Umfragetools sind unverzichtbare Instrumente, um Feedback von Kunden, Mitarbeitern und anderen Interessengruppen zu sammeln. In diesem ausführlichen Blogbeitrag werden wir die grundlegenden Schritte zur Nutzung von Umfragetools erläutern, wobei Netigate als Beispiel für eine leistungsfähige Umfrageplattform dient.
Was ist ein Umfragetool?
Umfragetools sind webbasierte Softwareanwendungen, die entwickelt wurden, um die Erstellung, Durchführung und Auswertung von Umfragen zu vereinfachen. Sie spielen eine wichtige Rolle in verschiedenen Bereichen, darunter Marktforschung, Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterengagement und vieles mehr.
Neben sehr einfachen Diensten wie zum Beispiel Doodle oder Google Forms gibt es auch professionelle Umfragetools speziell für den Einsatz in Unternehmen – wie zum Beispiel Netigate. Diese Profi-Tools zeichnen sich durch höhere Sicherheitsstandards (DSGVO), mehr Fragebogen-Optionen und vor allem deutlich bessere Auswertemöglichkeiten von Ergebnissen aus.
Eine solche Umfragesoftware, wie zum Beispiel Netigate, bietet Unternehmen und Organisationen die Möglichkeit, strukturierte Daten aus Umfragen zu gewinnen und diese in wertvolle Erkenntnisse umzuwandeln.
Die Grundlagen der Umfrageerstellung mit einem Umfragetool
Wie geht nun aber der Umgang mit einem Umfragetool bzw. einer Umfragesoftware? Wir erklären es Ihnen hier Schritt für Schritt:
1. Anmeldung und Dashboard: Ihr Ausgangspunkt
Die Nutzung eines Umfragetools beginnt mit der Anmeldung und dem Zugriff auf Ihr persönliches Dashboard. Hier können Sie Ihre Umfrageprojekte erstellen, verwalten und überwachen.
- Meistens bleibt es nicht bei einer Umfrage – zum Glück. Denn je mehr Sie in einem Umfragetool arbeiten, desto neugieriger auf direkte Rückmeldungen von Menschen werden Sie! Deshalb können Sie im Dashboard der Umfragesoftware auch Ihre Umfragen organisieren – und beispielsweise Unterordner bilden, wie zum Beispiel für „Mitarbeiterumfragen“ oder „Kundenumfragen“.
- In vielen Umfragetools wie zum Beispiel Netigate können Sie zudem Nutzer mit unterschiedlichen Rollen anlegen. Das heißt, auch im Dashboard sind nicht alle Umfragen sichtbar, bzw. die Bearbeitungsmöglichkeiten sind eingeschränkt.
- Im Dashboard vom Umfragetool Netigate können Sie zudem einen Umfragekalender ansehen. So können Sie für den heutigen Tag bzw. die kommenden/vergangenen Wochen und Monate genau sehen, welche Umfrage aktiv waren oder live gingen.
2. Umfrageprojekt erstellen: Die Umfrage planen
Der nächste Schritt besteht darin, ein neues Umfrageprojekt zu erstellen. Umfragetools wie Netigate bieten verschiedene Umfragetypen an, die Sie je nach Ihren Zielen auswählen können. Diese können Mitarbeiterbefragungen, Kundenzufriedenheitsumfragen, Marktforschungsumfragen und viele andere sein.
Wenn Sie eine neue Umfrage im Umfragetool starten, haben Sie prinzipiell zwei Möglichkeiten:
- Entweder Sie starten eine „leere“ Umfrage und bauen alles wie auf einem weißen Blatt Papier in der Umfragesoftware auf
- Oder Sie nutzen eine Umfragevorlage (Template) und haben bereits vorformulierte Fragen bzw. Umfragestrukturen. Diese Templates basieren bei Netigate auch auf sozialwissenschaftlicher Expertise unserer Marktforscher, so dass Sie auf methodisch korrekte Fragebögen zugreifen können.
