Mitarbeiterbefragung: Ihr ultimativer Leitfaden

Der Wettbewerb um die besten Talente am Markt ist groß – eine Feedback-Kultur ermöglicht Ihnen, der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein. Mithilfe einer gut durchgeführten Mitarbeiterbefragung kann jedes Unternehmen die Zufriedenheit und Produktivität seiner Mitarbeiter*innen steigern. In diesem Leitfaden erfahren Sie alles was Sie über eine Mitarbeiterbefragung wissen müssen.

Was ist eine Mitarbeiterbefragung?

Bei einer Mitarbeiterbefragung handelt es sich um eine im Unternehmen intern durchgeführt Umfrage, die die Meinungen und Einschätzungen der Mitarbeiter*innen erfasst.

Bei der Durchführung von Mitarbeiterbefragungen ist häufig beabsichtigt, so viele Bereiche wie möglich aus dem Leben der Belegschaft im Unternehmen abzudecken. Dazu gehören z.B. das psychologische und physiologische Arbeitsumfeld, die Kommunikation mit dem Management und das Verhältnis zu Kolleg*innen.

In Ihrer Befragung können Sie aber auch zielgerichteter vorgehen und sich auf die Bereiche fokussieren, die für Ihre Organisation besonders wichtig sind. Eine Mitarbeiterbefragung ist so individuell wie jedes Unternehmen und doch verfolgen alle das gleiche Ziel: den Arbeitsplatz zur besten Option für die Mitarbeiter*innen machen.

Welche Arten von Mitarbeiterbefragungen gibt es?

Mit Mitarbeiterbefragungen können Sie viele Themenbereiche abdecken. Folgend haben wir Ihnen die wichtigsten Anlässe zusammengefasst:

Mitarbeiterzufriedenheit

Eine unternehmensweite Befragung zur Mitarbeiterzufriedenheit gibt Aufschluss über das Klima in Ihrem Unternehmen. Sie können erkennen was in Ihrem Unternehmen bereits gut funktioniert und wo gegebenenfalls Verbesserungspotenziale bestehen.

Mitarbeiterengagement mit dem eNPS

Mit der Employee Net Promoter Score (eNPS) Befragung, können Sie das Engagement Ihrer Belegschaft schnell und einfach messen. Der eNPS baut auf einer einzigen Frage auf, bei der die Mitarbeiter*innen auf einer Skala von null bis zehn antworten, wie geneigt sie sind, ihren Arbeitgeber weiterzuempfehlen. Die zentrale Frage zur Messung des Mitarbeiterengagements lautet: „Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie Ihren Arbeitgeber einem Familienmitglied oder Freund empfehlen?“

360°-Führungskräfte-Feedback

Beim klassischen 360°-Feedback werden Führungskräfte durch vier verschiedene Ebenen bewertet. Befragt werden die übergeordnete Führungskraft, die Kolleg*innen derselben Ebene, die unterstellten Mitarbeiter*innen, sowie die Führungskraft selbst mittels einer Selbsteinschätzung. So ist ein umfassender Abgleich zwischen Fremd- und Selbsteinschätzung möglich und Sie können Stärken und Schwäche aufdecken, um Ihre Führungskräfte gezielt weiterentwickeln.

Onboarding Befragung

Für die Mitarbeiterzufriedenheit und eine schnelle Eingliederung ins Team ist es wichtig, die Einstellungs- und Anfangsphase am Arbeitsplatz für jede/n neue/n Mitarbeiter*in so positiv wie möglich zu gestalten. Mit einer Onboarding-Befragung erhalten Sie die Informationen, die Sie benötigen, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter*innen all das erhalten, was Sie benötigen. Zudem gewinnen Sie wertvolles Feedback dazu, wie der Recruiting-Prozess wahrgenommen wird und welchen ersten Eindruck das Unternehmen hinterlässt.

Exit-Interview

Den Arbeitgeber zu wechseln gehört zu den meisten Karrieren dazu. Es kommt allerdings genauso häufig vor, dass Mitarbeiter*innen ihr Arbeitsverhältnis beenden, da sie unzufrieden mit dem Arbeitsplatz, ihren Aufgaben oder dem Management sind. Es ist wesentlich günstiger Mitarbeiter*innen langfristig zu halten, als Neue zu rekrutieren. Exit-Interviews liefern Ihnen die Informationen, die Sie benötigen, um ein noch besserer Arbeitgeber zu werden und um zu verhindern, dass Sie Ihre besten Mitarbeiter*innen verlieren.

