Risikoanalyse Anleitung zum Lieferkettengesetz

BAFA zufolge sind Unternehmen dazu verpflichtet, ein wirksames und angemessenes Risikomanagement einzurichten. Das Ziel besteht darin, menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken oder Verletzungen in ihrer Lieferkette zu identifizieren, zu verhindern, zu minimieren oder zu beenden. Dabei sollen Unternehmen einen risikobasierten Ansatz verfolgen. Durch eine gut durchdachte und umfassende Risikoanalyse können Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen und ihre Anstrengungen auf die kritischen Bereiche konzentrieren, um die Einhaltung von Menschenrechts- und Umweltstandards zu gewährleisten. Um dem LkSG gerecht zu werden, müssen Unternehmen folgende sechs Elemente des Risikomanagements einführen:

1. Verankerung von Strukturen für ein wirksames Risikomanagement
2. Risikoanalyse
3. Präventationsmaßnahmen
4. Abhilfemaßnahmen
5. Beschwerdeverfahren
6. Dokumentation und Berichterstattung

Die Risikoanalyse ist ein wichtiger Bestandteil des gesamten Risikomanagementsystems und bildet nach BAFA die Grundlage für ein angemessenes und wirksames Risikomanagements.

Um das LkSG im Gänzlichen und die damit zusammenhängenden Sorgfaltspflichten für Ihr Unternehmen zu verstehen, wird zunächst dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) Referat "CSR" - Gesellschaftliche Verantwortung von Unternehmen zufolge zwischen diesen drei "Teilen" der Lieferkette unterschieden:

1. Eigener Geschäftsbereich
2. Unmittelbare Zulieferer = Lieferanten mit direktem Vertragsbezug
3. Mittelbare Zulieferer = Indirekte Lieferanten (also die Lieferanten der Lieferanten)

Zum anderen existiert die Unterscheidung in der zeitlichen Einordnung der Risikoanalyse, die mit den oben genannten Bereichen verbunden sind:

• Die regelmäßige Risikoanalyse, die einmal im Jahr durchgeführt wird.
• Die anlassbezogene Risikoanalyse, die durch die Kenntnis über eine Verletzung ausgelöst wird (z.B. via Beschwerdeverfahren) oder aufgrund einer Veränderung des Geschäftstätigkeit.

Dies bedeutet konkret für Ihr Unternehmen:

• Die regelmäßige Risikoanalyse gilt für Ihren eigenen Geschäftsbereich und Ihre mittelbaren Zulieferer.
• Die anlassbezogene Risikoanalyse aufgrund substantieller Kenntnis gilt für Ihre unmittelbaren Zulieferer.
• Und zu guter letzt, die anlassbezogene Risikoanalyse aufgrund einer Veränderung der Geschäftstätigkeit betrifft alle drei Felder.

Die Ergebnisse der Risikoanalyse bilden die Grundlage für die Umsetzung weiterer Maßnahmen zur Erfüllung der Gesetzesvorlagen. Hierbei sind folgende Aspekte zu berücksichtigen:

• Es sollten klare Richtlinien festgelegt und verantwortliche Stellen benannt werden, um adäquate Schritte bei besonders hohen Risiken einzuleiten.
• Bestimmte Informationen sind von BAFA vorgegeben, die unbedingt eingehalten werden sollten, wie z.B. sollte eine Risikoanalyse konkrete Fragen zur Unternehmens- und Beschaffungsstruktur enthalten.
• Direkte Maßnahmen bei imminenten Risiken sind notwendig, um potenzielle Schäden zu verhindern oder zu minimieren.
• Die Risikomanagement-Strategien sollten kontinuierlich überprüft und verbessert werden, um potenzielle Risiken zu minimieren und präventive Maßnahmen zu stärken.
• Regelmäßige Berichterstattung auf Basis der Erkenntnisse über den Fortschritt und die ergriffenen Maßnahmen sowie die ordnungsgemäße Dokumentation sind essentiell, um die Compliance mit dem Gesetz nachzuweisen.