- Einige der verfügbaren Templates im Netigate Umfragetool sind:
- Kundenumfragen:
- Brand Evaluation („Marken-Untersuchung“)
- Churn-Analyse
- Event Feedback Umfrage
- Event-Registrierung (Anmeldeformular für ein Event oder Seminar)
- Feedback von Website-Besuchern („Web360“)
- Gewinn-/Verlustumfragen
- Kampagnen-Erfolgs-Umfragen („Post Test“)
- Kontaktinformationen sammeln
- Konzepttest – Produkt
- Kundenservice-Umfrage
- Kundenzufriedenheits-Umfrage (B2B/B2C)
- NPS-Umfrage
- Newsletter-Feedback-Umfrage
- Seminar-Evaluation
- Umfrage zur Kundenbeziehung
- Mitarbeiterumfragen
- 360-Grad-Feedback (Leadership Assessment)
- Bewertungen von Online-Schulungen / Webinaren
- eNPS-Umfrage
- Exit-Umfrage
- Mitarbeiterengagement-Umfrage
- Mitarbeiterzufriedenheits-Umfrage
- Meeting-Feedback
- Onboarding-Umfrage
- Umfrage zur Geschäftsleitung und zum Management
- Umfrage zum hybriden Arbeiten
- Weitere Umfragen:
- Beschwerdeformular für Lieferanten
- Bewertung einer Messe
- Lieferantenzufriedenheitsumfrage
- Lieferantenbefragung
- Umfrage zur Risikobewertung von Lieferanten
- Umfrage zur Veranstaltungsplanung
- Umfrage zum ehrenamtlichen Engagement
- Veranstaltungsumfrage
- Kundenumfragen:
- Erfahren Sie mehr über unsere Umfragevorlagen
3. Fragen hinzufügen: Den Fragenkatalog gestalten
Im Kern einer Umfrage stehen die Fragen. Sie können verschiedene Fragetypen einsetzen, von Multiple-Choice-Fragen bis hin zu offenen Fragen. Bei einigen Umfragetools (wie auch Netigate) besteht die Möglichkeit, logische Verzweigungen hinzuzufügen, um sicherzustellen, dass Teilnehmer nur für sie relevante Fragen beantworten müssen.
Und das können Sie mit Ihren neuen Frägebögen im Umfragetool alles veranstalten:
- Bestehende Fragebögen importieren: Sie haben schon einen bestehenden Fragekatalog, zum Beispiel als Papierfragebogen? Mit der „Magic Importer“-Funktion können Sie die Frage beispielsweise in die Netigate Umfragesoftware importieren. Das Tool erkennt den Fragetyp automatisch, und erstellt Ihnen den ersten Fragebogen
- Fragenpool: In Fragepools können Sie bereits vorformulierte und fertig erstellte Fragen zu den unterschiedlichsten Themen und Aspekten finden. Diese können dann einzeln in Ihren Fragebogen importiert werden. Im Unterschied zu Fragebogen-Templates sind dies also einzelne Fragen, die Sie Stück für Stück ergänzen können und die sich aus vielen bereits erstellten Fragebögen im Umfragetool speisen.
- Fragetypen: Üblicherweise unterstützen Umfragetools diese Fragetypen. Diese können Sie dann per Drag & Drop-Editor selbst bearbeiten und mit Einstellungen versehen (z.B. ob eine Antwort verpflichtend ist, ob Logiken hinterlegt werden, ob Gewichtungen gesetzt werden, etc.)
- Multiple-Choice-Fragen: Teilnehmer wählen eine oder mehrere Antwortmöglichkeiten aus einer Liste von vorgegebenen Optionen.
- Skala (Likert-Skala): Teilnehmer bewerten eine Aussage auf einer Skala von beispielsweise 1 bis 5 oder 1 bis 7, um ihre Zustimmung oder Ablehnung auszudrücken.
- Offene Fragen: Teilnehmer haben die Möglichkeit, ausführliche Antworten in Form von Text einzugeben.
