Netigate's customer support team_6 steps to good customer service

Vi alla veta att kunderna är ett företags viktigaste tillång, utan kunder inget företag. Förmodligen gör du redan allt du kan för hålla dina kunder nöjda. Då och då kan det dock uppstå problem både för dig och dina kunder. Men som tur är det flesta av oss förlåtande och vana vid att problem kan uppstå. Dock förväntar sig kunderna att problemen snabb och enkelt blir lösta när de väl uppstår. Och det är då en utmärkt kundtjänst kommer in i bilden. Idag finns det många olika plattformar för att jämföra olika företag därför är kundtjänst är en viktigt nyckelfaktor för att hålla jämna steg med konkurrenter. I denna artikel tar vi en titt på 5 enkla steg du kan ta för att förbättra din kundtjänst och därmed service.

Steg 1: Träna ditt team i problemlösning

En av de främsta anledningarna till att kunderna behöver kontakta kundtjänst är när något har gått fel. Det kan vara alltifrån en onlinetjänst som inte fungerar korrekt till ett problem med en produktorder. Det finns alltså en mängd olika situationer som kan leda till att kunderna behöver interagera med kundtjänst och då behöver ditt team kunna lösa det snabbt och smidigt.

Därför är det viktigt att din personal får en ordentlig onboarding och blir utbildad i hur man hanterar olika situationer för att kunna ge bra service. Bra kundservice innebär att kunna vara påhittig och ha rätt verktyg på plats. Att vara proaktiv och ha förfinade kunskaper om de produkter och tjänster som företaget erbjuder är också viktigt. Detta är något som du snabbt kan ge personerna i ditt team med ett gediget onboarding-program.


Läs också: NPS-kritiker: en guide for att hantera negativa omdömen.


Steg 2: Underlätta för snabba och enkla interaktioner

Det är inte bara personer som jobbar med kundtjänst som är ansvariga för att erbjuda en bra service. Ledningen måste gör det till en prioritet för hela organisationen genom att se till att infrastrukturen finns på plats för att underlätta för snabba och enkla interaktioner. Kunder vill inte spendera timmar i telefon eller spendera tid på att ta reda på hur man kommer i kontakt med företaget. Fundera därför på hur du kan göra det så enkelt som möjligt för kunderna att lösa sina problem. Chatbots är exempelvis ett enkelt sätt för kunderna att få svar, överväg därför att investera i teknik som kan supportera er kundtjänst.

Genom att göra interaktionerna med kundtjänst snabba och enkla kommer du att minska kundernas ansträngning för att komma i kontakt med ditt företag. Ett bra Customer Effort Score (CES) är ett nyckelmått för en bra kundupplevelse.

Steg 3: Var empatisk, hjälpsam och proaktiv

Det är viktigt att personerna som jobbar inom kundtjänst lyssnar uppmärksamt. När du pratar med kunderna är det viktigt att visa att du förstår deras problem och att kunden blivit hörd. På så sätt kan du erbjuda en tydlig lösning och därmed möta deras behov mer exakt. Dessutom visar det på empati vilket är viktigt för att bygga en bra relation med dina kunder.

Du bör också se till att kunderna inte behöver upprepa sig eller stöta på samma problem gång på gång. Kundfokus är en förutsättning för att kunna erbjuda bra service vilket innebär att support och kommunikation kan behöva anpassas. Försök att logga tidigare interaktioner med kunden så gott som möjligt. På så sätt behöver inte kunder som ringer för samma ärenden gång på gång upprepa sig. Detta kommer att bidra till minskad frustration, påskynda processer och förbättra kundnöjdheten.

Steg 4: Erbjud alternativ för självhjälp

Dagens digitala och uppkopplade värld har gjort att kunder förväntar sig support 24/7. FAQ-sidor och chatbots är därför två populära sätt att använda för att hjälpa kunderna att hjälpa sig själva. Den här typen av teknik och innehåll gör att kunderna kan hitta lösningar på sina problem när din kundtjänst är stängd eller sitter upptagna.

Steg 5: Samla in feedback och håll koll på din prestation

Att få feedback från kunderna om deras interaktion med företaget är värdefullt för att kunna förbättras – inte bara när det gäller kundservice utan även inom andra områden som leder till att kunderna kontaktar kundtjänst Det stänger feedback loopen och kommer att hjälpa dig förstå vad du gör bra och vad du kan förbättra.


Ladda ner vår guide och lär dig mer om olika mått för att mäta kundupplevelsen.


Här är ett exempel som du säkert upplevt själv: I slutet av ett samtal med kundtjänst frågar representanten om du skulle ha något emot att fylla i ett kort frågeformulär. Denna feedback är avgörande för att hjälpa den personen och deras team att förstå hur de kan förbättra sig. Med en plattform som Netigates är det möjligt att skicka ut undersökningar automatiskt efter en interaktion.

Lär dig mer om hur Neigate kan hjälpa dig att förbättra kundtjänsten på ditt företag. Boka en kort möte med en vänlig medlem från vårt team eller kom igång direkt och testa vår plattform kostnadsfritt i 30 dagar – inga förpliktelser.