Wie Sie sehen, ist der Einsatz und die Umsetzung der Risikoanalyse lediglich der Anfang.

Diese Vorlage für Risikoanalyse enthält die vom Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle vorgegeben Fragen zur Unternehmensstruktur und Beschaffungsstruktur von betroffenen Unternehmen. Zudem basiert die Länderauswahl auf der von BAFA empfohlenen Länderliste von United Nations Statistics Division. Die Logiken basieren auf der Anzahl von konzernabhängigen Gesellschaften, auf die ein bestimmter Einfluss geübt wird und den Beschaffungskategorien Produkte, Rohstoffe und Dienstleistungen.

Nachdem Sie die Vorlage geöffnet haben, können Sie sie an Ihre Bedürfnisse und Ihr Corporate Design anpassen. Sie können zum Beispiel in der Einstellungsleiste das Design komplett ändern und dort Ihr eigenes Logo hinzufügen. Passen Sie zudem Ihre Unternehmensdaten in der Vorlage an, wie Firmenname und Kontaktinformationen. Sie können natürlich auch ganze Fragenfelder und Seiten anpassen. Kleiner Tipp: Falls Sie Fragen oder ganze Seiten zu dieser spezifischen Vorlage hinzufügen, dann empfehlen wir Ihnen die Logik zunächst zu deaktivieren. Im letzten Schritt nachdem Sie alle Veränderungen vorgenommen haben, können Sie wieder die Logiken für die jeweiligen Fragen aktivieren.

Erreichen Sie alle relevanten Personen und Zulieferer dort, wo Sie am liebsten erreicht werden möchten. Sie können mit Netigate mehrere passende Versandmethoden für Ihr Verfahren wählen: a. E-Mail: Versenden Sie die Umfrage über das E-Mail-System von Netigate. Somit können Sie Ihre Lieferant*innen über Ihre Risikoanalyse informieren und in regelmäßigen Abständen eine Erinnerungsemail versenden. b. Allgemeiner Link: Generieren Sie einen Umfragelink, den Sie überall verwenden können, oder konvertieren Sie ihn in einen QR-Code für Offline-Aktivitäten. c. Website-Einbettung: Platzieren Sie Ihre Risikoanalyse auf Landing Pages, E-Shops, Blogs oder anderen Online-Plattformen. d. (Zwei-Wege-)SMS: Kommunizieren Sie noch flexibler und schneller mithilfe von Textnachrichten. e. Login-Listen: Erstellen Sie Logins für Ihre Rezipienten mit Benutzernamen und Passwort.

Passen Sie die Kontaktemail in den Einstellungen an, damit die verantwortliche Person bei jeder eingereichten Risikoanalyse direkt eine Benachrichtigungsmail mit den gesammelten Daten erhält. Stellen Sie Live-Alerts ein, um schnell auf kritische, imminente Risiken zu reagieren. Auf Live-Dashboards können Sie den Fortschritt jederzeit verfolgen. Wir haben hierzu auch eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie die Trigger und Logiken im Handumdrehen einstellen können.

Ein wesentlicher Teil des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) ist die Dokumentation und Berichterstattung. Netigate verfügt über eine umfassende Reportingfunktion. Zu den Features gehört der Berichtsexportnach Excel oder PDF, mit dem Sie Ihre Daten schnell und einfach in ein Excel- oder PDF-Format übertragen können. Die Quick Analysis ermöglicht Ihnen eine rasche Übersicht über die wichtigsten Ergebnisse, sodass Sie sofort die relevanten Informationen erkennen können. Mit Hilfe von Filtern können Sie die gesammelten Daten besser segmentieren und spezifische Einblicke gewinnen. Zudem bietet Netigate die KI-gesteuerte Textanalyse, die Ihre Antworten automatisch erfasst und in vordefinierte Themenbereiche gruppiert, an. Dadurch sparen Sie wertvolle Zeit bei der manuellen Sortierung der Antworten und erhalten schnell einen klaren Überblick über die wichtigsten Informationen.

