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Wie oft sollte ich eine Mitarbeiterbefragung durchführen?

Von Alexandra Drottler, Senior Insight Analyst bei Netigate
Eine Frage, die ich häufig höre, wenn ich mit Netigate-Kunden zusammenarbeite oder auf einer Veranstaltung spreche, lautet: „Wie oft sollten wir eine Mitarbeiterbefragung durchführen?“

Mitarbeiterbefragung

Leider gibt es keinen idealen Rhythmus. Pulsumfragen einmal im Monat? Oder vielleicht doch zweimal im Jahr etwas strukturierteres und formelleres? Es hängt von Ihrem Unternehmen, dem aktuellen Status Ihres Unternehmens und dem ab, was Sie erreichen möchten. Bevor Sie sich für einen Rhythmus entscheiden, muss Ihre Personalabteilung eine Reihe von Faktoren berücksichtigen, wenn Sie ein offizielles Feedback-Programm einführen:

  • Die Größe und demographische Verteilung innerhalb des Unternehmens
  • Wie feedbackempfänglich nicht nur die Führungskräfte, sondern auch die Mitarbeiter sind
  • Verfügt das Unternehmen über einen klaren Plan zur Verwendung des Feedbacks?

Der letzte Punkt ist der Wichtigste. Wenn Sie die Umfrageergebnisse nicht umsetzen können, lohnt es sich auch nicht eine Mitarbeiterbefragung durchzuführen. Mitarbeiter verlieren das Vertrauen in das Unternehmen, wenn sie das Gefühl haben, dass ihr Feedback nicht angesprochen wird. Wenn Sie sich jedoch dazu verpflichten, die Antworten zu überprüfen und einen Plan für die Implementierung potenzieller Änderungen haben, finden Sie hier einige Tipps und Vorlagen zur Strukturierung, um Ihre Mitarbeiterbefragung durchzuführen.

Vorteile regelmäßigen Mitarbeiterfeedbacks

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how often employee engagement survey

Wer möchte seinen Mitarbeitern keine Stimme geben? Zufriedene Mitarbeiter sind motivierter und engagierter bei der Arbeit. Durch das Feedback Ihrer Belegschaft können sie eine aktive Rolle bei der Weiterentwicklung Ihrer Unternehmenskultur übernehmen.

Wenn Sie Pulsumfragen einrichten möchten (mehr als nur ein bis zwei Befragungen pro Jahr, sondern in regelmäßigen Abständen), ist es wichtig, eine Basismetrik für das Engagement ihrer Mitarbeiter zu erstellen. Anschließend können Sie mit den Pulsumfragen wichtige Verbesserungsbereiche, aus der Mitarbeiter-Engagement-Umfrage, nachbereiten. Sie können dann die Pulsumfragen kürzer halten und sich auf eine oder zwei bestimmte Fragen oder Bereiche konzentrieren, sodass die Mitarbeiter nur eine kurze Zeit für die Teilnahme einplanen müssen.

Unabhängig vom Umfragerhythmus in Ihrem Unternehmen sollten Sie den Mitarbeitern diese Pulsmessungen mitteilen. Wenn der CEO oder der Head of HR dies in Vollversammlungen oder in einer regelmäßigen Besprechung anspricht, ist dies eine bessere Vorbereitung als eine zufällige E-Mail im Postfach eines Mitarbeiters.

Ich rate den Managern, mit denen ich spreche, diese Implementierung ernst zu nehmen. Dies bedeutet nicht unbedingt, dass ein Chief Experience Officer eingestellt werden muss. Wenn Sie jedoch ein höheres Engagement der Mitarbeiter wünschen, müssen Sie ein besseres Gesamterlebnis für Ihre Mitarbeiter schaffen. Die Erkenntnisse, die zu Veränderungen führen, stammen aus Umfragen. Das Beratungsunternehmen Deloitte prognostizierte in seinem Global Human Capital Trends-Bericht 2016, dass die Schaffung einer besseren Mitarbeitererfahrung die Hauptherausforderung für Personalmanager sein würde.