- Matrixfragen: Hier können mehrere Fragen in einer Matrix angeordnet werden, wobei die Teilnehmer für jede Frage dieselben Antwortmöglichkeiten verwenden.
- Dropdown-Fragen: Ähnlich wie Multiple-Choice-Fragen, aber die Antwortmöglichkeiten werden in einem Dropdown-Menü angezeigt.
- Numerische Fragen: Teilnehmer geben numerische Werte oder Zahlen als Antworten ein.
- Sternbewertung: Teilnehmer bewerten eine Aussage oder ein Produkt auf einer Skala von Sternen.
- Ja/Nein-Fragen: Teilnehmer beantworten Fragen mit „Ja“ oder „Nein“.
4. Design anpassen: Das Erscheinungsbild gestalten
Das Erscheinungsbild Ihrer Umfrage ist wichtig, da es den ersten Eindruck bei den Teilnehmern hinterlässt. Sie können Farben, Logos und Schriftarten in Ihrem Design-Template im Umfragetool anpassen, um sicherzustellen, dass Ihre Umfrage Ihr Unternehmensdesign widerspiegelt.
Natürlich stehen Ihnen im Umfragetool auch andere, „generische“ Designs zur Verfügung, die Sie schnell und unkompliziert verwenden können.
5. Teilnehmer einladen: Zielgruppen einbeziehen
Wählen Sie Ihre Zielgruppe aus und laden Sie die Teilnehmer ein. Dies kann über verschiedene Kanäle wie E-Mail-Einladungen, soziale Medien oder Einbettung in Ihre Website erfolgen. Umfragetools bieten häufig Funktionen zur Überwachung der Teilnehmeraktivität und -rückmeldungen in Echtzeit.
Was Sie bei den verschiedenen Optionen zur Teilnehmereinladung im Umfragetool bedenken sollten:
- Genereller Link: Dies ist die Standardmethode zum Verteilen einer Umfrage. Sie erzeugen einen oder mehreren Links, mit denen Teilnehmer*innen die Umfrage erreichen können. Diesen Link können Sie selbst über die unterschiedlichsten Wege verteilen. Im Netigate Umfragetool können Sie sogar schon einen QR-Code beim Erstellen eines generellen Links automatisch erzeugen.
Mit generellen Links können Sie bereits wichtige Vorentscheidungen für die Auswertung Ihrer Umfrage treffen. Erstellen Sie am besten pro relevanter Zielgruppe verschiedene generelle Links, und verteilen Sie diese separat. So können Sie später in den Reports Ergebnisse nach generellem Einsprunglink (bzw. Zielgruppe) filtern. - E-Mail-Versand: Sie können aus dem Umfragetool auch direkt E-Mails versenden (und diese auch direkt im Tool editieren). In diesem Fall erhält jeder Teilnehmer einen anonymisierten und jedoch individuellen Link, so dass später Zielgruppenanalysen durchgeführt werden können. Außerdem können Sie über diesen Weg automatisch – und vollkommen anonym – automatische Erinnerungs-Mails an diejenigen schicken, die noch nicht die Umfrage ausgefüllt haben.
Die E-Mail-Adressen können Sie per Dateiupload oder Schnittstelle übertragen.
Bitte beachten Sie bei der Wahl Ihres Umfragetools, ob der Anbieter die E-Mail-Zustellung optimiert hat (z.B. Maßnahmen getroffen hat, nicht im Spam-Ordner Ihrer Kunden zu gelangen). Dies ist beim Netigate Umfragetool der Fall, und E-Mail-Einladungen zu Umfragen erzielen sehr hohe Zustellquoten. - SMS / 2-Wege SMS: Ein weiterer Weg zum Erreichen von vielen Zielgruppen ist der Versand von Umfragen per SMS. Für eine optimale Nutzererfahrung sollten die Umfragen vom Umfragetool her auch mobil optimiert sein. Üblicherweise werden die SMS-Einladungen mit Credit Point-Systemen vom Umfragetool-Anbieter her abgerechnet.
