Identifizieren Sie Ihre Bedürfnisse, bevor Sie sich für eine Online-Befragungssoftware entscheiden

Heutzutage gehören Onlinebefragungen von Kunden und Mitarbeitern via E-Mail, Link oder QR-Code für viele Unternehmen längst zum geschäftlichen Alltag. Mit wachsender Bedeutung des Internets und der zunehmenden Nutzung mobiler Geräte eröffnen sich immer neue Einsatzbereiche für Online-Befragungen. Dementsprechend gibt es auf dem Markt zahlreiche Anbieter von Online-Befragungssoftware. Diese entscheidet sich jedoch in ihrer Bedienbarkeit, ihren Analysemöglichkeiten, ihren Funktionalitäten und auch im Preis oft erheblich. Anwender sollten sich vor der Entscheidung für eine bestimmte Online-Befragungssoftware über Ihre Bedürfnisse im Klaren sein. So können sie genau wissen, wo und wie sie die Software einsetzen möchten und was die Lösung bieten sollte.

Folgende Fragen können Ihnen helfen, Ihre spezifischen Anforderungen zu identifizieren und die Entscheidung für eine Online-Befragungssoftware, die zu Ihrem Unternehmen passt, vereinfachen.

1. Installation einer Software oder webbasiertes Tool?

Am Anfang steht die Entscheidung, ob Sie eine Software bei sich im Hause hosten oder ein webbasiertes Tool haben möchten.

Mit einer webbasierten Lösung können Befragungen ortsunabhängig über den Browser bearbeitet werden und mehrere Personen haben die Möglichkeit, gleichzeitig an einer Befragung zu arbeiten. Weitere Vorteile dieser Variante sind, dass die Installation einer Software nicht nötig ist und dass Updates vom Hersteller automatisch durchgeführt werden. Dies bedeutet, dass keine zusätzlichen Kosten für den Aufbau und die Instandhaltung einer leistungsstarken Hardware-Infrastruktur sowie für Software-Updates anfallen.

Bei einer Inhouse-Softwareinstallation kann die Befragung offline erstellt und während der Erstellung lokal gespeichert werden. Ein Manko ist, dass Software-Updates eigenständig durchgeführt werden müssen. Ein weiterer Nachteil sind die Kosten für Personal, Hardware und Updates. Darüber hinaus muss eine belastbare Infrastruktur für den Datentransport 24/7 sichergestellt sein. Vergessen Sie bei Inhouse Lösungen bitte nicht, regelmäßige Backups der Daten durchzuführen.

2. In welchem Bereich und in welchem Umfang möchten Sie Befragungen durchführen?

Online-Befragungen kommen in den unterschiedlichsten Bereichen und Branchen zum Einsatz. Für welche Zwecke und in welchem Umfang möchten Sie die Software nutzen?

  • Sollen Marktstudien durchgeführt werden, benötigen Sie eine professionelle Lösung, die umfassende Möglichkeiten der Fragebogenerstellung sowie detaillierte Analysefunktionen und Panel-Zugriff bietet.
  • Möchten Sie Befragungsprojekte, z. B. Kundenbefragungen oder Mitarbeiterbefragungen in  einzelnen Bereichen/ Abteilungen Ihres Unternehmens, durchführen oder benötigen Sie eine Corporate Solution, die eine unternehmensweite Implementation und Integration ermöglicht? Hier sind auch Fragen des Rechtemanagements sowie der Ordner- und Verwaltungsstrukturen von Bedeutung: Können für einzelne Geschäftsbereiche, Abteilungen oder Gruppen innerhalb von Organisationen mehrere Accounts erstellt werden, um Befragungsprojekte vollständig separat durchzuführen und zu verwalten?
  • Oder werden Sie als Privatperson aktiv und nutzen die Software als Einzelperson für Befragungen oder beispielsweise Einladungen in Ihrem persönlichen Umfeld?

