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Beschwerdeverfahren Anleitung zum Lieferkettengesetz

Mühelose Einrichtung von Beschwerdeverfahren mit Vorlage

Das Beschwerdeverfahren muss nach Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle folgendes erfüllen:
  • Sowohl für Interne als auch Externe zugänglich
  • Jederzeit ohne zeitliche Einschränkung frei verfügbar
  • Für alle Interessengruppen leicht zugänglich
  • Anonym möglich, um mögliche negative Konsequenzen zu mindern
  • Sprachliche Barrierefreiheit durch einfache Sprache und Sprachauswahl

Kostenlose Vorlage für Beschwerdeverfahren LkSG

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Netigate ist ein zuverlässiger Partner für mehr als 1.500 Unternehmen weltweit.

BESCHWERDEVERFAHREN DEFINITION
Wie sieht ein Beschwerdeverfahren nach BAFA aus?

Durch die Beachtung folgender Richtlinien nach BAFA (Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle) kann ein effektives und gerechtes Beschwerdeverfahren gewährleistet werden. Mögliche Verstöße gegen Menschenrechte und Umweltstandards in globalen Lieferketten sollen dadurch angemessen gemeldet und behandelt werden.

1. Intern und extern:
Das Beschwerdeverfahren muss sowohl für Mitarbeiter*innen und Lieferant*innen des Unternehmens (intern) als auch für externe Betroffene, wie z. B. Menschenrechtsaktivisten oder die Öffentlichkeit, offen sein.

2. Jederzeit frei verfügbar:
Das Verfahren sollte jederzeit verfügbar sein, sodass Beschwerden zu beliebigen Zeitpunkten eingereicht werden können, ohne auf bestimmte Uhrzeiten oder Arbeitstage beschränkt zu sein.

3. Leicht zugänglich:
Das Verfahren muss für alle Interessengruppen leicht zugänglich sein. Es sollte klare Informationen darüber geben, wie und wo Beschwerden eingereicht werden können.

4. Anonym möglich:
Um mögliche Bedenken hinsichtlich negativer Konsequenzen zu mindern, sollte die Möglichkeit bestehen, Beschwerden anonym einzureichen.

5. Sprachliche Barrierefreiheit:
Das Beschwerdeverfahren sollte in einfacher Sprache in verschiedenen Sprachen verfügbar sein, um sicherzustellen, dass es für alle Betroffenen, unabhängig von ihrer Sprachkompetenz, zugänglich ist.

So gehen Sie vor: Wie Sie Netigate Beschwerdeverfahren direkt anwenden können

SCHRITT 1
Starten Sie mit kostenloser Vorlage

Diese Vorlage ist bereits mehrsprachig in Deutsch und in Englisch angelegt. Um den Richtlinien gerecht zu werden, sind die persönlichen Kontaktdetails bewusst nicht als erforderlich markiert. Zudem basiert die Länderauswahl auf der von BAFA empfohlenen Länderliste von United Nations Statistics Division. Die Logiken basieren auf die Beschwerdeart (Menschenrecht, Umweltschutz oder sonstiges) und die einzelnen Beschwerdegegenstände sind per Beschwerdewunsch durch jeweilige Logiken miteinander verbunden. Dies bedeutet, dass jemand, der ein Unternehmen wegen Menschenrecht und spezifischer wegen möglicher Kinderarbeit melden möchte, bekommt durch die Logik nur das spezifische Formular für Verstöße gegen Kinderarbeit. Dies ist für die Person nicht nur benutzerfreundlicher, sondern erleichtert Ihnen die Arbeit im Nachgang, wenn Sie die Fälle dokumentieren und über die möglichen Verstöße berichten müssen.

SCHRITT 2
Passen Sie die Vorlage an Ihr Corporate Design

Nachdem Sie die Vorlage geöffnet haben, können Sie sie an Ihre Bedürfnisse und Ihr Corporate Design anpassen. Sie können zum Beispiel in der Einstellungsleiste das Design komplett ändern und Ihr eigenes Logo hinzufügen. Passen Sie zudem Ihre Unternehmensdaten in der Vorlage an, wie Firmenname und Kontaktinformationen. Sie können natürlich auch ganze Fragenfelder und Seiten anpassen.