Im Fall der 2-Wege-SMS kann sogar eine Umfrage per SMS beantwortet werden. Beispielsweise Sie verschicken eine Frage per SMS, so wird eine Antwort der Umfrageteilnehmer via SMS als Antwort gewertet. - API-Verknüpfung: Sie können Ihre Adressdatenbanken oder CRM-Systeme auch per API-Schnittstelle an Ihr Umfragetool anbinden. Dies ermöglicht den automatischen Export von Adresslisten für größere Umfragen, aber auch das „Triggern“ von individuellen Umfrageeinladungen nach bestimmten Ereignissen, wie z.B. einer Service- oder Supportanfrage.
- Widget: Ihre Website ist der Dreh- und Angelpunkt für Ihren Kundenkontakt. Umfragetools ermöglichen Ihnen über sogenannte Widgets“ die problemlose Einbindung der Umfragen in Ihre Website – zum Beispiel über einen „embed“-Code.
6. Umfrage durchführen: Daten sammeln
Nachdem Ihre Umfrage eingerichtet ist, können die Teilnehmer sie ausfüllen. Eine Umfragesoftware wie Netigate gewährleistet eine reibungslose Darstellung der Umfrage auf verschiedenen Geräten und Plattformen, um eine optimale Benutzererfahrung zu bieten.
Wichtig ist auch die Beachtung der „Accessibility“, also der Zugänglichkeit der Umfrage ohne Barrieren.
7. Feedback sammeln und analysieren: Erkenntnisse gewinnen
Sobald ausreichend Daten gesammelt wurden, können Sie die Ergebnisse in Ihrem Dashboard anzeigen. Umfragetools bieten leistungsstarke Analyse- und Berichtsfunktionen, mit denen Sie umfassende Einblicke in die gesammelten Daten erhalten können.
Dazu gehören:
- Reports mit unterschiedlichen Ansichten (auch je nach Berechtigungsstufen)
- Dashboards zum schnellen Überblick von Schlüsselergebnissen auch an Entscheidungsträger
- KI-Textanalysen zur automatischen Auswertung von offenen Text-Antworten
Im Netigate Umfragetool steht Ihnen daneben auch die „Quick Analysis„-Funktionalität zur Verfügung, die Ihnen auf grafisch ansprechende Weise Schlüsselergebnisse Ihrer Umfrage darstellt.
Ihre Umfrageergebnisse können Sie in den gängigen Umfragetools natürlich auch exportieren, zum Beispiel in Excel, PDF oder SPSS.
Entscheidungshilfe – So finden Sie das passende Umfragetool
Die Auswahl des richtigen Umfragetools ist ein entscheidender Schritt, um sicherzustellen, dass Ihre Umfrageziele erfolgreich erreicht werden. Bei der Suche nach dem passenden Tool sollten Sie einige wichtige Faktoren berücksichtigen:
1. Umfang der Umfrageprojekte: Überlegen Sie, welche Art von Umfragen Sie durchführen möchten. Einige Umfragetools sind auf spezifische Umfragetypen spezialisiert, während andere eine breite Palette abdecken. Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen gewählte Tool Ihre speziellen Anforderungen erfüllt.
Bei Netigate finden Sie zudem spezielle Pläne und Preise für verschiedene Anwendungsszenarien, wie zum Beispiel für Mitarbeiterumfragen oder Kundenumfragen, auch mit unterschiedlicher Service-Unterstützung.
2. Benutzerfreundlichkeit: Die Bedienbarkeit eines Umfragetools ist entscheidend. Ein benutzerfreundliches Interface erleichtert die Erstellung von Umfragen und die Analyse der Ergebnisse. Testen Sie die Benutzeroberfläche, um sicherzustellen, dass sie intuitiv und einfach zu bedienen ist.
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3. Anpassungsmöglichkeiten: Je nach Ihren individuellen Anforderungen benötigen Sie möglicherweise umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten. Überprüfen Sie, ob das Umfragetool die Flexibilität bietet, Ihre Umfragen so zu gestalten, dass sie Ihren Bedürfnissen entsprechen.
