Mitarbeiterbefragungen sind heutzutage ein wichtiger Bestandteil von Organisations- und Personalentwicklungsprozessen. Sie geben Aufschluss darüber, wo in Organisationen und Unternehmen Schwachstellen bestehen, sie liefern Informationen über die Mitarbeiterzufriedenheit und das Mitarbeiterengagement und sie bieten die Chance, Erfahrungen, Wissen und Kreativität der Mitarbeiter in Entscheidungsprozesse einzubinden.

Allerdings bestehen unter den Arbeitnehmern nicht selten Vorbehalte gegenüber Mitarbeiterbefragungen, da befürchtet wird, dass die Anonymität nicht gewährleistet ist und ehrliche Antworten möglicherweise Karrierechancen oder den Arbeitsplatz gefährden. Werden die Mitarbeiterbefragungen online durchgeführt kommen Bedenken wegen der Datensicherheit hinzu. Um möglichen Zweifeln und Sorgen entgegenzuwirken und um die Akzeptanz zu erhöhen, sollten Mitarbeiterbefragungen gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen erfolgen sowie freiwillig, anonym und transparent sein.

Transparenz schaffen und dadurch die Akzeptanz erhöhen

Machen Sie im Vorfeld der Mitarbeiterbefragung den Anlass und die Ziele der Umfrage deutlich. Damit signalisieren Sie Offenheit und zeigen Ihrer Belegschaft den Nutzen der Teilnahme auf. Lassen Sie an der Anonymität keine Zweifel aufkommen, indem  Sie über die genutzten Verfahren ausreichend informieren und beteiligen Sie, falls erforderlich, den Betriebsrat. Dadurch erhöhen Sie die Bereitschaft zur Teilnahme. Informieren Sie im Anschluss an die Befragung über die Ergebnisse und berichten Sie über Maßnahmen, die ergriffen wurden. Auch dies trägt entscheidend dazu bei, die Akzeptanz von Mitarbeiterbefragungen zu erhöhen.

Garantieren Sie Anonymität in Mitarbeiterbefragungen

Entscheidend für den Erfolg Ihrer Mitarbeiterbefragung ist die Wahrung der Anonymität – sowohl bei der Durchführung als auch bei der Auswertung. Ihre Mitarbeiter müssen sicher sein, dass vom Fragebogen keine Rückschlüsse auf ihre Identität gezogen werden können. Ist dies nicht der Fall, muss mit einer geringen Rücklaufquote und/ oder mit verfälschten Ergebnissen gerechnet werden: Gehen die befragten Mitarbeiter davon aus, dass ihre Identität erkennbar ist, beantworten sie die Fragen u. U. nicht wahrheitsgemäß, sondern so, wie sie denken, dass es erwünscht ist und keine negativen Folgen hat.

Was können Sie tun, um die Anonymität Ihrer Teilnehmer zu gewährleisten?

Zur Wahrung der Anonymität sollten Sie selbstverständlich keine identitätsbezogenen Daten (Namen, Adressen) abfragen. Aber auch Fragen nach der Dauer der Betriebszugehörigkeit, der Abteilung, oder nach dem Geschlecht, können die Anonymität aufheben. Ein zugespitztes Beispiel: Eine Filterung nach Abteilung und Geschlecht erlaubt dann eine eindeutige Zuordnung, wenn in einer bestimmten Abteilung nur eine weibliche Mitarbeiterin tätig ist. Erfassen Sie daher so wenig demografische Daten wie möglich, auch wenn diese tiefergehende Analysen ermöglichen. Möchten Sie diese Art von Informationen abfragen, können die Antworten nur auf freiwilliger Basis erfolgen.

Anonymität bei Online-Mitarbeiterbefragungen

Auch Mitarbeiterbefragungen werden wegen der zahlreichen Vorteile bei der Erstellung, Verteilung und Analyse zunehmend online durchgeführt. Bei Online-Mitarbeiterbefragungen sollte eine Aufhebung der Anonymität durch die Auswertung von E-Mail- oder IP-Adresse technisch ausgeschlossen werden. Wird mit einer professionellen Lösung gearbeitet, lassen sich Anonymität und Datenschutz hervorragend gewährleisten.

