Coronavirus pandemien han gjort at vi alle har måttet gjøre en del endringer på hjemmebane og på jobb. For bedrifter verden over har dette betydd at de må finne en måte å overleve på, samtidig som de prioriterer de ansattes helse over alt annet. Videre har mange av oss også besluttet at vi ønsker å sette oss selv i karantene – både for vår egen del, men også for dem som er i risikogruppen. Hva er da løsningen? Hjemmekontor. I denne artikkelen gir vi deg 6 tips til hvordan du lykkes med overgangen fra kontoret til hjemmekontoret.

arbeta hemifrån produktivt 1. Kommuniser med dine kolleger på jevnlig basis.

Kommunikasjon er en av de viktigste faktorene for å få hjemmekontoret til å fungere. Det gjør at du forstår om du fokuserer på de rette tingene, samtidig som det holder de rette personene oppdatert på hva du jobber med. Jobber du i et team eller gruppe gjør regelmessig kommunikasjon at dere holder dere på samme bølgelengde til tross for avstanden mellom dere. Thomas Nyström, CEO i Netigate, forklarer at regelmessig kommunikasjon er grunnmuren i tider med mye usikkerhet. I lys av COVID-19 hjelper det å holde de ansatte informert om retningslinjer og veien videre. I overført betydning skaper det en form for kontinuitet og rutine for de ansatte. Målet med dette er å beholde moment og skape en sømløs overgang fra kontoret til hjemmekontoret.

2. Bruk teknologi som gjør det enklere å jobbe på hjemmekontor.

Teknologi er et hjelpemiddel som skal gjøre avstanden mellom deg og dine kollegaer mindre selvom dere sitter på hver deres kant. Her er en liten oppsummering av hvordan det kan fungere for deg:

  • Kommunikasjon: Videosamtaler er en fin måte å holde kontakten med dine kollegaer når du jobber hjemmefra. Videosamtaler er perfekt for både en-til-en samtaler samt team-møter da det gir følelsen av at dere alle er i samme rom. Mange profesjonelle plattformer som Microsoft Teams vil også gi deg muligheten til å dele skjermen din med de andre deltakerne i samtalen. Dette er en flott måte å holde presentasjoner og dele arbeidet ditt med kollegaene dine, på tilnærmet samme måte som du hadde gjort ansikt til ansikt.
  • Dokumentdeling: Plattformer som Google Drive og OneDrive gjør det mulig for flere brukere å jobbe på samme dokument samtidig. Selv om dere kanskje er langt fra hverandre ser dere likevel hva som skrives i sanntid. Funksjoner som “foreslåtte endringer” og “kommentarer” gjør det mulig å få rask feedback og få ting gjort til tross for avstanden mellom deg og din kollega.
  • Oppgavedeling og organisering: Den største utfordringen for ledere når teamet jobber på avstand er å holde orden på hvem som gjør hva og til hvilken tid. Verktøy som Trello og Asana tilbyr løsninger for dette. Ved å sentralisere oppgavene er det enkelt å se hva som skal bli gjort og hvor langt man har kommet i prosessen.

Det kan godt hende at du støter på noen hunder underveis dersom du ikke er vant til å jobbe på hjemmekontor, men fortvil ikke – dette er helt normalt. For å prøve å løse problemene raskere – sett opp noen retningslinjer for hvordan teknologien skal brukes. Får du ekko eller andre ulyder i en videosamtale? Minn deltakerne på å mute mikrofonen sin når de ikke snakker. Usikker på hvilken plattform du skal bruke og når? Skriv klare retningslinjer og distribuer dem til resten av teamet. Det finnes som regel alltid en løsning på et problem!

3. Skap struktur i arbeidsdagen din.

Uansett om du er vant med å jobbe hjemmefra eller ikke, er det lurt å planlegge hvordan du skal strukturere dagen din. På et individuelt nivå betyr dette å lage en oversikt over oppgavene dine slik at du kan jobbe fokusert. Du kan enten gjøre dette hver morgen før du starter, eller på ettermiddagen som det siste du gjør før arbeidsdagen er over. For et team eller en organisasjon kan fellesmøter være en fin måte å skape struktur. Dette bygger på vårt første tips knyttet til kommunikasjon – det skaper et moment og hjelper deg, og teamet du jobber med, å opprettholde påliteligheten og tempoet.

Arbeta hemifrån medan coronaviruset är i spridning

4. Ha en fast arbeidsplass når du jobber hjemmefra.

Å ha et fast sted å jobbe setter deg i den rette sinnstemningen for å være produktiv. Prøv å finn et stille sted i hjemmet hvor du er komfortabel og ikke utsatt for distraksjoner. Et skrivebord og en god stol er å foretrekke, men et spisebord eller kjøkkenbord kan også fungere helt fint. Ikke alle har den luksus å ha et eget kontor hjemme, så finn den plassen som er best egnet for å jobbe.

Selvom det kanskje virker som en god idé å jobbe fra sengen der og da, kan du komme til å angre på dette senere når du skal slappe av. Hvis du jobber fra sengen vil også hjernen din starte å assosiere den med jobben, som igjen kan føre til søvnløse netter og generelt dårlig søvnkvalitet. Med andre ord: ha det komfortabelt, men ikke for komfortabelt.

5. Vær forståelsesfull for kollegaer som vender seg til den nye arbeidssituasjonen.

Coronavirus pandemien har gitt oss et innblikk til fremtidens kontor, hvor hjemmekontor kanskje blir mer vanlig. Akkurat nå er det mange av oss som vender oss til den nye situasjonen og måten og jobbe på. I lys av dette er det viktig at vi har respekt de nye utfordringene våre medarbeidere står overfor. Distraksjoner som barn, kjæledyr og andre medlemmer i husholdningen spiller inn i den gitte situasjonen. Jobb sammen med teamet ditt for å finne løsninger på disse problemene. Tilrettelegging av arbeidstid kan være til stor hjelp for medarbeidere som nå har selskap av barna på dagtid. I samme ånd, prøv å avtale fellesmøter på tidspunkt som passer for alle. Nok en gang drar vi paralleller til punkt 1 om hvor viktig god kommunikasjon er når vi jobber hjemmefra.

6. Få regelmessig feedback fra dine ansatte som jobber på hjemmekontor.

Hvis du er del av et leaderteam er dette en viktig tid når det kommer til å samle feedback fra dine ansatte. Dette er særdeles viktig dersom hjemmekontor ikke var et etablert konsept i organisasjonen fra tidligere. Har de ansatte tilgang til alt de trenger for å kunne jobbe hjemmefra? Kan de lett komme i kontakt med sine kolleger når de trenger det? Får de nok informasjon om hva som skjer i deres avdeling, eller i selskapet generelt? Alle disse spørsmålene er særdeles viktige når vi jobber hjemmefra. Hvis du allerede er Netigate-kunde har du nå tilgang til vår COVID-19 undersøkelse, som tar for seg alle disse spørsmålene med mer. Logg inn på Netigate kotoen din så finner du malen klar til bruk under fanen Survey templates.