how often employee engagement survey

Artikkel om medarbeiderengasjement av Alexandra Drottler, Netigate Senior Insight Analyst

Et spørsmål jeg ofte får når jeg jobber med kunder i Netigate, eller under arrangementer, er: “Hvor ofte skal vi gjennomføre medarbeiderundersøkelser?”

Dessverre finnes det ikke noen standard intervaller for dette. Pulsundersøkelser en gang i måneden? Eller kanskje noen mer strukturerte og formelle to ganger i året? Det kommer egentlig an på bedriften, dens nåværende situasjon og hva du ønsker å oppnå. Før du fastsetter intervallene, er det en rekke faktorer ved lanseringen av et offisielt feedback-program som må vurderes av Human Resources avdelingen (HR-avdelingen).

  • Organisasjonens størrelse og demografiske fordeling
  • Hvor mottakelige på feedback lederne er, samt medarbeiderne
  • Har organisasjonen en klar plan på hvordan tilbakemeldingene skal benyttes

Det siste punktet er det viktigste – dersom du ikke er i stand til å iverksette tiltak etter resultatene fra undersøkelsen, er det ikke noen vits i å gjennomføre den. Medarbeiderne vil miste tilliten til organisasjonen dersom de føler at tilbakemeldingene ikke blir behandlet. Er du dedikert nok til gå gjennom svarene, og ha en plan på hvordan eventuelle endringer skal implementeres, vil du finne noen forslag til refleksjoner om hvordan medarbeiderundersøkelser kan struktureres her.

Fordeler med hyppige tilbakemeldinger fra medarbeiderne

Hvem kan argumentere mot å gi medarbeiderne en stemme? Medarbeiderne er kjernen i organisasjonen. Ved å lytte til deres tilbakemeldinger, økes deres motivasjon til å aktivt skape og utvikle kulturen på arbeidsplassen.

I tillegg til å forbedre arbeidsplassens kultur, bidrar også undersøkelsene til en helhetlig forbedret tilbakemeldingskultur innen organisasjonen. Tilretteleggelser, slik at medarbeiderne kan gi kontinuerlige tilbakemeldinger, vil forbedre kvaliteten på responsen fra undersøkelsene.

Dersom det er ønske om å sette igang pulsundersøkelser (tradisjonelt definert som mer enn en eller to ganger i året), er det viktig å etablere en grunnleggende beregning av engasjementet (gjennom en mer omfattende undersøkelse av medarbeiderengasjement). Deretter kan pulsundersøkelsene benyttes til å følge opp viktige forbedringsområder som ble avdekket i den mer omfattende undersøkelsen av medarbeidernes engasjement. Etter dette kan det gjøres kortfattede pulsundersøkelser som fokuserer på ett eller to spesifikke spørsmål eller områder. På denne måten blir det enklere for medarbeiderne å sette av den korte tiden det tar å delta.

how often employee engagement survey

Uansett hvilket tempo organisasjonen fastsetter, er det viktig at medarbeiderne får informasjon om dette. Det å la daglig leder, eller HR-leder, ta opp dette i et fellesmøte, eller vanlige møter, vil gjøre medarbeiderne mer forberedt enn ved en tilfeldig e-post i innboksen.

Jeg anbefaler ledere jeg snakker med, å ta denne implementeringen på alvor. Det betyr ikke nødvendigvis å måtte ansette en Chief Experience Officer (CXO). Men om ønsket er å øke medarbeidernes engasjement, må det skapes en bedre samlet opplevelse for medarbeiderne. De innsikter som leder til endringer kommer fra undersøkelser. Konsulentfirmaet Deloitte forutså i sin rapport “2016 Global Human Capital Trends” at det å skape en bedre medarbeideropplevelse (Employee Experience, EX) ville bli den viktigste utfordringen for HR-ledere.

Pass på tretthet av medarbeiderundersøkelser

Før det planlegges hyppige undersøkelser, bør det vurderes om organisasjonen er på rett sted – og av rett størrelse – for denne type tilnærming. I selskap med hundre- og tusenvis av ansatte, tar det betydelige ressurser å implementere enhver form for funksjonell feedback-prosess. Vurder å “ta pulsen på” kun deler av organisasjonen – eller sågar kun en bestemt målgruppe.

En risiko ved å gjennomføre undersøkelser for ofte, er reduserte responsrater. Jo lavere responsraten er, jo mindre pålitelige er dataene. Derfor oppfordrer jeg våre kunder til å tenke strategisk når de skal utarbeide en undersøkelse om medarbeiderengasjement.

Å sende ut en undersøkelse kun for hyppighetens skyld, vil ha motsatt effekt. Drar du full nytte av de undersøkelsene du tidligere har sendt ut? Har du rapportert resultatene fra undersøkelsen, og resultater fra tidligere undersøkelser, tilbake til organisasjonen? Hvis ikke, kan det være verdt å ta en pause eller hoppe over en planlagt utsendelse til du kan sette av den tid det tar å forstå de tilbakemeldingene du allerede har mottatt.

Forsøk å finne en feedback-prosess som fungerer

Det kan ta litt prøving og feiling for å finne ut hva som fungerer best for din organisasjon. Du kan starte med en enkel eNPS-undersøkelse av “Hvor sannsynlig er det at du vil anbefale denne organisasjonen til en venn?”, samt legge til et åpent tekstfelt for innhenting av mer kvalitative data.

Det er også mulig å eksperimentere med transparente og anonyme undersøkelser. Det er beundringsverdig at arbeidsplasser streber etter å ha en sterk kultur for åpenhet. Men vi mennesker mer betinget til å gi en ærlig tilbakemelding når navnet vårt ikke kan knyttes til den. Så det avhenger av hvor organisasjonen befinner seg, og nivået av åpenhet i bedriften.

I motsatt fall, kan det være nyttig å kvalitetssikre et individuelt svar mot historiske data, slik at du kan se om det er avvik fra normen. Men ikke glem at det tar år å bygge opp en transparent arbeidsplass.

Før en implementering av et hvilket som helst feedback-program for medarbeidere, i tillegg til de punktene som er nevnt over, er det avgjørende å ha støtte fra toppledelsen. Jeg sier ofte at dersom det foreligger støtte fra konsernsjefen, og de er glade for tilbakemeldingene, så får du en “drypp-effekt” nedover som øker responsratene.

Alle ønsker å jobbe i organisasjoner der vi føler oss glade, produktive og engasjerte. Regelmessige undersøkelser kan bidra til å gjøre dette til en realitet dersom du er villig til å investere i tiden det tar å sette de opp og innlemme tilbakemeldingene. Til slutt bør undersøkelsesprosessen være like unik som din egen organisasjon.