Mange av oss prøver å finne den nye normalen midt i koronakrisen. For noen betyr dette å dra tilbake til kontoret etter flere måneder med jobbing på avstand. Med alt fra å gjøre den mentale omstillingen til å føle seg fysisk trygg, kommer vi til å møte en rekke utfordringer under overgangen. I denne artikkelen deler vi 5 tips for å hjelpe deg og dine ansatte på veien tilbake til kontoret på en vellykket og trygg måte.
1. Implementer god hygienepraksis
Helse og sikkerhet for ansatte bør være din høyeste prioritet. Verdens helseorganisasjon (WHO) har kommet med råd om hvordan arbeidsplasser kan forhindre spredning av sykdom, og du finner den offisielle dokumentasjonen her.
Viktige trinn å følge inkluderer regelmessig steriliserig av overflateområder på hele kontoret, gjør håndsprit lett tilgjengelig, og fremme fysisk distansering til enhver tid. Selvfølgelig bør alle også følge regjeringens retningslinjer dersom de blir syke eller kommer i kontakt med noen som er det.
2. Hold de digitale kanalene åpne
Siden begynnelsen av pandemien har mange selskaper forsterket sin digitale måte å jobbe på. Vi har raskt tilpasset oss digitale kommunikasjonsprogramvare, holder kundearrangementer på nettet og digitaliserer prosessene våre. Ikke gi slipp på dette selvom mange ansatte nå er på vei tilbake til kontoret.
For det første er vi ikke ute av skogen ennå, så det er godt å vite at vi raskt kan falle tilbake på disse praksisene dersom det blir nødvendig. For det andre er det usannsynlig at alle dine ansatte vil ønske, eller være i stand til, å komme tilbake til kontoret umiddelbart. Og til slutt er det rett og slett god praksis. Den fremtidige arbeidsplassen er basert på digitalisering og økt grad av arbeid på avstand. Det vil det også hjelpe deg å holde tritt med konkurrentene når teknologi er selve kjernen av organisasjonen. Ha også gode strategier for en digital transformasjon.
3. Skaff tilbakemeldinger fra ansatte og forbered deg på å være fleksibel
COVID-19-pandemien er en enestående global helsekrise. De fleste vil aldri ha opplevd noe som dette før. Med det i tankene, bør du være empatisk når det kommer til behovene og bekymringene til dine ansatte. Åpne opp for en klar dialog med dine ansatte både på individuell- og teambasis, slik at de kan dele eventuelle bekymringer eller forslag med deg. Finnes det personer med helsemessige bekymringer? Er de ansatte bekymret for pendling via offentlig transport? Vil enkelte personer at muligheten til å jobbe på avstand skal forbli? Hvilke andre bekymringer står folk overfor på grunn av denne krisen?
Målet her er å komme til en gjensidig avtale om hvordan overgangen skal håndteres på best mulig måte. Hvis du har en Netigate-konto eller gratis prøveversjon, kan du benytte deg av vår COVID-19-undersøkelsesmal. Hyppige pulsundersøkelser er også en rask og enkel måte å samle inn løpende tilbakemeldinger i en overgangsfase.
4. Kommuniser retningslinjer for retur til kontoret
Når du har samlet tilbakemeldinger fra de ansatte, og jobbet tiltak knyttet til disse inn i planene dine, er neste trinn å dele retningslinjene med de ansatte. Det er viktig at alle som er involvert i selskapet er klar over hvordan back-to-the-office overgangen skal fungere. Dette inkluderer frilansere, entreprenører og andre betingede arbeidere som kanskje ikke kan nås via de interne kanalene i selskapet.
Du bør ta sikte på å dele retningslinjene på flere forskjellige måter. Dette kan omfatte et videomøte, en e-post, og gruppemelding for hele firmaet. Ledere bør også diskutere retningslinjene i teamene sine, noe som vil bidra til å sikre at eksterne arbeidere i hele selskapet holder seg informert. Det er også lurt å inkludere retningslinjene i form av plakater i hele kontorlokalet, som vil fungere som konstante påminnelser om de nye helse- og sikkerhetsprotokollene. Sjekk WHO og dine lokale myndigheters retningslinjer regelmessig, slik at din egen strategi forblir oppdatert.
5. Optimaliser kontorlokalene
For mange selskaper må det være en betydelig revurdering av hvordan kontorlokaler utnyttes mens pandemien fortsetter. WHO anbefaler avstandspulter minst 1 meter fra hverandre, men viser til din egen regjerings retningslinjer for ytterligere veiledning. Når det gjelder å holde møter, prøv å holde deg til telekonferanser eller til og med være vert for dem utenfor hvis mulig. For å opprettholde sosialavstand, kan det også være nødvendig å forskyve tilbakevending til arbeidsplassen, eller dele arbeidsstyrken i grupper og veksle deres oppmøtetid på kontoret.
I likhet med den digitale praksisen vi allerede har omfavnet, kan disse endringene i det åpne kontorlandskapet fortsette i fremtiden. I forskning utført av Netigate fant vi at to av tre personer har vært tilfreds med å jobbe hjemmefra under corona, og misliker åpne kontormiljøer. Det kan godt være at endringene vi begynner å implementere nå vil bli en permanent løsning i fremtiden.
Covid-19 360° virksomhetsrapport
Netigate har lansert 360° virksomhetsrapport for å hjelpe deg med å holde deg oppdatert i alle deler av virksomheten din. Du kan samle tilbakemeldinger fra ansatte, kunder, ledere, styremedlemmer og leverandører. På denne måten vil du ha en 360 graders oversikt over organisasjonen din under krisen. Klikk på lenken for å lære mer om Netigates brukervennlige 360 feedback software.