Planen Sie eine Mitarbeiterbefragung via E-Mail, sollte durch die Software-Lösung sichergestellt sein, dass:

  • jedem Teilnehmer zufallsgesteuert ein Link zu einem Online-Fragebogen ohne Personenbezug ausgestellt wird.
  • die individuellen Angaben der Befragten ohne Kennungsinformationen für die weitere Analyse bereitgestellt werden.
  • die Antwortdaten anonym ausgewertet und Ergebnisse nur in aggregierter Form dargestellt werden.

Führen Sie Ihre Mitarbeiterbefragung über einen offenen Link durch, ist dieser für jeden Teilnehmer identisch. Daher besteht keine eindeutige technische Verknüpfung von den abgegebenen Antworten zu den Teilnehmern. Es wird lediglich angezeigt, zu welchem Zeitpunkt ein Teilnehmer den Fragebogen bearbeitet hat. Weder Name noch IP-Adresse dürfen für den Durchführenden der Befragung ersichtlich sein.

Unser Tipp für eine anonyme Mitarbeiterbefragung:

Stellen Sie eine Liste mit Zugangsdaten (Benutzername/ Passwort) für die Teilnehmer zur Verfügung und lassen Sie diese vom Durchführenden der Befragung oder vom Betriebsrat nach einem Zufallsprinzip verteilen. Die Teilnehmer loggen sich über eine beliebige Internetseite in ihren individuellen Fragebogen ein und beantworten diesen.

Sicherheit der gewonnenen Daten: Datenübertragung und Datenarchivierung

Neben der Anonymität der teilnehmenden Mitarbeiter sollte auch sichergestellt sein, dass die erhobenen Daten nach geltendem Recht gespeichert, gesichert und verarbeitet werden. So ist zusätzlich zu einer Datenübertragung über eine SSL-verschlüsselte, sichere https-Verbindung entscheidend, wo die gesammelten Daten gespeichert werden:  Wo stehen die Server des Anbieters der von Ihnen genutzten Lösung? Vergewissern Sie sich, dass die Server nicht eventuell in einem Land stehen, in dem andere Datenschutzbestimmungen gelten. Darüber hinaus ist von Belang, ob die Räumlichkeiten in denen die Server untergebracht sind, hinreichend Schutz sowohl vor unbefugtem Zugriff als auch vor Feuer, Feuchtigkeit etc. bieten und dass die Stromversorgung ausfallsicher ist und dass Sicherheitsverletzungen überwacht und berichtet werden. Dies ist auch beim Netzwerkverkehr zu gewährleisten.

Fazit

Anonymität und Datensicherheit sind bei Online-Mitarbeiterbefragungen möglich. Wenn Sie beides durch die Auswahl einer geeigneten Lösung und die Art der gestellten Fragen garantieren, lassen Sie dies Ihre Mitarbeiter auch wissen. Schaffen Sie zudem Transparenz hinsichtlich des Ziels der Befragung und versäumen Sie nicht, über die Ergebnisse und die getroffenen Maßnahmen zu informieren. Dadurch erhöhen Sie die Akzeptanz von Mitarbeiterbefragungen in Ihrer Organisation und können diese als festen Bestandteil des Personalmanagements etablieren, um z. B. durch regelmäßige Befragungen herauszufinden, wie sich das Mitarbeiterengagement und die Mitarbeiterzufriedenheit entwickeln oder wie Sie mit Onboarding-Befragungen neuen Mitarbeitern den Einstieg erleichtern. Langfristig erhöhen Sie durch diese Beteiligung der Mitarbeiter deren Motivation und Bindung an Ihr Unternehmen.

Führen Sie schon Mitarbeiterbefragungen durch? Noch nicht? Vielleicht helfen Ihnen Netigates Lösungen weiter.