Ihr Schritt-für-Schritt-Plan für ein perfektes Mitarbeiter-Onboarding

Ein guter Start ist für den Beginn einer erfolgreichen Berufstätigkeit schon die halbe Miete. Daher ist ein gelungenes Mitarbeiter-Onboarding auch so wichtig. Und doch scheitern Onboardings immer wieder: Woran liegt dies? Und: Wie können Sie einen effizienten Onboarding-Prozess aufsetzen? Antworten auf diese Fragen finden Sie in diesem Beitrag. Außerdem liefern wir Ihnen einige Beispiel-Fragen für eine gelungene Onboarding-Umfrage unter Ihren neuen Mitarbeitern.

Warum das Onboarding neuer Mitarbeiter so wichtig ist

Heutzutage wird es immer wichtiger, dass sich Mitarbeiter mit dem Unternehmen, für welches sie arbeiten, verbunden fühlen. Denn je schneller sich neue Mitarbeiter eingelebt haben, desto eher steigern sich ihre Leistung und Produktivität. Die Wirkung ist bewiesen: Die Zeit bis zur Rentabilität wird verkürzt, und neue Mitarbeiter sind produktiver, wie zahlreiche Studien beweisen. Daher ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, ihren Einstiegsprozess ständig weiterzuentwickeln und zu verbessern, um Mitarbeiter zu binden und die Leistung neuer Mitarbeiter zu steigern.

Das Onboarding neuer Mitarbeiter ist zwar eine Investition, aber auch die Grundlage für eine langfristige Beziehung zwischen Arbeitgeber und neuem Mitarbeiter. Es ist wichtig, Mitarbeiter vom ersten Tag an zu unterstützen und ihnen zu zeigen, wie sie zu den allgemeinen Unternehmenszielen beitragen können.

Durch die Kombination eines soliden, zusammenhängenden Einarbeitungsprozesses z.B. mit gezielten Onboarding-Befragungen erhalten Sie bessere Einblicke in Ihr Unternehmen, ermöglichen Ihren Teams effizienter zu arbeiten und sind letztendlich ein attraktiverer Arbeitgeber für aktuelle und zukünftige Angestellte.

Vorteile und Struktur eines effektiven Mitarbeiter-Onboarding Prozesses

Laut dem Talent Management-Anbieter Taleo bietet die Analyse und Verbesserung des Mitarbeiter Onboarding Prozesses eines Unternehmens mehrere Vorteile:

• Reduziert die Kosten für Onboarding-Formulare, HR-Verwaltungskosten, Produktivitätsverluste oder andere Kosten, die durch schlechtes Onboarding verursacht werden
• Verbesserte Arbeitszufriedenheit und Produktivität
• Erhöhte Loyalität zum Unternehmen
• Einblicke in die Verbesserung des Onboarding-Prozesse

Wenn es an der Zeit ist, den Mitarbeiter Onboarding Prozess zu erstellen oder zu überarbeiten, berücksichtigen Sie die folgenden Komponenten, welche Dr. Talya N. Bauer 2010 in ihrem Artikel „Onboarding new employees: maximising success.“ vorgeschlagen hat.

1. Compliance. Informieren Sie die neuen Mitarbeiter über die grundlegenden Richtlinien und rechtlichen Regeln im Unternehmen.
2. Clarification. Stellen Sie sicher, dass die neuen Mitarbeiter ihre Verantwortlichkeiten und Aufgaben in ihren neuen Jobs verstehen.
3. Culture. Formale Regeln sind sicherlich wichtig, aber das Informieren über informelle Regeln und Normen ist mindestens genauso wichtig. Denn diese informellen Regeln werden häufig übersehen, da sie für die übrigen Mitarbeiter des Unternehmens im Allgemeinen offensichtlich sind.
4. Connection. Stellen Sie eine zwischenmenschliche Beziehung zum neuen Mitarbeiter her und erklären Sie wichtige Informationen, um den Mitarbeiter auf den aktuellen Stand zu bringen, damit er mit der Arbeit beginnen kann.

Download: Zehn Tipps: Wie Ihnen Online-Befragungen im HR-Bereich helfen können

Was macht ein erfolgreiches Onboarding aus?

Onboarding ist nicht nur Angelegenheit für Führungskräfte oder die Personalabteilung. Unser Tipp: Holen Sie das ganze Team mit ins Boot. Neben den technischen Kleinigkeiten, wie einem Mitarbeiter-Handbuch und dem Einrichten des Arbeitsplatzes spielt das Zwischenmenschliche die entscheidene Rolle. Sorgen Sie dafür, dass der neue Mitarbeiter einen Ansprechspartner hat, der sich um dessen Integration bemüht. Während ein Mentor vor allem dafür sorgt, dass der neue Kollege schnell sein Potential entfalten kann, sollte der generelle Ansprechpartner für das Zwischenmenschliche sorgen. Oft reicht es schon, als Team ein Mittagessen oder ein entspanntes After-Work-Event zu planen.