Pulsbefragung

Bei einer Pulsbefragung handelt es sich um eine in regelmäßigen Abständen durchgeführte Mitarbeiterbefragung, die die Entwicklung Ihrer KPIs und anderer wichtiger Aspekte im Zeitverlauf widerspiegelt. Anders als bei jährlichen Mitarbeiterbefragungen, die meist nur eine Momentaufnahme zeigen, machen es Mitarbeiter-Pulsbefragungen möglich, Veränderungen und Verbesserungen in der Mitarbeiterzufriedenheit im Gesamtbild und über das ganze Jahr hinweg zu sehen.

Was gilt es bei Ihrer Mitarbeiterbefragung zu beachten?

Für die erfolgreiche Durchführung einer Mitarbeiterbefragung müssen grundlegende Rahmenbedingungen erfüllt werden:

• Die Anonymität der Teilnehmer*innen ist zu wahren. Die Mitarbeiter*innen müssen sich sicher fühlen. Sollten daran Zweifel bestehen, wird sich dies in Ihrer Antwortrate widerspiegeln.
• Die Datenschutzbestimmungen sind einzuhalten. Beziehen Sie Ihre/n Datenschutzbeauftragte*n in den Erstellungsprozess mit ein und informieren Sie Ihre Mitarbeiter*innen weitreichend über die Befragung.
• Informieren Sie frühzeitig und umfangreich. Nutzen Sie die verschiedenen Kanäle Ihres Unternehmens, um umfassend über die anstehende Mitarbeiterbefragung zu informieren. Klären Sie Ihre Mitarbeiter*innen in diesem Anschreiben über die Durchführungsphase, die Dauer und die Ziele auf.
• Binden Sie Ihren Betriebsrat ein. Durch diese Unterstützung wird das Vertrauen Ihrer Belegschaft in die Befragung gesteigert und Ihre Antwortrate erhöht.
• Formulieren Sie die Fragen mit Bedacht. Bei der Erstellung eines Fragebogens kann viel falsch gemacht werden. Lesen Sie hier unsere Tipps, wie Sie einen optimalen Fragebogen erstellen.
• Kommunizieren Sie die Ergebnisse. Informieren Sie Ihre Belegschaft über die Ergebnisse der Befragung und erläutern Sie welche Maßnahmen folgen. Ohne anschließende Kommunikation und abgeleitete Maßnahmen, entsteht der Eindruck, dass das gegebene Feedback nichts verändern wird, was die Teilnahmebereitschaft bei künftigen Befragungen minimiert.

Wie wird eine Mitarbeiterbefragung durchgeführt?

Bei der Durchführung handelt es sich um einen Prozess, der sich in drei Abschnitte gliedern lässt: Vorbereitung, Datenerhebung und Auswertung.

Vorbereitungsprozess

Zunächst sollten Sie herausarbeiten, welche Ziele Sie mit der Durchführung Ihrer Mitarbeiterbefragung verfolgen. Dies hilft Ihnen sowohl bei der anschließenden Fragebogenerstellung, als auch bei der Auswertung der Ergebnisse. Außerdem sorgen Ziele für mehr Transparenz im Unternehmen, da jede*r Mitarbeiter*in erkennen kann, weshalb die Teilnahme an der Befragung wichtig ist.

Sobald die Ziele feststehen, kann der Fragebogen erstellt werden. Die Fragen und der rote Faden richten sich nach diesen Zielen. Netigate hat eine große Anzahl an Fragebogen-Vorlagen für Ihre Umfragen zusammengestellt oder Sie können ein einfaches Drag-and-Drop-Tool nutzen. Auf diese Weise erstellt jedes Unternehmen seine eigenen, personalisierten Befragungen. Vergessen Sie nicht den Fragebogen vor Befragungsstart gründlich zu testen und auf Fehler zu prüfen.

Datenerhebungsprozess

In dieser Phase wird der Fragebogen entweder online oder in Papierform an Ihre Mitarbeiter*innen gesendet. Achten Sie darauf, im Anschreiben die geschätzte Beantwortungsdauer anzugeben, um die Teilnahmebereitschaft zu erhöhen. Generell sollte ein Fragebogen nie länger als 10-15 Minuten Beantwortungszeit in Anspruch nehmen.

