Bei der Auswertung eines Fragebogens gibt es eine Menge zu beachten. Das optimale Vorgehen hängt dabei von Ihrer Befragung ab. Dieser Leitfaden führt Sie durch die 5 wichtigsten Schritte, die Sie befolgen sollten, wenn Sie Ihre Umfrage auswerten.
1. Wo beginnt man beim Auswerten der Umfrage?
Wenn Sie Ihre Umfrage gut geplant und vorbereitet haben (wie in diesem Artikel beschrieben), sollten Sie als erstes Ihre Notizen aus der Planungsphase zur Hand nehmen. Wahrscheinlich ist es schon eine Weile her, dass Sie den Fragebogen erstellt haben, und es empfiehlt sich, sich noch einmal den Zweck vor Augen zu führen und sich daran zu erinnern, welche Art von Ergebnissen Sie suchen. Vermutlich werden Sie auch unerwartete Ergebnisse finden, aber wenn Sie ungefähr wissen, wonach Sie suchen wenn Sie die Umfrage auswerten, gestaltet sich der Anfang sehr viel einfacher.
2. Wie erfolgreich wurde die Umfrage ausgeführt?
Wenn Sie ein neugieriger Mensch sind, können Sie diesen Punkt jetzt überspringen und später darauf zurückkommen. Aber vergessen Sie ihn nicht, denn dieser Abschnitt hilft Ihnen dabei, Ihre Befragungen in Zukunft noch besser zu gestalten.
Werfen Sie zunächst einen Blick auf die Rücklaufquote.
- War sie wie erwartet, sehr viel höher oder vielleicht niedriger? Können Sie Gründe dafür erkennen?
- War die Abbrecherquote bei einer Frage besonders hoch?
Das müssen Sie unbedingt wissen, bevor Sie einen weiteren Fragebogen entwerfen und eine weitere Umfrage auswerten.
Haben Sie die Umfrage über verschiedene Kanäle verbreitet? Wenn ja, wie war die Rücklaufquote für die verschiedenen Kanäle?
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3. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Ergebnisse
Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über sämtliche Befragungsergebnisse. Wie war die Verteilung von Parametern wie Geschlecht, Alter, Region, Abteilung oder Branche? Wenden Sie sich dann den Feedbackfragen zu, die Ihnen den tatsächlichen Erkenntnisgewinn liefern werden:
- Ob die Angestellten im Allgemeinen mit ihrem Arbeitsplatz zufrieden sind?
- Wie viele Kunden haben Ihr neues Produkt gekauft?
- Wie viele Personen Ihrer Zielgruppe haben Ihre neueste Anzeige gesehen?
Notieren Sie sich die interessantesten Ergebnisse. Damit haben Sie eine gute Basis, wenn Sie anschließend damit beginnen, stärker ins Detail zu gehen und die Ergebnisse filtern.
4. Ergebnisse filtern und die versteckten Erkenntnisse entdecken
Vermutlich haben Sie beim Auswerten Ihrer Umfrage bereits einige unerwartete, erwartete, beunruhigende und erfreuliche Ergebnisse gefunden, aber wenn Sie nun tiefer graben, werden Sie aller Wahrscheinlichkeit nach weitere entdecken. Eine detaillierte Auswertung und Filterung der Ergebnisse beinhaltet, grob gesagt, dass Sie eine Frage mit einer anderen in Verbindung setzen.
Ein Beispiel:
Sie analysieren das Ergebnis einer Produktbefragung. In einem ersten Überblick haben Sie festgestellt, dass Ihr neues Produkt bei Ihren Kunden im Allgemeinen mittelmäßig bekannt ist. Nun möchten Sie aber wissen, ob das für alle Kunden gilt. Deshalb setzen Sie die Frage „Ist Ihnen bekannt, dass unser neuestes Produkt X nun verfügbar ist?“ mit der Frage nach der Wohnregion der Befragten in Verbindung.
Jetzt sehen Sie, dass der Bekanntheitsgrad Ihres neuen Produktes in Großstadtregionen über dem Durchschnitt liegt und in den restlichen Regionen des Landes darunter. Nun berücksichtigen Sie in der Analyse auch noch das Alter und finden heraus, dass das neue Produkt in der Gruppe der Befragten unter 30 Jahren erheblich bekannter ist.
Was haben Sie also bei der Auswertung des Fragebogen herausgefunden? Dass die Einführung des Produktes in den meisten Teilen des Landes erfolgreich war, Sie allerdings Menschen über 30 Jahren, die nicht in Großstädten leben, nicht wirklich erreicht haben. Wie diese erreicht werden können? Nun, das liegt ganz bei Ihnen, aber mit Ihren neu gewonnenen Erkenntnissen ersparen Sie der Marketingabteilung eine Menge Zeit und Geld.
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5. Die Freitextantworten besser verstehen
Dieser Teil ist beim Auswerten der Umfrage oft sehr interessant und bietet eine gute Gelegenheit, die Gründe für die Antworten der Befragten nachzuvollziehen. Wenn Sie in Ihrem Fragebogen, wie hier empfohlen, die Möglichkeit gegeben haben, nach bestimmten Fragen einen Kommentar zu schreiben, werden Sie feststellen, dass überraschend viele Befragte diese Möglichkeit auch gerne nutzen. Wenn Sie diese Kommentare lesen, erhalten Sie ein besseres Bild davon, warum einige Ergebnisse stark oder schwach ausgefallen sind. Wahrscheinlich bekommen Sie durch die Kommentare auch viele neue Ideen, wie Sie Ihre Produkte oder Dienstleistungen verbessern können.
Wenn Sie aus einer offenen Frage eine Wortwolke erstellen, erhalten Sie einen Überblick über die am häufigsten verwendeten Wörter. Damit können Sie schnell erkennen, ob viele alarmierende Antworten abgegeben wurden. Wenn beispielsweise die Wörter ”schlecht” und ”Support” herausstechen, sollten Sie sich die Textantworten genauer anschauen. (Zusatztipp: Wortwolken lassen sich auch wunderbar in Präsentationen verwenden – zum einen, weil sie gut aussehen, und zum anderen, weil sie dem Publikum schnell einen Überblick verschaffen.)
Kommunizieren Sie Ihre Ergebnisse
Dieser Punkt gehört zwar nicht zum 5-Schritte-Leitfaden, ist aber vielleicht umso wichtiger: Sorgen Sie dafür, dass nachdem Sie die Umfrage auswerten, Sie die Ergebnisse an all die Personen in Ihrem Unternehmen kommunizieren. Dies können Sie per E-Mail, Excel-Bericht, PowerPoint-Präsentation, direktem Login zum Ergebnis oder über Echtzeit-Dashboards tun.
Vermutlich liegen Ihnen viele interessante Ergebnisse, Feedback und neue Ideen vor, wie Ihr Unternehmen sich in verschiedenen Bereichen verbessern kann. Machen Sie sie bekannt!
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