onboarding för medarbetare

Vet du vad dina nya medarbetare tycker om ditt företag och onboaringprocessen? Vet du att en uppföljning av er onboarding är ett perfekt sätt att ta reda på det? En onboardingenkät ger dessutom värdefull information för att skapa de bästa förutsättningarna för trivsel på jobbet. I den här artikeln ger vi dig en guide till en framgångsrik onboarding och hur du mäter resultatet av den. 

Det blir allt viktigare för anställda att känna en koppling till företaget de jobbar på. Enligt talent management-företaget Taleo, som undersökt sambandet mellan att nyanställda tar till sig organisationskulturen och produktivitet, så ökar både produktivitet och prestation snabbare ju fortare det går för den nyanställde att komma in i jobb och arbetsplatskultur. För att skapa medarbetarnöjdhet och engagemang är det viktigt för alla företag att kontinuerligt utveckla och förbättra sina onboardingprogram.

Onboarding för medarbetare är visserligen en investering, men det är också grunden till en långsiktig relation mellan arbetsgivare och arbetstagare. Från dag ett på den nya arbetsplatsen är det viktigt att stötta medarbetare och visa hur de kan arbeta mot de övergripande verksamhetsmålen.

Genom att kombinera en väl genomtänkt och genomförd onboarding med en fokuserad och relevant onboardingenkät kan du få fördjupad insikt. Hjälp dina team att jobba mer effektivt, och bli dessutom i förlängningen en mer attraktiv arbetsgivare, både för nuvarande och framtida medarbetare.

Effektiv onboarding – struktur och fördelar

Fortfarande inte övertygad? Enligt Taleo, finns det flera fördelar med att analysera och förbättra ett företags onboardingprogram:

  • Minskad kostnad för enkäter om onboardingprocessen, mindre HR-administration, mindre förlust p.g.a. låg produktivitet och reducerade kostnader till följd av otillräcklig onboarding.
  • Ökad medarbetarnöjdhet och produktivitet.
  • Större lojalitet till företaget.
  • Mer information om hur onboardingen kan förbättras.

Dr. Talya N. Bauer föreslog ett par nyckelord i artikeln “Onboarding new employees: maximising success”. Nyckelord som är en god hjälp till att skapa eller utvärdera onboardingprocessen:

  1. Compliance. Det gäller att nyanställda är medvetna om vilka regler och lagar som gäller inom företaget.
  2. Clarification. Se till att nyanställda förstår vilka uppgifter de ansvarar för samt vad som förväntas av dem.
  3. Culture. Formella regelverk är viktiga, men informella regler och normer är minst lika viktiga. Informella regler förbises ofta eftersom de uppfattas som självklara av alla i företaget.
  4. Connection. Skapa en relation med den nyanställde och förklara allt som behövs för att medarbetaren ska komma igång och så snabbt som möjligt och börja med arbetet.

En steg-för-steg-guide till onboarding av nya medarbetare

Här tipsar vi om viktiga saker att tänka på under och efter onboardingprocessen:

Steg 1: Onboarding innan anställningens start

Företagets varumärke och kärnvärde. Företagets kärnvärderingar ska tydligt framgå och även kommuniceras av medarbetarna för att spegla företagets identitet. Dela med dig av dessa värderingar till kandidaten innan anställningen börjar. Gör företagets kärnvärden tydliga i jobbeskrivning, på hemsida och på kontoret för att försäkra att det är rätt person för jobbet. Det är viktigt att företagets varumärke och kärnvärde är tydligt definierat.

Ha information för medarbetare tillgängligt online. Att ta del av denna information bör vara en del av introduktionen, innan medarbetarens första arbetsdag. Det hjälper för medarbetaren att vara förberedd och engagerad inför jobbstart. Det leder också till att det går lättare att uppnå högre produktivitet och anpassning till företaget

Definiera vilka roller berörda parter har. Onboardingprocessen involverar flera olika avdelningar, till exempel IT, HR, ekonomi, kontorschefen med fler. Beskriv varje avdelnings roll i onboardingprocessen så att flödet ska gå så smidigt som möjligt.

