Fragebogen optimieren – Tipps, die Ihre Umfragen verbessern!

Was gilt es beim Fragebogen optimieren zu beachten? Fragebögen können eine Wissenschaft sein. Unabhängig davon, welche Art von Umfrage Sie durchführen möchten, sollten Sie beim Erstellen Ihres Fragebogens einige allgemeine Punkte beachten. Um eine hohe Rücklaufquote zu erreichen und möglichst wenige Abbrecher zu haben, ist es wichtig, es den Befragten so einfach wie möglich zu machen. Unterschiedliche Arten von Feedbackfragen erfordern unterschiedliche Möglichkeiten zur Beantwortung.

In unserem Netigate-Webinar im August sprachen wir darüber, wie Sie Ihre Befragungen richtig vorbereiten und gestalten, um aussagekräftige Ergebnisse für Ihr Unternehmen zu erzielen. Darauf aufbauend vertieften wir in unserem September-Webinar das Thema Fragebogenentwicklung und gaben Tipps dazu, wie Sie Ihren Fragebogen so optimieren, um eine hohe Teilnahmebereitschaft zu erzielen. Die Erkenntnisse aus diesen beiden Webinaren fassen wir Ihnen in diesem Artikel als Tipps zur Fragebogenerstellung zusammen.

Vor der Erstellung eines Fragebogens

Wenn es um Umfragen geht, muss zunächst das Fragebogenziel definiert werden: Welche Ergebnisse soll die Umfrage liefern?

Die allgemeine Suchanfrage und andere resultierende Fragen sollen diese Ergebnisse liefern.

Wenn Sie beispielsweise feststellen möchten, wie sich die Zeit auf die Leistung der Mitarbeiter auswirkt, könnten die Unterfragen wie folgt aussehen: 

• Ist die Stimmung bei warmen Temperaturen besser?
• Macht Regen schlechte Laune?
• Inwieweit können technische Hilfsmittel wie Heizung oder Klimaanlage die Leistung verbessern oder verschlechtern?

Theoretisch könnten beliebig viele Fragen gestellt werden. Im oben beschriebenen Beispiel könnte sich die Forschung beispielsweise mit einem Mitarbeiterbefragung-Tool nur auf die Mitarbeiter des Marketingunternehmens konzentrieren. Wurden die entsprechenden Untersuchungen bereits durchgeführt? Diese können bereits Antworten auf die Fragen enthalten, die Sie in Ihrer Umfrage beantworten wollten.

Fragebogen optimieren –  unterschiedliche Fragetypen

Bei der Erstellung des Fragebogens kommen verschiedene Arten von Fragen ins Spiel. Allerdings sind nicht immer alle von ihnen für die Erhebung relevant. Daher ist zunächst zu prüfen, welche Typen für ein bestimmtes Ziel besonders geeignet sind.

Darüber hinaus gilt jedoch für alle Arten von Fragen:

• Keine Suggestivfragen
• Keine hypothetischen Fragen
• Keine doppelte Negation
• Kein verwirrender Satzbau
• Kurze und prägnante Fragen
• Keine oder nur ein paar Fremdwörter
• Keine wertenden Fragen

Offene Fragen

Offene Fragen sind Feedbackfragen, die keine festen Antwortoptionen vorgeben. Sie fordern den Umfrageteilnehmer dazu auf, seine eigene Meinung oder Kenntnisse kundzugeben. Daher sind offene Fragen in Umfragen durch ein offenes Freitextfeld gekennzeichnet, in welchem eine Antwort formuliert werden kann.

Vorteile:

Sie haben vermutlich selbst bereits festgestellt, dass der gröβte Teil von Umfragen auf geschlossenen Fragen basiert, welche durch Multiple Choice Fragen oder Ordinalskalen gestellt werden. Diese Art von Fragen erhalten eine beschränkte Datenmenge, was die Auswertung recht einfach macht. Doch auch die Verwendung von offenen Fragen hat seine Vorteile:

• Als Einstiegsfrage werden die Teilnehmenden motiviert, ihre Erfahrungen zu teilen und können thematische Antworten auf Folgefragen geben.
• Wenn Sie neue Aspekte und Inhalte (z. B. Produktkategorien) entdecken müssen, an die der Studioleiter möglicherweise nicht gedacht hat.
• Der Fragebogen gab den Teilnehmenden einerseits die Möglichkeit, sich in eigenen Worten zu äußern, letzte Wünsche zu äußern oder andere Kommentare loszuwerden.