SCHRITT 3
Sie möchten mehr Sprachen einbinden?

Kein Problem! Sie haben zwei Möglichkeiten: Methode 1: Sie können in den Einstellungen die verschiedenen Sprachen aktivieren und danach mit den Übersetzungen der Fragen und Infotexte direkt beginnen. Der Vorteil hier ist, dass Sie somit alle Sprachen in einer einzigen Umfrage haben, allerdings kann es bei mehreren Sprachen auch etwas Fleißarbeit bedeuten. Deswegen Methode 2: Sie können alle Umfragen beliebig oft kopieren und mit Magic Import die Übersetzungen der Fragen auf einmal hochladen. Dies ist die leichteste Methode und mit sprachlich getrennten Umfragen, können Sie diese zum Beispiel auf Ihren globalen Webseiten flexibler einsetzen. Sie können somit auf Ihrer Webseite eine Übersicht für die verschiedenen Länder errichten und die jeweiligen Sprachen verlinken.

SCHRITT 4
Überall einsetzbar durch verschiedene Versandmöglichkeiten

Eine der Richtlinien des Lieferkettengesetzes verlangt den einfachen Zugang zum Beschwerdeverfahren. Sie können mit Netigate mehrere passende Versandmethoden für Ihr Verfahren wählen: a. E-Mail: Versenden Sie die Umfrage über das E-Mail-System von Netigate. Somit können Sie zum Einstieg Ihre Lieferant*innen über Ihr Beschwerdeverfahren informieren und in regelmäßigen Abständen eine Erinnerungsemail versenden. b. Allgemeiner Link: Generieren Sie einen Umfragelink und verwenden Sie ihn zum Beispiel in Ihrer E-Mail-Signatur oder konvertieren Sie ihn in einen QR-Code für Offline-Aktivitäten. c. Website-Einbettung: Platzieren Sie Ihr Beschwerdeverfahren auf Landing Pages, E-Shops, Blogs oder anderen Online-Plattformen. d. (Zwei-Wege-)SMS: Kommunizieren Sie noch flexibler und schneller mithilfe von Textnachrichten.

SCHRITT 5
Stellen Sie Alerts und Benachrichtigungen ein

Passen Sie die Kontaktemail in den Einstellungen an, damit die verantwortliche Person bei jeder eingereichten Beschwerde direkt eine Benachrichtigungsmail mit den gesammelten Daten erhält. So können Sie schnell auf eingegangene Beschwerden reagieren. Zudem können Sie Live-Alerts einstellen und somit schnell auf kritische, imminente Verstöße reagieren. Zuerst bestimmen Sie einen Trigger, wie zum Beispiel, das Feld "das Vergehen steht kurz bevor und ist dringend" wurde gewählt und stellen dies in der Logik ein. Danach setzen Sie die Benachrichtigungen an. Auf Live-Dashboards können Sie die Beschwerden mitverfolgen. Wir haben hierzu auch eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie die Trigger und Logiken im Handumdrehen einstellen können.

SCHRITT 6
Dokumentation und Bericht in Sekundenschnelle erstellen

Ein wesentlicher Teil des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) ist die Dokumentation und Berichterstattung. Netigate verfügt über eine umfassende Reportingfunktion. Zu den Features gehört der Berichtsexport nach Excel, mit dem Sie Ihre Daten schnell und einfach in das Excel-Format übertragen können. Die Quick Analysis ermöglicht Ihnen eine rasche Übersicht über die wichtigsten Ergebnisse, sodass Sie sofort die relevanten Informationen erkennen können. Mit Hilfe von Filtern können Sie die gesammelten Daten besser segmentieren und spezifische Einblicke gewinnen. Zudem bietet Netigate die KI-gesteuerte Textanalyse, die Ihre Antworten automatisch erfasst und in vordefinierte Themenbereiche gruppiert, an. Dadurch sparen Sie wertvolle Zeit bei der manuellen Sortierung der Antworten und erhalten schnell einen klaren Überblick über die wichtigsten Aussagen und Beschwerdepunkte.

Jetzt die Schritte direkt anwenden!

