ die Bewerberin Sie gut sehen kann.

 

Red Flags

Bei den sogenannten „Red Flags“ handelt es sich um Anzeichen, die bei nicht korrekter Umsetzung auf Unprofessionalität schließen lassen. Wichtig sind beispielsweise Account-Namen, die stets nur aus dem vollen Vor- und Nachnamen bestehen sollten, das Berücksichtigen von Zeitzonen sowie die konkrete Absprache im Vorfeld zur Terminfindung.

 

Online-Onboarding im Home-Office erfolgreich durchführen

Den Abschluss des Bewerbungs- und Einstellungsprozesses bildet das Onboarding des neuen Mitarbeiters und Kollegen. Wünschenswert ist natürlich immer ein persönliches Onboarding im Unternehmen. Am ersten Arbeitstag kann der neue Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz fertig eingerichtet vorfinden und die neuen Kollegen persönlich kennenlernen. Zurzeit ist dies leider nicht so einfach möglich, daher gilt es das Online-Onboarding trotzdem so angenehm wie möglich zu gestalten. Dies gelingt Ihnen, wenn Sie die folgenden Empfehlungen berücksichtigen:

Für den neuen Mitarbeiter ist es wichtig, dass er am ersten Arbeitstag weiß, was von ihm erwartet wird. Daher sollte im Vorhinein viel telefonischer Kontakt oder Videokontakt zwischen ihm und dem Unternehmen bestehen. Es sollte eine gemeinsame Lösung für die Einarbeitung gefunden werden, damit sie der neue Kollege so angenehm wie möglich empfindet.

Damit der erste Arbeitstag auch effektiv genutzt werden kann, ist es wichtig, dass alle benötigten Materialen, wie Laptop oder Firmen-Smartphone, bereits in der Vorwoche an den neuen Mitarbeiter zugestellt werden. Die Technik sollte fertig eingerichtet und einsatzbereit sein, dies erspart komplizierte Telefonate mit der IT-Abteilung.

In der Regel gilt es am ersten Arbeitstag auch noch eine Menge „Papierkram“ mit der HR-Abteilung durchzugehen. Damit HR die Dokumente schnell erhält, sollten alle Formulare online auszufüllen und zu unterschreiben sein. Dies erspart Zeit und Kosten.

Wenn alle Formalitäten geklärt sind, geht es an die eigentliche Einarbeitung. Hierfür eignen sich vor allem zwei Anwendungen in Bezug auf das Online-Onboarding:

 

E-Learning-Module

Besonders interessant sind Lehrvideos und Trainings. Sie können eine ganze Datenbank an Videos erstellen, die unter anderem das Unternehmen vorstellen, die intern genutzten Softwares erklären und den neuen Mitarbeiter auf seine Aufgaben vorbereiten. Des Weiteren können Sie zum Beispiel ein Quiz erstellen, das zum Wiederholten des Gelernten dient. Das angebotene Portfolio kann laufend aktualisiert und somit auch für weitere interne Schulungsmaßnahmen verwendet werden.

 

Webinare

Durch Webinare eignet sich der neue Mitarbeiter nicht nur neues Wissen für die Ausübung seiner Aufgaben an, sondern lernt gleichzeitig auch einige seiner neuen Kollegen kennen. Diese ‚persönlichen‘ Kontakte steigern das Wohlbefinden und die Motivation. Der neue Mitarbeiter wird gleich mit seinen Kollegen bekannt gemacht, mit denen er auch in Zukunft eng zusammenarbeitet, wenn er im Büro sein wird. Stellen Sie feste Termine mit den Teamkollegen in den Kalender des neuen Mitarbeiters ein, sodass für die verschiedenen Kennenlernphasen genügend Zeit eingeplant ist.

Lesen Sie hierzu auch unseren Blogpost zum Thema „Webinare – 10 Tipps zur erfolgreichen Durchführung„.

 

Online-Recruitment

 

Damit der neue Mitarbeiter auch außerhalb von Webinaren seine Kollegen kennenlernen kann, sollte der Zugriff auf die interne Kommunikationsplattform frühzeitig ermöglicht werden. Außerdem ist es empfehlenswert, dass im Zuge von Online-Onboarding auch Videokonferenzen mit dem gesamten Team stattfinden, zum Beispiel zum Mittagessen. So kommt es zu einem Austausch im Team auch außerhalb der Arbeit und das Zugehörigkeitsgefühl wird von Tag Eins an gestärkt.

Das regelmäßige Einholen von Feedback ist in den ersten Wochen besonders wichtig, um dem Mitarbeiter zu zeigen, dass man sich für seine Sicht der Situation interessiert, und um gegebenenfalls auch Änderungen vorzunehmen.

Wie genau Sie den Online-Onboarding-Prozess umsetzen ist Ihnen überlassen, seien Sie kreativ! Denken Sie dabei immer daran, diesen für den neuen Mitarbeiter so angenehm wie möglich zu gestalten, damit er sich gleich als wichtiges Teammitglied Ihres Unternehmens wiederfindet.