Pulse Surveys durchführen – ein Leitfaden

Ausgeglichene Work-Life-Balance, mobiles Arbeiten und das Bedürfnis zur Selbstbestimmung und zum eigenständigen Handel. Dies sind die Anforderungen an einen modernen Arbeitsplatz der heutigen Arbeitnehmer:innen und sie ändern sich stetig. Doch erfüllen Sie als Arbeitgeber:in diese Anforderungen und haben Sie einen Überblick darüber, was Ihren Mitarbeitenden am Herzen liegt? Um immer auf dem aktuellen Stand zu sein nutzen mehr und mehr Unternehmen Pulse Surveys (dt.: Pulsbefragungen) innerhalb ihrer Organisation.

Aber was genau ist eine Pulse Survey? Wie funktioniert eine solche Umfrage? Und welche Feedbackfragen sollte sie beinhalten und warum?

In unserem Leitfaden zur Durchführung einer Pulsbefragung werden Sie erfahren, warum diese von Unternehmen weltweit in allen Geschäftsbereichen gefragt sind und an Wichtigkeit gewinnen.

Definition „Pulse Survey“ (dt.: Pulsbefragung)

Bei einer Pulse Survey handelt es sich um eine in regelmäßigen Abständen durchgeführte Mitarbeiterbefragung, die die Entwicklung Ihrer KPIs und anderer wichtiger Aspekte im Zeitverlauf widerspiegelt. Sie zeigt den „Gesundheitszustand“ Ihres Unternehmens auf – einen „Pulse Check“.

Die Zeiten, in denen mit viel Aufwand Fragebögen in Papierform verteilt und eingesammelt wurden, sind vorbei. Heute können Pulsbefragungen in einfacher und sicherer Weise online durchgeführt werden, unterstützt durch KI-gestützte Auswertung und Sentimentanalyse, um regelmäßig Einblicke in die Mitarbeiterzufriedenheit zu gewährleisten.

Warum sollten Sie Pulse Surveys durchführen?

Durch Pulsbefragungen können Sie einfach sehen, ob beziehungsweise zu welchem Ausmaß Ihre Mitarbeitenden zufrieden und mit Freude bei der Arbeit sind. Die Nutzung des Pulse Checks macht es Unternehmen zudem möglich, Veränderungen und Verbesserungen in der Mitarbeiterzufriedenheit im Gesamtbild und über das ganze Jahr hinweg zu sehen.

Vorteile der Pulse Survey

Schnelle Antworten am Puls der Entwicklung 

Da bei Pulse Surveys nur wenige Fragen gestellt werden, erhalten Sie in großen Mengen schnelles und genaues Feedback. Eine hohe Rücklaufquote sorgt für größere und bessere Daten. Da Mitarbeitende direkt in ihrem Posteingang oder ihrer Anwendung auf Pulsumfragen antworten können, erhalten Sie sofort Ergebnisse. Sie müssen nicht wochenlang auf Antworten warten. Sie können schnellere und bessere Geschäftsentscheidungen treffen.

Schnelle Durchlaufzeiten

Pulsbefragungen geben Ihnen die Möglichkeit, schnell ein Anliegen oder eine brennende Frage zu klären. Dank moderner Technik werden Pulsbefragungen nun schnell erstellt und verteilt, damit sie schnellstmöglich durchgeführt werden können.

Umsetzbares, schnelles Feedback

Da sich Pulsumfragen auf ein ganz bestimmtes Thema konzentrieren, wie z. B. die Mitarbeiterzufriedenheit oder Engagement, erhalten Sie von Ihren Mitarbeitenden klares und präzises Feedback, auf das Sie sofort reagieren können. 

Zeitgenaue Messung von Verhalten

Pulsbefragungen helfen Ihnen, ganz einfach und in kürzeren Abständen wertvolle Erkenntnisse darüber zu gewinnen, wie sich die Stimmung der Belegschaft zu einem bestimmten Thema im Laufe der Zeit verändert, was zu schnellen Rückschlüssen auf die betriebliche Leistung und daraus resultierende Maßnahmen führt.

Schneller Rückschluss auf Betriebsleistung

Mit den Pulse Checks können Sie die grundlegenden und kleinsten Aspekte Ihres Unternehmens erkunden und verstehen, die sich auf die Erfahrungen und die Arbeitsplatzkultur Ihrer Mitarbeitenden auswirken. Sie werden viel tiefer und detaillierter in Ihre Organisation blicken.

Einsichten in Echtzeit

Im Gegensatz zur klassischen Mitarbeiterbefragung hat die Pulse Survey den Vorteil, gezielte Fragen zur aktuellen Situation zu beantworten. Dank Funktionen wie ASK AI und Sentimentanalyse können unstrukturierte Antworten automatisch analysiert und thematische Trends schneller erkannt werden. So erhalten Sie nicht nur Zahlen, sondern direkt verwertbare Erkenntnisse auch aus offenen Kommentaren.