Geschlossene Fragen 

Geschlossene Fragen sind alle Fragen, die konkrete Antwortmöglichkeiten geben. Ein Vorteil ist, dass die Antwort schnell und einfach ist. Andererseits lassen sich die Ergebnisse leicht auswerten und zusammenfassen. Geschlossene Fragen beinhalten dichotome Fragen mit nur zwei gegensätzlichen Antwortmöglichkeiten (normalerweise ja oder nein):

Haben Sie bereits unsere Feedback Lösung ausprobiert? 

• Ja 
• Nein

Demografische Fragen

Demografische Fragen sind Fragen zur Person. Sie werden verwendet, um den Hintergrund der Teilnehmer zu erfahren. Mit demografischen Fragen lassen sich beispielsweise Zielgruppen eingrenzen oder die Relevanz von Umfragekandidaten ermitteln. Dazu gehören folgende Fragen:

• Alter
• Geschlecht
• Staatsangehörigkeit
• Beruf
• Konfession
• Wohnort

Weitere Fragen 

Offene und geschlossene Fragen können auch nach Inhalt und Funktion unterteilt werden. Daher sollten bei der Erstellung des Fragebogens auch andere Fragekategorien berücksichtigt werden:

Bewertungsfragen verwenden Bewertungsskalen, die numerisch oder textuell definiert werden können: Wie zufrieden sind Sie mit dem Produkt?

• sehr zufrieden 
• Nicht so zufrieden
• gar nicht zufrieden

Verhaltensfragen/ Überzeugungsfragen erfragen die Meinung, Überzeugung oder Beurteilung einer Person. So soll beispielsweise eine Aussage als wahr oder falsch eingestuft werden oder eine Einstellung kundgetan werden.

Lesen Sie: Fragebogen erstellen in Netigate mit 10 hilfreichen Tipps

Fragebogen optimieren – Unsere Tipps

1. Definieren Sie Themenblöcke und Inhalte klar

Bilden Sie beim Erstellen aus Ihren Fragen Themenblöcke, um Ihrem Fragebogen eine Struktur zu geben. Gehen Sie dabei vom Allgemeinen zum Speziellen und stellen Sie sicher, dass der „rote Faden“ vorhanden ist.

2. Formulieren Sie trennscharfe und erschöpfende Antwortkategorien

Um aussagekräftige Ergebnisse zu erhalten, müssen die Befragten genau verstehen welche Antwort sie im Fragebogen abgeben. Optimal sind 5er-Skalen. Den Befragten wird damit die Möglichkeit gegeben eine neutrale Mitte zu wählen, wenn die Antwort weder positiv noch negativ ausfallen soll. Bieten Sie zudem eine Ausweichkategorie wie „Ich weiß nicht/ Kann ich nicht beurteilen“ an, damit auch Teilnehmer, die nicht wissen wie sie die Frage beantworten sollen, eine Möglichkeit haben, wahrheitsgemäß zu antworten.

Download: Fragebogencheck – Tipps zur Optimierung durch Netigate Professional Services

3. Verwenden Sie maximal zwei verschiedene Skalen beim Fragebogen optimieren

An eine einheitliche Skala können sich die Befragten schnell gewöhnen und das Beantworten der Fragen fällt leichter. Daher empfehlen wir maximal zwei verschiedene Skalen beim Erstellen eines Fragebogen zu verwenden. Typisch hierfür sind die Skalen zur Zufriedenheit und zur Zustimmung.

4. Achten Sie auf eine einheitliche Skalenrichtung

Im gesamten Fragebogen sollte beim Erstellen eine einheitliche Skalenrichtung vorliegen. So vermeiden Sie, dass die Befragten aus Versehen eine falsche Antwort abgeben, weil sie den Skalenwechsel nicht bemerkt haben. Weisen Sie gegebenenfalls auf einen Skalenwechsel hin, wenn dieser nicht zu vermeiden ist.