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Extra-Schritt mit Extra-Support: Wir helfen gerne mit Ihren LkSG-Projekten

SCHRITT 7
Netigate Consulting Experten-Team

Netigate Consulting bietet individuelle Expertenbetreuung und maßgeschneiderte Lösungen für Ihre Lieferkettengesetz-Projekte bei der Umsetzung von Sorgfaltspflichten. In unserem Team vereinen wir fachliche Expertise aus den Bereichen Sozialwissenschaften, Wirtschaftswissenschaften und Statistik mit praxisorientiertem Know-how.

Der Projektablauf mit Netigate Consulting gliedert sich in folgende Phasen:
1. Setup:
In einem Kick-Off Workshop definieren wir gemeinsam das Studiendesign und entwickeln den spezifischen Fragebogen.
2. Implementierung:
Unser Team übernimmt die Fragebogenprogrammierung und kümmert sich um das Adresshandling sowie die Hintergrundvariablen.
3. Durchführung:
Wir unterstützen Sie beim Versand der Befragung und überwachen den Feldprozess.
4. Analyse:
Nach Abschluss der Datenerhebung bereiten wir die Daten auf und führen eine umfassende Datenanalyse durch, die als Grundlage für das Reporting dient.
5. Kommunikation:
Die Ergebnisse präsentieren wir Ihnen in einer aussagekräftigen Ergebnispräsentation, und auf Wunsch bieten wir Ihnen auch einen Train-the-Trainer Workshop an.
6. Maßnahmen:
Gemeinsam entwickeln wir in einem Action-Planning-Workshop Maßnahmen, die auf den Erkenntnissen der Befragung basieren. Unser Team begleitet Sie bei der Umsetzung dieser Maßnahmen und berät Sie hinsichtlich weiterführender Befragungskonzepte.

Wir geben Ihnen die Wahl zwischen einem Full-Service-Ansatz oder einer Do-It-Yourself-Option. Unser Expertenteam von Netigate Consulting steht Ihnen während Ihres LkSG-Projekts in jeder Phase unterstützend zur Seite – von der Konzeption des Fragebogens bis hin zur Kommunikation der Ergebnisse.

Wie kann Netigate Consulting Sie unterstützen?

Das zeigen wir Ihnen gerne! Unsere Expert*innen freuen sich auf Sie und darauf mehr über Ihre Projekte zu erfahren:

Warum sollte man ein Beschwerdeverfahren einrichten?

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Verantwortung der Unternehmen
Unternehmen sind oft in globalen Lieferketten mit vielen Zulieferern und Subunternehmern involviert. Das Beschwerdeverfahren stellt sicher, dass Unternehmen die Verantwortung für die Einhaltung der Menschenrechte und Umweltstandards in ihrer gesamten Lieferkette übernehmen müssen.
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Transparenz und Offenlegung
Das Beschwerdeverfahren fördert die Transparenz in den Lieferketten, da es Unternehmen dazu zwingt, ihre Lieferanten offenzulegen und darüber zu berichten, wie sie die Menschenrechte und Umweltstandards in ihrer gesamten Lieferkette überwachen und durchsetzen.
Prävention von Reputationsrisiken
Unternehmen, die in Verbindung mit Menschenrechtsverletzungen oder Umweltvergehen in ihren Lieferketten stehen, könnten erhebliche Reputationsrisiken und Imageschäden erleiden. Das Beschwerdeverfahren soll Unternehmen dazu ermutigen, ihre Lieferketten sorgfältig zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie ethisch und nachhaltig betrieben werden.
Schutz der Menschenrechte
In vielen Ländern werden Menschenrechte wie Arbeitsbedingungen, Gesundheit und Sicherheit der Arbeiter, Zwangsarbeit, Kinderarbeit und Diskriminierung nicht ausreichend geschützt. Das Beschwerdeverfahren soll es den Betroffenen ermöglichen, Verstöße gegen ihre Rechte durch Unternehmen in den Lieferketten zu melden und Gerechtigkeit einzufordern.
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Förderung der Nachhaltigkeit
Indem das Beschwerdeverfahren Unternehmen dazu zwingt, nachhaltigere Praktiken in ihren Lieferketten zu implementieren, trägt es zur Förderung von sozialer Gerechtigkeit und Umweltschutz bei.
Sanktionen
Das Nichteinhalten der Anforderungen des Lieferkettengesetzes, unter anderem ein Beschwerdeverfahren einzuführen, kann zu Sanktionen gegen das Unternehmen führen. Dies kann Bußgelder, den Ausschluss von öffentlichen Aufträgen oder andere rechtliche Konsequenzen umfassen.