Mitarbeiterengagement erfassen

Sie können aktiv werden und Ihre HR-Prozesse verbessern, da Sie regelmäßig aktualisierte Informationen von den Mitarbeitenden selbst erhalten. Wenn die Mitarbeitenden dies erkennen, steigt ihr Engagement, was zu einer höheren Produktivität, Moral, Zufriedenheit und Bindung bei den Mitarbeitenden führt. 

Eindeutig, Mitarbeiterengagement ist heutzutage ein hochaktuelles Thema – und dies aus einem gutem Grund. Forschungsergebnisse haben gezeigt, dass erhöhtes Mitarbeiterengagement einen bedeutenden wirtschaftlichen Nutzen, sowie positiven Einfluss auf das Arbeitsumfeld als Ganzes, ausübt.

Gemäß einer Umfrage sind lediglich 13 Prozent der Angestellten motiviert und engagiert bei der Arbeit in Ihrem Unternehmen. Dies lässt tragischerweise darauf schließen, dass die übrigen 87 Prozent nicht engagiert oder sogar völlig unmotiviert sind.

Jedoch können Sie Kontrolle über die eigene Leistung und den Umsatz erlangen, indem Sie in Ihr Mitarbeiterengagement investieren.

Hier sind einige der Hauptvorteile von engagierten Angestellten:

• Erhöhte Produktivität
• Weniger Arbeitsausfälle
• Gesteigertes Leistungsniveau
• Erhöhte Innovationskraft
• Zufriedenere Kunden
• Niedrigerer Personalumsatz
• Erhöhter Umsatz

Mit regelmäßigen Pulse Checks frühzeitig Stimmungen und Strömungen erkennen

Arbeitsunzufriedenheit wirkt sich negativ auf die Unternehmenskultur und die eigene Leistung aus, wenn beispielsweise aus Frustrationsgründen „vorschriftsmäßig arbeiten“ und der Begriff Freundlichkeit plötzlich von Ihren Mitarbeitenden frei definiert wird.

Dies kann verschiedene Gründe haben. Oder wenn den Mitarbeitenden direkt vor ihnen einfach die Empathie fehlt und Stimmungen und Trends kaum oder gar nicht wahrgenommen werden.

Mit Pulsbefragungen erfassen Sie sofortiges Mitarbeiterfeedback

Pulse Surveys ermöglichen Ihnen einen aktuellen Überblick über die Befindlichkeit, Motivation, Ängste und das Engagement Ihrer Mitarbeitenden. Im Gegensatz zur jährlichen Mitarbeiterbefragung sorgt die Pulsbefragung für Kontinuität in der Durchführung der unmittelbaren Feedback-Erhebung und identifiziert so auch Trends in kleineren Zyklen. Dies wiederum hilft Personal- und Abteilungsleiter*innen, schnell auf die Stimmung der Belegschaft zu reagieren und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen und diese auf Erfolg zu testen.

Der Kreativität sind bei der Pulse Survey keine Grenzen gesetzt

Antworten auf die Pulsbefragungen können über ein grafisches Analyse-Dashboard mit allen Unternehmensdaten verknüpft werden, wie zum Beispiel Wochenumsatz, Prognosezahlen oder Krankenstand. Auch Abteilungs- und Standort- oder Filialdaten können miteinander verglichen werden. Der Phantasie und Methodik sind bei der Durchführung von Pulsbefragungen keine Grenzen gesetzt. Auch Freitext-Kommentare und damit verbundene Analysen durch Mitarbeitende sind im Rahmen der E-Mail-Mikrobefragung möglich, sodass Sie nicht nur auf quantitative Ergebnisse zurückgreifen, sondern auch qualitative Daten analysieren müssen.

Mit dem Netigate EX, der Mitarbeiterengagement-Plattform können Unternehmen durch Pulsbefragungen immer den aktuellen Gemütszustand der gesamten Belegschaft in Echtzeit einsehen und entsprechend schnell reagieren.

So setzen Sie Pulse Surveys ein

Da Sie nun verstehen, warum und wie sich Mitarbeiter-Pulsbefragungen vorteilhaft auf Ihr Unternehmen auswirken können, stellt sich die Frage: Wie kann Ihre Organisation Pulsbefragungen für sich nutzen? Und wo starten Sie am besten?

Der erste Schritt für Sie sollte sein, eine jährliche Mitarbeiterbefragung durchzuführen. Diese Umfrage sollte etwas umfassender sein (zwischen 50 und 100 Fragen), und sollte Fragen über die Rolle des Mitarbeitenden, Verantwortlichkeiten, Arbeitsverhältnisse (mit Kollegen und Vorgesetzten), sowie Möglichkeiten für Führungsrollen umfassen.

Wenn Sie dann Daten und Ergebnisse dieser Jahresbefragung gesammelt haben, ist es an der Zeit kürzere, regelmäßigere Pulsbefragungen zu versenden. Die Befragung sollte in etwa 5 bis 15 Fragen enthalten, welche sich auf ein bis zwei zentrale Themen beziehen. Damit gewinnen Sie für Ihr Unternehmen einen besseren Einblick über Veränderungen und Verbesserungen in Bezug auf Arbeitsplatz, Mitarbeiterzufriedenheit und können letztendlich das Gesamtziel des Unternehmens im Auge behalten.