Ganz wichtig: Machen Sie es neuen Kollegen leicht, in dem Sie vor internen Stolpersteinen warnen ohne zu wettern. Damit vermeiden Sie, dass diese nicht sofort in die Fettnäpfchen-Falle treten.

Ein Schritt-für-Schritt-Plan für das Mitarbeiter-Onboarding

Diese Punkte sollten Sie vor, während und nach der Einarbeitung der Mitarbeiter beachten:

Schritte vor dem Onboarding

1. Mitarbeiter-Branding. Stellen Sie sicher, dass Ihre Unternehmenswerte den neuen Mitarbeitern mitgeteilt und demonstriert werden, um eine Verbindung mit der Identität des Unternehmens herzustellen. Teilen Sie diese Grundwerte auch dem Kandidaten vor der Einstellung mit, um sicherzustellen, dass er die richtige Person für den Job ist. Es ist auch wichtig, dass die Richtlinien Ihres Unternehmens hier definiert werden.
2. Bieten Sie Online-Schulungen an. Machen Sie diesen Teil der Einführung vor dem ersten Arbeitstag des Mitarbeiters. Dadurch wird der neue Mitarbeiter besser auf den ersten Tag vorbereitet und kann sich schneller auf die neuen Aufgaben einstellen. Dies wiederum führt zu einer höheren Produktivität und einer einfacheren Anpassung für den Mitarbeiter. Dadurch bekommt der Mitarbeiter auch die Möglichkeit, sich besser auf den ersten Arbeitstag vorbereitet zu fühlen.
3. Bestimmen Sie die Rollen aller Beteiligten. An dem Onboarding-Prozess sind viele verschiedene Abteilungen beteiligt, z.B. die IT-, Finanz- und Personalabteilung, der Büroleiter usw. Bestimmen Sie die Aufgaben aller Beteiligten im Onboarding-Prozess, um die Onboarding-Aktivitäten so effizient wie möglich zu gestalten.

Während des Onboardings

1. Rufen Sie an und gratulieren Sie noch einmal zu dem neuen Job – treffen Sie sich auf einen Kaffee oder zu einem Follow-up-Meeting, sobald ein Vertrag unterschrieben ist.
2. Stellen Sie dem neuen Mitarbeiter einen unterstützenden Mentor, sowie die grundlegenden Tools zur Verfügung, um sich in seine neue Rolle einzufinden.
3. Feiern Sie die Einstellung des neuen Mitarbeiters und stellen Sie sicher, dass er / sie weiß, dass Sie froh sind, ein neues Mitglied des Teams zu haben.
4. Halten Sie den Einstiegsprozess bis zu einem Jahr lang aufrecht, um sicherzustellen, dass sich die Person im Unternehmen wohlfühlt.

Nach dem Onboarding

Wenn der Onboarding-Prozess abgeschlossen ist, ist es Zeit die Onboarding-Umfrage der Mitarbeiter vorzubereiten. In einer  Mitarbeiter Onboarding-Umfrage werden die Wahrnehmungen und Erfahrungen der neuen Mitarbeiter im Rekrutierungs- und Einarbeitungsprozess des Unternehmens gemessen. Stellen Sie relevante Fragen zum Prozess und stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter genügend Informationen zum Ausfüllen der Umfrage erhält.

Nachdem die Antworten aus der Umfrage gesammelt wurden, sollten Sie hoffentlich herausfinden, ob Sie im Onboarding-Prozess Ihres Unternehmens etwas beibehalten oder ändern müssen. Konzentrieren Sie sich auf die Frage: „Wie können Sie Ihren Mitarbeitern ein noch besseres Onboarding-Erlebnis für das nächste Jahr ermöglichen?“ Konzentrieren Sie sich auf das Hauptziel: Der Mitarbeiter möchte in Ihrem Unternehmen bleiben und gedeihen.

Nachdem Sie die erforderlichen Rückmeldungen aus der Umfrage erhalten haben, ist es an der Zeit mögliche Änderungen durchzuführen. Berücksichtigen Sie das Feedback und machen Sie die Arbeitsprozesse zu einem Teil der Unternehmenspolitik. Wenn dies ordnungsgemäß durchgeführt wird, verfügen Sie über die wesentlichen Bausteine für einen effizienten  Mitarbeiter Onboarding-Prozess. Ihr Unternehmen wird langfristig davon profitieren.