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Wann muss man ein Beschwerdeverfahren einführen?

Das Beschwerdeverfahren muss zu unterschiedlichen Zeitpunkten zugänglich sein, je nachdem, wann Unternehmen in den Anwendungsbereich des Gesetzes fallen: Unternehmen mit mehr als 3.000 Mitarbeiter*innen und damit ab dem 1. Januar 2023 vom Gesetz erfasst werden, müssen ab diesem Zeitpunkt über einen funktionsfähigen Beschwerdemechanismus verfügen. Für Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeiter*innen gilt die Pflicht ab dem 1. Januar 2024.

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Warum sollten Sie Netigate für Ihr Beschwerdeverfahren wählen?

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Sicher & DSGVO-konform
Ihre sensiblen Feedback-Daten sind bei uns sicher, denn Datensicherheit hat bei uns höchste Priorität. Wir erfüllen die Anforderungen der DSGVO und verfügen über Server in Deutschland. Das bedeutet, dass Sie Umfragen nach ISO 9001 erstellen und das Feedback und auch Beschwerden Ihrer Lieferant*innen sicher online erfassen können.
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Unterstützung durch Experten
Wir bieten eine globale Lösung mit lokaler Unterstützung und Beratung. Unsere internen Expert*innen helfen Ihnen, die richtigen Fragen zu stellen und datengestützte Entscheidungen für Ihre Lieferantenumfragen und -beschwerden zu treffen.
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Alles, was Sie brauchen
Mit dem leistungsstarken und intuitiven Umfrage-Tool können Sie Befragungen aller Art ganz einfach erstellen, verteilen und analysieren. Erstellen Sie Ihre eigenes Beschwerdeverfahren oder nutzen Sie unsere professionell erstellten Vorlagen, um Ihre Zielgruppen bestmöglich zu erreichen.
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Einfache Integration
Mit der Netigate API können Sie benutzerdefinierte Datenintegrationen erstellen, die sich an Ihre bestehenden Arbeitsabläufe anpassen. Durch die Automatisierung von ihren Umfragen können Sie Zeit sparen und effizienter arbeiten.
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Zuverlässige Datenerfassung
Wussten Sie, dass Netigate eine der größten Umfragen der Welt mit über 6,5 Millionen Befragten durchgeführt hat? Das erfordert Stabilität, Wissen und Kapazität. Wir bieten Ihnen eine stabile Software, auf die Sie sich auch bei fortgeschrittenen Lieferantenfeedback-Projekten verlassen können.
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Leistungsstarke Analysen
Mit unserem Umfrage-Tool erhalten Sie gründliche Analysen und umsetzbare Erkenntnisse. Wir helfen Ihnen dabei, aus der Vielzahl der Daten datengestützte Entscheidungen mit Vertrauen zu treffen.

Wie Sie das Lieferkettengesetz mühelos meistern können:

LkSG konforme Muster Vorlagen für Befragungen für Lieferanten. Lieferkettengesetz Aufforderung für Beschwerdeverfahren und Risikoanalyse.
Digitale Lösung für das Lieferkettengesetz
In dieser Übersicht sehen Sie, wie Sie die Sorgfaltspflichten des Lieferkettengesetzes mit Netigates digitaler Lösung erfüllen können.
Einleitung von Mustervorlage für Risikoanalyse für das Lieferkettengesetz Laptop Version
LkSG Risikoanalyse Vorlage
Die Risikoanalyse ist die Grundlage für effektives Risikomanagement in Unternehmen. Sie ermöglicht die Identifikation von Menschenrechts- und Umweltrisiken in Lieferketten und somit die Bewertung von Risiken im Gesamtkontext.
Lieferantenbefragung - Vorlage und Muster Einleitung
Lieferantenbefragung Vorlage
Optimieren Sie Ihre Lieferkette mit Netigate Lieferantenbefragungen. Stärken Sie Ihre Geschäftsbeziehungen zu Ihren Lieferanten und verbessern Sie die Qualität und Zuverlässigkeit Ihrer Lieferkette.
Lieferantenselbstauskunft - Vorlage und Muster - Einleitung
Lieferantenselbstauskunft Vorlage
Als wichtiger Bestandteil des Lieferantenmanagements hilft die Lieferantenselbstauskunft Ihrem Unternehmen alle relevanten Daten über Ihre Lieferanten zu sammeln, diese auf mögliche Risiken zu prüfen und objektiv miteinander zu vergleichen.
Das Lieferkettengesetz meistern – mit Hilfe von Lieferantenbefragungen
In unserem eBook verdeutlichen wir mit praktischen Tipps, wie Sie Ihnen professionelle Lieferantenbefragungen und Lieferantenselbstauskünfte helfen können, die Anforderungen des Lieferkettengesetzes zu erfüllen.
Tankschiff im Hafen - Sinnbild für Lieferkette
Das Lieferkettengesetz einfach erklärt
In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf das Lieferkettengesetz und erklären Ihnen alles, was Sie dazu wissen müssen: Was genau bedeutet dieses Gesetz und wie können Unternehmen es einhalten? Hierzu möchten wir Ihnen eine einfache Erklärung zu Inhalt und Umsetzung des Lieferkettengesetzes geben.
Lieferantenselbstauskunft vs Lieferantenbefragung: Wann wähle ich welche Umfrage?
Finden Sie heraus, wie sich eine Lieferantenbefragung von einer Lieferantenselbstauskunft unterscheidet. Auch wenn diese natürlich beide über das gleiche Umfrage Tool durchgeführt werden können. Wo liegen aber die genauen Unterschiede? Und welche eignet sich besser für Ihre Bedürfnisse?

FAQs

Eine Beschwerdeverfahren Vorlage ist eine vorgefertigte Umfragevorlage, die als Leitfaden dient, um Beschwerden oder Anliegen von Betroffenen entlang der gesamten Lieferkette systematisch zu erfassen und zu bearbeiten. Die Vorlage hilft bei der Umsetzung des Lieferkettengesetzes durch die Abdeckung folgender Aspekte:

1. Kontaktdaten

2. Beschreibung des Beschwerdeverfahrens

3. Beschwerdeformular inkl. Datum, Name, Kontaktinformationen, Beschreibung des Vorfalls, beteiligte Personen, etc.

4. Art der Beschwerde mit Klassifikationen zu Menschenrechtsverletzungen, Diskriminierung, Arbeitsbedingungen, Umweltvergehen, etc.

5. Anonymitätsoption, um die Sicherheit des Beschwerdeführers zu gewährleisten.

6. Vertraulichkeitserklärung durch Hinweis zur Vertraulichkeit und Umgang mit den Informationen.
Ja, als Kund*in von Netigate, haben Sie freien Zugriff auf alle Vorlagen in unserem Tool - genauso wie in der Probeversion, können Sie direkt auf die Beschwerdeverfahren Vorlage zugreifen und sofort anwenden. Testen Sie Netigate hier und sehen Sie sich unsere Vorlagen an.
Sie können Ihr Beschwerdeverfahren mit der kostenlosen Vorlage von Netigate erstellen. Mit unserer einfachen Drag-and-Drop-Schnittstelle können Sie Ihre eigenen Umfragen komplett neu entwerfen, oder Sie wählen unsere fertige Vorlage, wenn Sie nach Ihrem Login auf "Neue Umfrage erstellen" klicken. Testen Sie Netigate hier und sehen Sie sich unsere Vorlagen an.
Ja! Wir verfügen über ein engagiertes Expertenteam, das Ihnen bei allen Fragen zur Seite steht. Angefangen bei der Einrichtung und Durchführung der Umfragen bis hin zur Analyse der Daten und dem Entscheidungsprozess – wir sind für Sie und Ihr Unternehmen da. Auf unserer Homepage unter Knowledge Hub finden Sie viele hilfreiche Blog-Artikel, Berichte, Video-Tutorials und auch Ebooks.

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Unsere Expert*innen helfen Ihnen gerne weiter!