Beim Netigate Umfragetool können Sie beispielsweise individuelle Design-Templates (CSS-Files) nutzen.
4. Sicherheit und Datenschutz: Achten Sie darauf, dass das Umfragetool angemessene Sicherheitsmaßnahmen für die Speicherung und den Schutz Ihrer Umfragedaten bietet. Datenschutz ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere wenn Sie sensible Informationen sammeln.
Hier finden Sie wichtige Informationen zur Sicherheit im Netigate Umfragetool.
5. Kosten: Die Kosten für Umfragetools können stark variieren. Überlegen Sie, welches Budget Sie zur Verfügung haben und welche Funktionen Sie für Ihren Preis erwarten. Einige Tools bieten auch kostenlose Versionen mit begrenzten Funktionen an.
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6. Integration: Falls Sie bereits andere Softwareanwendungen in Ihrem Unternehmen nutzen, prüfen Sie, ob das Umfragetool problemlos integriert werden kann, um Daten nahtlos zu synchronisieren und zu nutzen.
Hier erfahren Sie mehr über die API-Schnittstelle von Netigate
7. Support und Schulung: Ein zuverlässiger Kundensupport und Schulungsmaterialien können entscheidend sein, um das Beste aus Ihrem Umfragetool herauszuholen. Stellen Sie sicher, dass der Anbieter entsprechende Ressourcen bereitstellt.
Hier erfahren Sie mehr über das Netigate Consulting-Team
Die Auswahl der richtigen Umfragesoftware erfordert sorgfältige Überlegungen und Recherche. Nehmen Sie sich Zeit, um verschiedene Optionen zu prüfen und sicherzustellen, dass das von Ihnen gewählte Tool Ihren Anforderungen entspricht. Netigate ist ein herausragendes Beispiel für ein Umfragetool, das viele dieser Kriterien erfüllt, aber es gibt auch viele andere erstklassige Optionen auf dem Markt. Indem Sie diese Faktoren berücksichtigen, können Sie sicherstellen, dass Sie das richtige Werkzeug für Ihre Umfrageprojekte finden.
Warum Netigate als Umfragetool wählen?
Netigate ist ein Beispiel für ein Umfragetool, das eine breite Palette von Vorteilen bietet:
- Benutzerfreundlichkeit: Netigate zeichnet sich durch eine intuitive Benutzeroberfläche aus, die die Erstellung von Umfragen erleichtert.
- Anpassungsmöglichkeiten: Sie können Umfragen in Netigate an Ihre individuellen Anforderungen anpassen.
- Datensicherheit: Netigate bietet Sicherheit und Schutz für Ihre Umfragedaten.
- Echtzeit-Analyse: Mit Netigate haben Sie sofortigen Zugriff auf Umfrageergebnisse, um aktuelle Trends zu erkennen.
- Skalierbarkeit: Netigate ist für Unternehmen jeder Größe geeignet und kann je nach Bedarf angepasst werden.
Netigate ist derzeit das Umfragetool der Wahl für über 1.500 Unternehmen. Setzen auch Sie auf die sichere und professionelle Umfragelösung für Unternehmen – buchen Sie hier Ihre individuelle Demo.
Fazit: Die Bedeutung von Umfragetools für datenbasierte Entscheidungsfindung
Umfragetools wie Netigate spielen eine wesentliche Rolle bei der Sammlung und Analyse von Feedback und Daten. Sie ermöglichen Unternehmen und Organisationen, wertvolle Einblicke zu gewinnen, ihre Produkte und Dienstleistungen zu verbessern und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.
In diesem Blogbeitrag haben wir die grundlegenden Schritte zur Erstellung einer Umfrage mit moderner Umfragesoftware erläutert, wobei Netigate als Beispiel diente. Wenn Sie nach einem zuverlässigen Umfragetool suchen, sollten Sie sich die vielfältigen Optionen auf dem Markt ansehen und dasjenige auswählen, das am besten zu Ihren spezifischen Anforderungen passt.
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