Ziele einer Mitarbeiterbefragung

Es gibt viele verschiedene Ziele, die Unternehmen mit Mitarbeiterbefragungen verfolgen müssen:

  • Bewertung des Mitarbeiterengagements: Eine Mitarbeiterbefragung kann zeigen, wie sich Mitarbeiter mit ihrem Unternehmen verbunden fühlen. Solche Ergebnisse sind besonders vorteilhaft für unerwünschte hohe Flüchtigkeitsraten.
  • Arbeitsprozessoptimierung: Nicht selten werden Mitarbeiterbefragungen durchgeführt, sobald Beschwerden oder fehlerhafte Prozesse im Unternehmen auftreten. Mit einer Mitarbeiterbefragung lässt sich herausfinden, welche Hebel aktiviert werden müssen, um Prozesse nahtlos zu gestalten oder zu optimieren.
  • Qualitätssicherung: Mitarbeiterbefragungen eignen sich auch, um die Arbeitsmethoden und Fähigkeiten jedes Mitarbeiters zu ermitteln, die die Qualität der Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens deutlich verbessern.

Faktor Zeit bei der Mitarbeiterbefragung

Zeit spielt bei Mitarbeiterbefragungen in vielerlei Hinsicht eine wichtige Rolle. Die Bestimmung des richtigen Zeitpunkts für die Umsetzung ist ebenso wichtig wie die Bestimmung der Dauer der eigentlichen Befragung oder der Teilnahmewahrscheinlichkeit.

Planen Sie es kurz- oder langfristige Mitarbeiterbefragung durchzuführen

Da Mitarbeiterbefragungen oft als Folge akuter Versäumnisse oder beispielsweise struktureller Veränderungen im Unternehmen durchgeführt werden, ist es nicht möglich, einen allgemeingültigen Idealzeitpunkt zu definieren. Neben Situationen, die schnelle Entscheidungen auf Basis der Mitarbeitermeinungen erfordern, gibt es auch Phasen wie

Berücksichtigen Sie jährliche Abwesenheiten und Ereignisse

Grundsätzlich ist es nicht ratsam, bei Abwesenheit vieler Personen eine Mitarbeiterbefragung zu planen. Insbesondere in den Sommermonaten fahren die Mitarbeiter jedes Jahr in den Urlaub – die Zahl der Umfrageteilnehmer kann also deutlich geringer ausfallen als im Rest des Jahres. Ebenfalls ungünstig sind Umfragen zu und um periodische jährliche Veranstaltungen, die die Mitarbeiterkapazitäten voll ausschöpfen.

Legen Sie die Dauer der Mitarbeiterbefragung fest

Ein entscheidender Faktor, der die Teilnehmerzahl einer Umfrage bestimmt, ist die voraussichtliche Bearbeitungszeit der Umfrage. Andererseits soll auch Mitarbeitern, die während eines bestimmten Teils des Untersuchungszeitraums nicht anwesend sind, die Möglichkeit zur Teilnahme gegeben werden.

Mitarbeiterbefragung durchführen: was muss beachtet werden?

Eine Mitarbeiterbefragung macht nur Sinn, wenn Sie aus der Ist-Situation die besten Ergebnisse herausholen. Dies ist jedoch bei einer Mitarbeiterbefragung keineswegs gewährleistet. Im Gegenteil, es gibt eine Reihe von Risiken, die die Ergebnisse unbrauchbar machen könnten.
Beispielsweise verstehen die beteiligten Mitarbeiter den Sinn und Zweck der Befragung nicht. Oder sie waren von früheren Umfragen frustriert. Dies liegt in der Regel daran, dass nach einer Umfrage nichts unternommen wird und sich dadurch nichts ändert. Dies ermöglicht es den Befragten, strategisch zu reagieren; Sagen Sie also nicht, was sie wirklich meinen, sagen Sie, was ihren Zwecken und Interessen dient oder was gesellschaftlich erwünscht ist. Oder Umfrageteilnehmer nehmen an einer Umfrage teil, um Managern „ihre Meinung zu sagen“ und ihrer Frustration Luft zu machen.

Andere mögliche Risiken sind: Mitarbeiter verstehen die Ergebnisse der Analyse nicht; sie sind zu abstrakt oder zu allgemein. Sie sehen kein Problem oder verursachen Probleme, wenn sie es tun. Es ist auch möglich, dass die Umfragezeit falsch war, sodass alle gerade sehr beschäftigt sind. Oder das Unternehmen befindet sich in einer wirtschaftlich schwierigen Lage, sodass Befragte wenig Zeit und wenig Verständnis für eine Befragung haben.