Steg 2: Onboarding vid anställningens början

Ring och gratulera till det nya jobbet. Ta en fika och följ upp så fort som möjligt efter att anställningsavtalet undertecknats.

Ge möjligheten för den nyanställde att få stöd av en mentor, och tillgång till utbildningar och resurser för att komma igång.

Säkerställ att det praktiska är på plats genom att kontorsplatsen är redo. Se till att sådant som dator, telefon, nyckelbricka, kontorsmaterial och eventuellt annat som behövs finns på plats. Viktigt är också att den nyanställda på ett enkelt sätt kommer igång med wifi, koder, inlogg, behörigheter och annat. 

Fira in den nya medarbetaren, se till att hen känner sig välkommen och att företaget är glada över nytillskottet.

Fortsätt med onboardingen i ett par månader ända upp till ett år tills personen känner sig bekväm och engagerad i företaget.

Steg 3: Efter onboardingen

När onboardingen är slut är det dags att skicka ut en undersökning om hur medarbetaren uppfattar onboardingprocessen. En onboardingenkät mäter den nya medarbetares attityder och upplevelser av rekryterings- och onboardingprocessen på företaget. Ställ relevanta frågor om processen och se till att medarbetaren får tillräckligt med information för att kunna delta i undersökningen.

När svaren har samlats in kommer det att tydligt framgå vad som har fungerat bra och vad som varit mindre bra. Frågan som ska vara i fokus för analysen av detta är: “Hur kan medarbetarna få en ännu bättre onboarding nästa år?” Där målet är att få medarbetarna att vilja stanna på ditt företag och bidra till dess utveckling.

Efter att den nödvändiga feedbacken från enkäten har kommit in, är det dags att börja titta på eventuella förändringar. Analysera feedbacken och se till att de fungerande arbetssätten blir en del av verksamhetens riktlinjer för onboarding. Om detta genomförs på rätt sätt så kommer företaget dessutom få en god grund för en effektiv onboarding. Kom ihåg att företaget på sikt kommer tjäna på detta.

Employees during on boarding

Bra onboarding frågor – några exempel 

Netigates onboardingenkät för nya medarbetare har både fritextalternativ och påståendefrågor. På så vis får du så mycket feedback som möjligt av de nyanställda. Netigates enkätverktyg för onboarding är utformat från grunden för att förbättra ditt företags onboardingprocess. Detta är områden som vi täcker:

Ange hur du ställer dig till följande påståenden på en skala från 1 (Håller inte alls med) till 5 (Håller med fullständigt):

  • Jag är nöjd med stödet jag fick under introduktionen på företaget
  • Jag känner jag mig välkommen på företaget
  • Att arbeta på företaget gör mig stolt
  • Jag kan se mig själv arbeta på företaget under det kommande året

Svar som är på den lägre delen av skalan är de viktigaste att analysera och åtgärda så fort som möjligt.

Styrkan med feedbacken från en onboardingenkät

Det sista steget av onboardingen är ett av det viktigaste. En onboardingprocess är inte färdig förrän responsen från mätningen av denna har samlats in och analyserats.

Med Netigates onboardingenkäter kan du som arbetsgivare få detaljerad information om hur nyanställda upplever introduktionen av den nya arbetsplatsen. Det är både viktigt för att försäkra att onboardingen är bra och för att den nya medarbetaren anonymt kan indikera sådans som eventuellt var mindre bra. Om så skulle vara fallet kan förbättringsåtgärder behövas. Mät därför varje steg av onboardingprocessen i enkäten: första intrycket, rekryteringsprocessen, första arbetsdagarna, första veckan, första månaden och upp till ett år på den nya arbetsplatsen.

Olika företag kan behöva utforma frågorna i undersökningen utifrån respektive bransch. En onboardingenkät är dock alltid värdefull för att få mer information om medarbetarens inledande period – oavsett inom vilken sektor företaget verkar.

Netigate hjälper dig utforma onboardingenkäter, anpassade till ditt företags behov. Vi finns här om du vill utvärdera och förbättra ditt företags onboardingprocess och samtidigt minska personalomsättningen.

Läs mer om detta i vår E-bok: Så mäter du medarbetarengagemang kontinuerligt.