Dieser Prozess sollte in der Regel circa drei bis vier Wochen andauern, ist aber abhängig von der Größe Ihres Unternehmens und wie viele Mitarbeiter*innen Sie – womöglich sogar international – erreichen möchten.

Auswertungsprozess

Ist die Datenerhebungsphase abgeschlossen, gilt es die Ergebnisse möglichst zeitnah auszuwerten, um den aktuellen Ist-Zustand Ihres Unternehmens zu erfassen. Die Ergebnisse sollten in Ergebnisberichten übersichtlich dargestellt werden, damit auf einen Blick erkenntlich ist, welche Bereiche gut funktionieren und wo Verbesserungen angestrebt werden sollten. Es folgen die Ergebnispräsentationen an die Geschäftsführung und eine erste Benachrichtigung der Mitarbeiter*innen.

Das Netigate-Reporting ist so konzipiert, dass auch sehr große Datenmengen in hoher Geschwindigkeit verarbeitet werden können. Ergebnisse können nach Bedarf gefiltert werden, etwa nach Einzelantworten oder zeitlichem Verlauf. So erhält Ihr Unternehmen den Vorteil, auf negatives Feedback nicht nur reagieren, sondern gezielt agieren zu können. Ein weiteres Plus bietet das leistungsstarke Exportieren und Teilen der Daten: die im Detail analysierten, personalisierten und visualisierten Ergebnisse können direkt, inklusive Corporate Design, in eine PowerPoint-Präsentation oder PDF-Datei übertragen und per E-Mail an alle Beteiligten versendet werden.

Wie sollten Sie mit Ihren Ergebnissen umgehen?

An den Auswertungsprozess schließt sich die wichtigste Phase an: zielführende Maßnahmen entwickeln. Informieren Sie zunächst die Führungskräfte über den anstehenden Prozess und legen Sie einen groben Plan fest. Anschließend sollten in verschiedenen Workshops die Ergebnisse genau betrachtet und Maßnahmen formuliert werden. Kommunizieren Sie diese auch an alle Mitarbeiter*innen, damit diese sehen, dass der Feedback-Prozess vorangetrieben wird. Teilen Sie diesen auch begründet mit, wenn einzelne Umsetzungen Zeit benötigen. Ihre Belegschaft wird Verständnis dafür haben, solange sie sehen, dass Sie die Herausforderungen angehen.

Das wichtigste an einer Mitarbeiterbefragung ist, dass Sie als Unternehmen Taten folgen lassen. Anderenfalls kann es zu einer erhöhten Unzufriedenheit unter den Mitarbeiter*innen kommen, da sie sich von Ihnen nicht gehört fühlen und die Teilnahmebereitschaft an künftigen Umfragen wird sinken.

Wie oft sollten Sie eine Mitarbeiterbefragung durchführen?

Es gibt keinen allgemein gültigen und idealen Rhythmus für Befragungen. Ob regelmäßige Pulsbefragungen einmal im Monat oder zweimal im Jahr eine strukturiertere und formellere Befragung, es hängt von Ihrem Unternehmen, dem aktuellen Status und den Zielen ab, die Sie erreichen möchten. Sie sollten in Erinnerung behalten, dass Mitarbeiterbefragungen letztendlich so effizient sind wie die Zeit, Mühen und der Einsatz, die Sie in diese Umfragen fließen lassen. Lesen Sie außerdem mehr zur Häufigkeit und Regelmäßigkeit von Mitarbeiterbefragungen.

Führen Sie eine Mitarbeiterbefragung mit Netigate durch

Netigate stellt Ihnen die Instrumente zur Verfügung, die Sie benötigen, um Ihren Mitarbeiter*innen – an allen Touchpoints entlang der Employee Journey – zuzuhören. Onboarding, Puls-, Exit- und jährliche Befragungen sind nur einige Beispiele für Lösungen, die wir anbieten. Nie war es leichter von Ihrer Mitarbeiter*innen zu lernen.

Hier können Sie eine Beispielumfrage erstellen oder sich für einen gratis Testaccount registrieren. Oder rufen Sie uns direkt an unter:
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