3. Wie kurzfristig möchten Sie starten?

Bei der Auswahl des richtigen Tools ist es von Bedeutung, wie kurzfristig Sie mit der ersten Befragung starten möchten. Möchten Sie direkt Ihre erste Umfrage erstellen, sollten Sie sich für ein Tool entscheiden, dass einfach zu bedienen ist und keine lange Einarbeitungszeit erfordert. Auch für die weitere Nutzung der Software ist die einfache und flexible Bedienbarkeit nicht unerheblich, wenn Sie sich keine langen Vorlaufzeiten leisten können und kurzfristig mit Befragungen arbeiten möchten.

4. Ist das Design der Fragebögen und Reports von Bedeutung?

Wenn Sie besondere Ansprüche an das Layout der Fragebögen stellen, sollten Sie sicherstellen, dass sich mit der Lösung sowohl das Design des Fragebogens als auch das Layout der Ergebnisberichte flexibel gestalten lassen. Mit fortschrittlichen Tools können Sie Ihre Fragebögen und Reports an Ihr Corporate Design anpassen sowie Bilder und Filme in die Fragebögen integrieren.

5. Welche Fragetypen sollte die Online-Befragungssoftware bieten?

Welche Art von Fragen möchten Sie stellen? Professionelle Lösungen bieten in der Regel alle gängigen Fragetypen an: offene und geschlossene Fragen, Mehrfachantworten, Verknüpfungen, Auswahllisten, Ranglisten, Matrix, freie Textantworten.

Was ist Ihnen darüber hinaus wichtig? Möchten Sie beispielsweise Multimedia-Elemente in Ihren Fragebogen integrieren? Oder möchten Sie Sprünge und/ oder Verknüpfungen von Fragen in einen Fragebogen einbauen? Dies kann insbesondere bei umfangreichen Fragebögen zu einer erhöhten Nutzerfreundlichkeit und zu einem höheren Rücklauf führen.

6. Welche Analyse- und Exportmöglichkeiten sind erforderlich?

Liegen die Umfrageergebnisse vor, stellt sich die Frage, wie Sie mit den Ergebnissen arbeiten möchten und wie vielfältig die Analysemöglichkeiten sein sollen. Möchten Sie Fragen verknüpfen, Kreuztabellierungen vornehmen oder die Ergebnisse nach Zeitintervallen, Zielgruppen oder anderen Kriterien filtern und in Benchmarks vergleichen?

Zudem sollten Sie im Zusammenhang mit der Auswertung der Daten klären, welche Exportmöglichkeiten (PDF, PowerPoint, Excel, Word und SPSS) Sie benötigen.

Interessant kann für Sie außerdem sein, ob und wie Sie die Ergebnisse anderen Personen innerhalb und außerhalb ihres Unternehmens zugänglich machen können: Gibt es benutzerdefinierte Zugriffsrechte? Besteht die Möglichkeit, einzelne Ergebnisse schnell und unkompliziert per E-Mail zu versenden?

Oder möchten Sie die Ergebnisse in Echtzeit für beispielsweise das Management oder Filialleiter über Dashboards visualisieren. Dies ermöglicht es den richtigen Personen direkt auf eingehendes Feedback zu reagieren.

7. API-Integration, mehrsprachige Befragungen, PowerPoint-Vorlagen –  welche Funktionalitäten benötigen Sie?

Wichtig ist außerdem zu klären, ob Sie besondere Funktionalitäten benötigen. Möchten Sie beispielsweise internationale Befragungen durchführen, sollten Sie sich für einen Anbieter entscheiden, der mehrsprachige Befragungen anbietet.

Sollen Befragungen ereignisbezogen und automatisiert erfolgen? Dann wählen Sie eine Lösung, die sich mit Ihrem CRM- oder ERP-System verbinden lässt. Dadurch kann das Versenden einer Umfrage automatisch durch einen bestimmten Vorgang in Ihrem CRM-System ausgelöst werden: z. B. Versand einer Kundenservicebefragung nach Kontakt mit dem Kundensupport. Von Bedeutung kann zudem sein, ob Sie über mobile Endgeräte auf die Befragungsergebnisse zugreifen möchten und/ oder ob Sie auch Ihre Zielgruppe mobil erreichen wollen.

Informieren Sie sich in diesem Zusammenhang auch darüber, ob die Software fortlaufend weiterentwickelt wird und ob neue Funktionalitäten auch für bestehende Accounts zugänglich sind.