Nachdem Sie die Vorlage gefunden, angepasst, versendet und ausgewertet haben, müssen Sie nun in diesem Schritt einige Entscheidungen zu den jeweiligen Risiken treffen. BAFA stellt hierfür eine sehr ausführliche Anleitung, wie Sie Risiken ermitteln, gewichten und priorisieren zur Verfügung. Kurz gefasst, gliedert sich das Vorgehen für sowohl den eigenen Geschäftsbereich als auch die unmittelbaren Zulieferer in:

1. Abstrakte Betrachtung von branchen- und länderspezifischen Risiken zwecks Identifizierung von Gesellschaften/Filialen/Standorten mit erhöhter Risikodisposition.
2. Konkrete Ermittlungen von Risiken und ihre Gewichtung sowie Priorisierung nach:
   • Art und Umfang der Geschäftstätigkeit
   • Eintrittswahrscheinlichkeit
   • Schwere der Verletzung
   • Einflussmöglichkeiten
   • Verursachungsbeitrag des Unternehmens zu einzelnen Risiken
3. Für den eigenen Geschäftsbereich: Sukzessive Ausweitung der konkreten Risikobetrachtung (s. oben) auf sämtliche Gesellschaften, Filialen oder Standorte.

Netigate Consulting bietet individuelle Expertenbetreuung und maßgeschneiderte Lösungen für Ihre Lieferkettengesetz-Projekte bei der Umsetzung von Sorgfaltspflichten. In unserem Team vereinen wir fachliche Expertise aus den Bereichen Sozialwissenschaften, Wirtschaftswissenschaften und Statistik mit praxisorientiertem Know-how.
Der Projektablauf mit Netigate Consulting gliedert sich in folgende Phasen:
1. Setup:
In einem Kick-Off Workshop definieren wir gemeinsam das Studiendesign und entwickeln den spezifischen Fragebogen.
2. Implementierung:
Unser Team übernimmt die Fragebogenprogrammierung und kümmert sich um das Adresshandling sowie die Hintergrundvariablen.
3. Durchführung:
Wir unterstützen Sie beim Versand der Befragung und überwachen den Feldprozess.
4. Analyse:
Nach Abschluss der Datenerhebung bereiten wir die Daten auf und führen eine umfassende Datenanalyse durch, die als Grundlage für das Reporting dient.
5. Kommunikation:
Die Ergebnisse präsentieren wir Ihnen in einer aussagekräftigen Ergebnispräsentation, und auf Wunsch bieten wir Ihnen auch einen Train-the-Trainer Workshop an.
6. Maßnahmen:
Gemeinsam entwickeln wir in einem Action-Planning-Workshop Maßnahmen, die auf den Erkenntnissen der Befragung basieren. Unser Team begleitet Sie bei der Umsetzung dieser Maßnahmen und berät Sie hinsichtlich weiterführender Befragungskonzepte.

Wir geben Ihnen die Wahl zwischen einem Full-Service-Ansatz oder einer Do-It-Yourself-Option. Unser Expertenteam von Netigate Consulting steht Ihnen während Ihres LkSG-Projekts in jeder Phase unterstützend zur Seite – von der Konzeption des Fragebogens bis hin zur Kommunikation der Ergebnisse.

Die regelmäßige und anlassbezogenen Risikoanalysen müssen je nachdem, wann Unternehmen in den Anwendungsbereich des Gesetzes fallen, eingeführt werden: Unternehmen mit mehr als 3.000 Mitarbeiter*innen und damit ab dem 1. Januar 2023 vom Gesetz erfasst werden, müssen ab diesem Zeitpunkt ihre Risikoanalysen einführen. Für Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeiter*innen gilt die Pflicht ab dem 1. Januar 2024.