Beispielfragen für eine Mitarbeiter Onboarding-Umfrage

Der Fragebogen, der im Netigate Umfrage-Tool zum Onboarding-Prozess für Mitarbeiter bereitgestellt wird, ist eine Mischung aus Freitextoptionen und Statementfragen, mit denen sichergestellt wird, dass Sie von den neuen Mitarbeitern so viel wichtiges Feedback erhalten wie möglich. Das Netigate Onboarding Umfrage-Template von Netigate wurde sorgfältig entwickelt, um den Onboarding-Prozess Ihres Unternehmens zu verbessern. Im Rahmen unseres kostenlosen Test-Accounts können Sie den Fragebogen direkt aufrufen. 

Typische Feedback-Fragen für den Onboarding-Prozess

Welche Feedbackfragen sollten Sie Ihren „Neuen” zu ihren Onboarding Erfahrungen stellen? Sie könnten sie dazu auffordern, auf einer Skala von 1 bis 5 oder zum Beispiel von exzellent über gut, mittelmäßig, ausreichend bis hin zu schlecht ihre Erfahrungen in den folgenden Bereichen zu bewerten:

• Kommunikation mit der Personalabteilung vor der Anstellung
• Prozess der Neuanstellung und administrative Arbeiten
• Klare Kommunikation von Trainingsbedürfnissen
• Klare Kommunikation von Grundsätzen und Erwartungen
• Verhältnis von Arbeitsplatz und Aufgaben im Vergleich zur Jobbeschreibung
• Gesamteindruck des Onboarding Prozesses

Fügen Sie außerdem ein Textfeld für Kommentare hinzu, so kann Ihr neuer Mitarbeiter seine Antwort weiter ausführen, falls nötig.

Bewerten Sie auf einer Skala von 1 (trifft überhaupt nicht zu) bis 5 (trifft voll und ganz zu) die folgende Statementfrage:

Ich…

• …bin mit der Unterstützung bei der Einführung im Unternehmen zufrieden
• …fühle mich in der Firma willkommen
• …bin stolz darauf, in der Firma zu arbeiten
• …sehe mich auch noch in einem Jahr im Unternehmen

Die Antworten im unteren Bereich der Skala sind für Sie am wichtigsten.

Wie effektiv ist Ihr Onboarding? 

Dieser letzte Schritt des Mitarbeiter Onboarding Prozesses ist vermutlich der Wichtigste – Ihr Onboarding ist ohne eine Umfrage zur Bewertung der Effektivität einfach nicht vollständig.

Mit Tools wie den Onboarding-Umfragen von Netigate können Sie als Arbeitgeber herausfinden, wie neue Mitarbeiter ihre Einführung in Ihrem Unternehmen erleben. Dies ist wichtig, um sicherzustellen, dass das Onboarding nicht nur korrekt durchgeführt wird und damit der neue Mitarbeiter Ihnen anonym mitteilen kann, wenn er mit der Einarbeitung nicht zufrieden ist. Wenn er nicht zufrieden ist, können Sie Maßnahmen zur Verbesserung ergreifen. Lassen Sie jeden Schritt des Prozesses in der Umfrage beurteilen: Erster Eindruck, Einstellungsprozess, erste Arbeitstage, erste Woche und erster Monat und bis zu einem Jahr im Job.

Verschiedene Unternehmen müssen geeignete Fragen verwenden, die auf ihre jeweiligen Branchen zugeschnitten sind. Jedoch liefert eine Mitarbeiter-Onboarding-Umfrage unabhängig von Ihrer Branche wichtige Einblicke in die entscheidenden ersten Tage, an denen der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen beschäftigt war.

Wenn Sie den Onboarding-Prozess Ihres Unternehmens bewerten sowie verbessern und auch die Mitarbeiterfluktuation senken möchten, lassen Sie es uns wissen! Netigate hilft Ihnen dabei, eine Mitarbeiterumfrage zu erstellen, die auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.

Netigate stellt Ihnen die Instrumente zur Verfügung, die Sie benötigen, um eine erfolgreiche Mitarbeiterbefragung durchzuführen. Onboarding, Puls-, Exit- und jährliche Befragungen sind nur einige Beispiele für Lösungen, die wir anbieten. Nie war es leichter von Ihrer Mitarbeitern zu lernen.

Hier können Sie eine Beispielumfrage erstellen oder sich für einen gratis Testaccount registrieren. Oder rufen Sie uns direkt an unter: +49 (0) 69 271 473 820