Å sende ut spørreundersøkelser på e-post er en vanlig måte å distribuere både eksterne og interne undersøkelser på. E-posten er også det første respondenten ser, og derfor kan formulering og utforming være avgjørende for hvor mange som åpner meldingen, klikker på lenken og svarer på undersøkelsen. Lær å lage god meldingstekst til spørreundersøkelsen. Her er åtte nyttige tips for å sende så gode e-poster som mulig, med eksempel på hvordan e-posten kan se ut!
Last ned vår e-bok: 10 ting å tenke på før du velger undersøkelsesverktøy
8 nyttige tips for bedre meldingstekst til spørreundersøkelsen
1. Hva handler spørreundersøkelsen om?
Vær tydelig på hva den inneholder og hva hensikten med undersøkelsen er. Prøv å være så kort og konsis som mulig i din meldingstekst til spørreundersøkelsen.
2. Hvorfor skal personen du henvender deg til svare på undersøkelsen?
Svarfrekvensen øker hvis du gir dem en god grunn til å svare og forklarer hvorfor det er viktig for dere at personen svarer.
3. Hvor lang tid tar det å svare?
Vær ærlig! Er du usikker, be noen kolleger svare på undersøkelsen og se hvor lang tid de bruker. Hvis det er en kort undersøkelse, kan du bruke dette som argument for å svare, og er det en lengre undersøkelse, er det lurt å poengtere ekstra hvorfor personen skal svare på hele?
4. Hvordan hjelper resultatet fra undersøkelsen dere?
Ikke glem å skrive hvor viktig respondentens tilbakemelding er for dere, og hvordan den kommer til å hjelpe dere til å forbedre deres produkt/support/service.
5. Er undersøkelsen anonym?
Hvis den er anonym, så gjør tydelig oppmerksom på dette slik at dere får så ærlige svar som mulig.
6. Hvordan skal emnefeltet formuleres i en meldingstekst til spørreundersøkelsen?
Emnefeltet er det aller første respondenten leser. Hold det kort, enkelt å forstå og med et klart formål. Du kan også teste på forhånd med å sende ut to e-poster med forskjellig emnefelt til en liten gruppe respondenter, for å se om du får større klikkfrekvens på en av dem.
7. Hvilken e-postadresse kommer undersøkelsen fra?
Bruk en e-postadresse som respondenten umiddelbart kjenner igjen, ellers kan du risikere å bli avfeid som spam. Da spiller det liten rolle hvor god meldingstekst til spørreundersøkelsen du har.
8. Hvem er avsender av undersøkelsen?
De fleste bedrifter bruker firmanavnet som avsender, men det kan også være effektivt å sette en spesifikk person som avsender. Det kan for eksempel være en produktsjef hvis undersøkelsen handler om å utvikle produkter, eller selgeren som har vært i kontakt med kunden.
Eksempel på e-post med meldingstekst til spørreundersøkelsen
Som med alle utsendelser er det viktig å ha en tiltale som passer både for selskapet, målgruppen og formålet. Det viktigste er å være tydelig, uansett om du holder det formelt eller har en mer uformell tone. Et eksempel kan se slik ut:
Enda et eksempel: mer personlig meldingstekst til spørreundersøkelsen, med bakgrunnsdata
Et annet eksempel når det gjelder meldingstekst til spørreundersøkelsen, er når man sender mer rettede undersøkelser som er utløst av en bestemt hendelse, for eksempel et kjøp. Ved å bruke bakgrunnsdata kan respondenten tiltales personlig ved at navnet automatisk legges inn i e-posten. Du kan også legge inn annen informasjon i e-posten, for eksempel hvilket produkt som er kjøpt eller hvilken butikk kunden har besøkt – alt for å øke relevansen for respondenten og heve kvalitetene på svarene.
Les mer i vår e-bok: Din veiledningsguide for å planlegge, lage og analysere spørreundersøkelser