8. Über welche Kanäle erreichen Sie Ihre Zielgruppen am besten?

Wie möchten Sie Ihre Zielgruppe erreichen? Gibt es einen bestimmten Teilnehmerkreis, den Sie per E-Mail zur Befragung einladen möchten oder haben Sie vor, öffentliche Links zur Befragung beispielsweise auf Ihrer Website zu veröffentlichen?

Falls Sie Marktuntersuchungen durchführen möchten, ist es von Vorteil, wenn der Anbieter einen direkten Panel-Zugriff bietet. Wenn Sie Ihre Zielgruppe auch mobil erreichen möchten, sollten Sie sich für eine Lösung entscheiden, mit der Sie Befragungen via SMS oder QR-Code verteilen können. In diesem Zusammenhang ist zu klären, ob der Anbieter responsive und adaptive Layouts bietet, die auch bei Beantwortung der Fragebögen über mobile Geräte optimale Nutzerfreundlichkeit bieten.

9. Sind Datenschutz und Anonymität bei der Software gewährleistet?

Bei jeglicher Art von Befragung und Informationssammlung kommt dem Datenschutz eine große Bedeutung zu. Im Hinblick auf die Datensicherheit spielt es eine Rolle, ob die Daten nach geltendem Recht gespeichert, gesichert und verarbeitet werden. Wo stehen die Server des Anbieters? Sie sollten sich unbedingt vergewissern, ob die Server nicht  in einem Land stehen, in dem andere Datenschutzbestimmungen gelten. Darüber hinaus ist von Belang, ob die Räumlichkeiten, in denen die Server untergebracht sind, hinreichend Schutz sowohl vor unbefugtem Zugriff als auch vor Feuer, Feuchtigkeit etc. bieten und dass die Stromversorgung ausfallsicher ist und dass Sicherheitsverletzungen überwacht und berichtet werden. Die ist auch beim Netzwerkverkehr zur Verfügung zu stellen.

Neben dem Datenschutz sollte die Software auch Anonymität gewährleisten: Ist es mit dem Tool möglich, bei Befragungen die absolute Anonymität der Teilnehmer zu garantieren? Dies ist ein Punkt, dem insbesondere bei Mitarbeiterbefragungen eine große Bedeutung zukommt.

10. Welches Budget steht Ihnen für eine Online-Befragungssoftware zur Verfügung?

Nicht zuletzt spielt das Budget bei der Auswahl einer Software-Lösung eine Rolle.

Daher ist es wichtig, die eigenen Anforderungen genau zu kennen, um dann das Preis-Leistungs-Verhältnis der verschiedenen Anbieter vergleichen zu können.

Fazit

Im Hinblick auf die große Anzahl der Anbieter und die Bandbreite der offerierten Lösungen ist es vor der Auswahl eines geeigneten Tools enorm wichtig, sich über die eigenen Anforderungen im Klaren zu sein. Denn nur wenn Sie genau wissen, was die Online-Befragungssoftware bieten muss, können Sie die beste Auswahl treffen.

Neben der grundlegenden Entscheidung für eine webbasierte Lösung oder eine Software-Installation sind insbesondere Art und Umfang der Befragungen, die Integration der Lösung in Ihrem Unternehmen, sowie die angebotenen Analyse- und Exportfunktionalitäten von Bedeutung. Suchen Sie eine Lösung für einzelne Befragungsprojekte? Oder möchten Sie Befragungen und Feedback Management zu einem integralen Bestandteil Ihrer Organisation machen? Von Bedeutung für Ihre Entscheidung kann außerdem sein, auf welche Art und Weise Sie Ihre Zielgruppen erreichen möchten. Überlegen Sie, wie Sie Ergebnisse innerhalb Ihrer Organisation teilen möchten (Dashboards, Benutzerverwalteung etc.) und wie viel Wert Sie auf Innovationen legen. Benötigen Sie besondere Funktionalitäten, wie z.B. Mehrsprachigkeit, Dashboards, Mobile-Befragungen, Freitextanalysen etc.? Nicht zuletzt ist es wichtig, ob das Tool den geltenden Datenschutzbestimmungen gerecht wird.