Für Arbeitgeber und Vorgesetzte ist es wichtig das Ziel der Pulsbefragung zu vermitteln. Dies wird ihre Mitarbeitenden zu der Teilnahme motivieren und hohe Antwortraten sicherstellen. Je mehr Informationen Ihre Mitarbeitenden darüber haben, wann und warum eine Umfrage stattfindet, und wie sie daran teilnehmen können, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie sich an dieser beteiligen.

Versenden Sie Pulse Surveys über verschiedene Kanäle 

Netigate bietet Ihnen die Möglichkeit, Pulsbefragungen über verschiedene Kanäle zu verteilen. Pulsbefragungen können auch per E-Mail als auch über einen Link oder QR-Code verteilt werden. Die Mitarbeitenden erhalten Pulsbefragungen direkt auf ihr Handy. Eine lebendige Feedbackkultur können Sie nur schaffen, wenn Sie mit Ihren Umfragen wirklich alle Mitarbeitenden erreichen.

Viele Unternehmen führen nur einmal im Jahr eine große Pulse Survey durch. Da dies jedoch nur eine Momentaufnahme darstellt, empfehlen wir Ihnen, öfter pro Jahr zu befragen, nicht einen langen Fragebogen, sondern viele kleine Befragungen, zum Beispiel alle 3 Monate. Wenn Sie nur einmal im Jahr fragen, kann das Bild verzerrt sein. Sie haben zum Beispiel am Umfragetag vielleicht einen schlechten Tag und bewerten alles falsch und sollten daher öfter pro Jahr befragen, um repräsentative Ergebnisse zu erhalten.

Nutzen Sie verschiedene Feedback-Gruppen

Es gibt Pulsbefragungen, die für alle Mitarbeitenden gelten, aber auch spezifische Befragungen je nach Führungsebene, Abteilung, Teams oder Standorten zum Beispiel. Mit der eNPS-Software von Netigate können Sie gezielt Feedback-Gruppen anlegen und diesen Gruppen ganz automatisch konkrete Fragen zusenden.

Da das Feedback der Mitarbeitenden in Echtzeit erfasst wird, haben Sie die Daten immer aktuell im Blick und können somit jederzeit Entscheidungen treffen und Maßnahmen ergreifen.

Profitipps: So machen Sie Ihre Pulse Survey richtig erfolgreich!

Pulsbefragungen sind eine perfekte Lösung für den schnellen und effizienten „Stimmungscheck“ im Unternehmen. Doch die Durchführung einer solchen Umfrage allein macht noch keinen Erfolg aus. Hier haben wir für Sie einige Profi-Tipps zusammgestellt, wie Ihre Pulse Checks noch wirkungsvoller zum Erfolg Ihres Mitarbeiter-Engagements beitragen:  

So steigern Sie die Rücklaufquoten und Akzeptanz von Pulse Surveys

Es ist wichtig zu kommunizieren, wie Sie die Ergebnisse der Mitarbeiter-Pulsbefragung nutzen werden. Dies ist aus den folgenden Gründen von Bedeutung:

• Sie steigern die Beteiligung und Antwortrate.
• Es wird einer “Umfrage-Erschöpfung” vorgebeugt.

Wenn Sie Ihre Mitarbeitenden auffordern an Pulsbefragungen teilzunehmen, diese jedoch keinerlei Verbesserungen oder Maßnahmen zur Verbesserung durch das Unternehmen wahrnehmen, werden sie zukünftig weniger bereit sein Umfragen zu beantworten. Folglich wird der Zweck Ihrer Mitarbeiter-Pulsbefragungen irrelevant.

Sie sollten in Erinnerung behalten, dass Umfragen – ob lange, detaillierte Jahresbefragungen oder kurze, schnelle Pulsbefragungen – lediglich so effektiv sind wie die Zeit, Mühen und der Einsatz, welche in diese fließen.

So schaffen Sie eine Feedback-Kultur durch Umfragen

Pulsumfragen lassen sich bei entsprechender Infrastruktur schnell und einfach erstellen und durchführen. Mit Netigate erstellen Sie einfach Pulse Surveys, klassische Mitarbeiterbefragungen, Onboarding-Feedback oder 360-Grad-Feedback – und versenden diese direkt über E-Mail, Link oder QR-Code. Dank KI-gestützter Funktionen wie ASK AI und der Sentimentanalyse verstehen Sie, wie sich Ihre Mitarbeitenden fühlen, und können auf dieser Basis Maßnahmen ergreifen, die die Mitarbeiterbindung stärken, die Motivation fördern und die Employee Experience gezielt verbessern.

Sie möchten mehr über unsere Plattform erfahren? Vereinbaren Sie hier Ihre individuelle Demo mit Netigate.