Download: Zehn Tipps: Wie Ihnen Online-Befragungen im HR-Bereich helfen können


Vorsicht vor einer Mitarbeiterbefragung-Ermüdung

Bevor Sie sich jedoch zu einem Hochfrequenz-Umfrageplan verpflichten, sollten Sie sich überlegen, ob Ihr Unternehmen für diese Art von Ansatz am richtigen Punkt und in der richtigen Größe ist. Für große Unternehmen mit Hunderttausenden von Mitarbeitern sind erhebliche Ressourcen erforderlich, um einen funktionalen Feedback-Prozess jeglicher Art zu implementieren. Ziehen Sie in Betracht, nur Teile der Organisation oder sogar nur eine bestimmte Zielgruppe zu befragen.

Ein Risiko wenn Sie häufig eine Mitarbeiterbefragung durchführen ist eine verringerte Rücklaufquote. Je niedriger die Antwortrate, desto weniger zuverlässig sind die Daten. Deshalb ermutige ich unsere Kunden, bei der Gestaltung und Durchführung einer Mitarbeiterbefragung strategisch zu denken.

Das Senden einer Umfrage nur aus Gründen der Konsistenz oder des Tempos wird fehlschlagen. Nutzen Sie die zuvor versendeten Umfragen optimal? Haben Sie Ihren Mitarbeitern von den Ergebnisse früherer Umfragen berichtet? Wenn nicht, lohnt es sich möglicherweise, eine geplante Befragung anzuhalten oder zu überspringen, bis Sie Zeit für die Aufarbeitung des vorhandenen Feedbacks haben.

Auswertung einer Mitarbeiterbefragung

Eine genaue und gründliche Auswertung von Mitarbeiterbefragungen ist unabdingbar, um sinnvolle Handlungsoptionen und Optimierungspotenziale abzuleiten bzw. aufzudecken. Dabei verwenden die Befragungsleiter je nach Fragestellung unterschiedliche Methoden: Es sind sowohl deskriptive als auch multivariate Methoden möglich.

Dazu werden Parameter wie der Mittelwert verwendet. Multivariate Analyseverfahren werden hingegen verwendet, um kausale und nicht kausale Wirkungsbeziehungen zu ermitteln.

Experimentieren Sie bis Sie einen funktionierenden Feedback-Prozess finden

Es dauert ein wenig, bis Sie herausgefunden haben was für Ihre Organisation am besten geeignet ist. Sie könnten mit einer einfachen eNPS-Umfrage zu “Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie diese Organisation einem Freund empfehlen?” beginnen und die Umfrage mit einem offenen Textfeld für weitere qualitative Daten beenden.

Sie können auch transparente und anonyme Mitarbeiterbefragungen durchführen. Während es für die Arbeitsplätze bewundernswert ist, eine Kultur der Transparenz anzustreben, sind wir als Menschen konditioniert ehrliches Feedback zu geben, wenn wir anonym bleiben. Es kommt also darauf an, wie Ihre Unternehmen aufgebaut ist und wie transparent es ist.

Umgekehrt kann es hilfreich sein, die Antworten einer Person anhand historischer Daten zu qualifizieren. So können Sie feststellen, ob eine Abweichung von der Norm vorliegt. Jedoch müssen Sie wissen, dass der Aufbau eines transparenten Arbeitsplatzes Jahre dauert.

Zusätzlich ist es wichtig, vor der Implementierung eines Mitarbeiter-Feedback-Programms die Unterstützung der obersten Führungsebene zu haben. Ich sage oft, wenn Sie sich vom CEO einkaufen lassen und sich über Feedback freuen, werden Sie einen Trickle-Down-Effekt sehen, der die Rücklaufquote erhöht.

Wir alle möchten in Unternehmen arbeiten, in denen wir uns glücklich, produktiv und mit eingeschlossen fühlen. Wenn Sie regelmäßig eine Mitarbeiterbefragung durchführen kann es dazu beitragen, dass dies Realität wird. Sie müssen allerdings bereit sein, in die Zeit zu investieren, um sie einzurichten und das Feedback zu berücksichtigen. Letztendlich sollte Ihr Umfrageprozess so einzigartig sein wie Ihre eigene Organisation. Wenn Sie diese Tipps beachten, steht der erfolgreichen Durchführung einer Mitarbeiterbefragung nichts mehr im Wege.


Lesen Sie: 5 Schritte, wie Sie Ihr Unternehmen mit der Kraft von Feedback verbessern können


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