5. Kombinieren Sie nicht mehrere Fragen zu einer

Fragen Sie beispielsweise nicht in einer Frage, wie der Kundenservice war und wie der Befragte das Know-How des Kundenservice einschätzt. Bevor Sie verallgemeinernde Fragen stellen wie „Wie zufrieden waren Sie mit unserem Kundenservice“?, fragen Sie vorab: „Haben Sie unseren Kundenservice schon einmal in Anspruch genommen?“. Dies macht die Antwortmöglichkeiten transparenter und schützt vor ungenauen Bewertungen.

6. Halten Sie beim Fragebogen optimieren die Anzahl der offenen Fragen so gering wie möglich

Sparen Sie offene Fragen nicht aus, platzieren Sie diese jedoch mit Bedacht beim Fragebogen optimieren. Wir empfehlen offene Fragen nur am Ende des Fragebogens zu stellen, beziehungsweise bei schlechten Bewertungen von relevanten Aspekten einzufügen. Als Ausnahme können Sie bei einzelnen Fragen die Antwortmöglichkeit „Sonstiges“, gefolgt von einem offenen Textfeld hinzufügen, wenn Sie Alternativen zu Ihren vorgefertigten Antworten erfahren möchten.

7. Platzieren Sie soziodemografische Fragen am Ende

Um die Abbrecherquote zu minimieren, sollten soziodemografische Fragen am Ende des Fragebogens gestellt werden. Die Befragten haben sich bereits die Zeit genommen alle Ihre Fragen zu beantworten, während Fragen zur eigenen Person zu Beginn des Fragebogens gegebenenfalls abschreckend wirken. Sind die Fragen jedoch wichtig für die Filterführung, können sie ausnahmsweise am Anfang abgefragt werden.

Lesen Sie: Checkliste für eine Befragung zur Employee Experience (EX)

8. Prüfen Sie die sprachliche Gestaltung der Fragen

Das Wichtigste, das Sie beim Schreiben beachten sollten, ist, dass alle Befragten die Fragen genau verstehen. Formulieren Sie diese klar und deutlich und vermeiden Sie branchenspezifische Wörter. Versuchen Sie, beim Formulieren Ihrer Fragen neutral zu sein, damit die Befragten nicht voreingenommen sind. Sowohl positive als auch negative Werte können die Antworten der Befragten beeinflussen. Prüfen Sie außerdem final die Rechtschreibung und Grammatik, um sich Peinlichkeiten zu ersparen.

9. Verwenden Sie Hintergrundvariablen beim Fragebogen optimieren

Um Ihre Umfragen möglichst kurz zu halten, können Sie beim Erstellen des Fragebogens bereits vorliegende Daten als Hintergrundvariablen einpflegen, die dann nicht mehr speziell abgefragt werden müssen. Im Fall einer Kundenbefragung könnte dies zum Beispiel das Produkt sein, das der Kunde gekauft hat.

10. Gestalten Sie einen Einleitungstext

Mit einem Einleitungstext bereiten Sie die Befragten auf den Fragebogen vor. Erläutern Sie den Grund für die Befragung, nennen Sie die voraussichtliche Länge und geben Sie den Zeitraum an, in dem die Befragung zur Verfügung steht. Außerdem können Sie in diesem Zusammenhang auch eine Ausfüllhilfe formulieren und Datenschutzhinweise geben, damit mögliche Fragen im Vorhinein geklärt werden und die Abbrecherquote gering gehalten wird.

11. Führen Sie einen Pretest durch

Lassen Sie eine Reihe von Kollegen die Umfrage testen und Feedback geben, bevor Sie diese verwenden. Bitten Sie sie, alles hervorzuheben, was sie nicht verstehen oder für am wenigsten plausibel halten. Auf diese Weise können Sie Ihre Fragen optimieren und sicherstellen, dass die Empfänger sie einwandfrei verstehen.

12. Passen Sie die Fragebogenlänge Ihrer Zielgruppe an

Seien Sie sich im Klaren darüber, wen Sie befragen und wie hoch die Bereitschaft Ihrer Zielgruppe ist, an der Befragung teilzunehmen. Wenn Sie Befragungen zur gleichen Thematik, aber an verschiedene Zielgruppen, versenden, ist es nötig diese inhaltlich anzupassen, um eine möglichst hohe Teilnahmebereitschaft zu generieren.

Wenn Sie unsere 12 Tipps für die Erstellung Ihrer künftigen Fragebögen beachten, steht einer erfolgreichen Umfrage nichts mehr im Wege!

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