De siste par årene, etter hvert som pandemien utviklet seg, har vist oss behovet for fleksibilitet og det å tilpasse våre personlige og arbeidsliv. Konseptet med medarbeidere på hjemmekontor har eksistert en stund, med det ble plutselig kastet over oss i en større og global skala under pandemien. Resultatet ble at vi måtte finne måter å håndtere disse ustabile og usikre endringene. Vi vekslet i perioder mellom hjemmekontor og fysiske kontorer, alt etter hva pandemien og restriksjoner tillot oss. Dette påvirker ikke bare vårt eget arbeid, men også måten vi håndterer andre på. Her skal vi se litt på noen av måtene HR-ledere kan benytte for å lykkes med å støtte sine eksterne medarbeidere.
Innholdsfortegnelse
1. Skap klare rammer
Å la medarbeiderne ha fleksibilitet vil fortsett være viktig og nødvendig. Likevel er behovet for tydelige strukturer og rammer fra begge parter fortsatt tilstede. Selv om arbeidstimene kan utføres fleksibelt, bør det likevel være tydelig kommunikasjon om antall timer eller kjernetider. Når er det ønskelig å kunne nå de medarbeidere med hjemmekontor, og når skal de kunne de nå deg? Når skal møter fastsettes?
En fordel for medarbeidere med hjemmekontor, er at de kan administrere sin egen timeplan mer fritt. Likevel er møter fortsatt viktige for å fremme samarbeid og samhold. Dette gjelder spesielt når folk jobber på prosjekter sammen, og det er viktig å ha mekanismer på plass som tilrettelegger for dette.
Verktøy som Trello eller Monday lar deg lage tavler med oppgaver for medarbeiderne. Disse lar deg tildele oppgaver og prosjekter, og lar medarbeiderne jobbe sammen. Chat-funksjonene og feedback-alternativene forenkler samarbeid, og hjelper teamene med fremgang eller komme med idéer.
En del av å sette tydelige strukturer ved hjelp av disse verktøyene, er også å sette klare mål. Det hjelper deg å ha oversikt over medarbeidernes fremgang, og det hjelper medarbeiderne å forstå hverandre og hvilke oppgaver det arbeides med på tvers av teamet.
2. Frem dialog for medarbeidere med hjemmekontor
Det finnes en rekke verktøy som kan lette kommunikasjonen ved fjernarbeid, likevel kan det få enkelte medarbeidere til å føle manglende kontakt. Eller rettere sagt, at de mangler kontakt med sine ledere. Akkurat som deg, sitter dine medarbeidere mest sannsynlig ved skrivebordet alene, i stedet for på et kontor sammen med andre mennesker. Til tross for at enkelte kan føle seg mer komfortabelt med dette, eller mindre distraherende, kan det lett føles isolerende.
Å ha virtuelle møter ansikt til ansikt kan delvis veie opp for mangelen på personlig tilsyn. Sørg for å kommunisere dette tydelig også! Måten du administrerer medarbeidere med hjemmekontor bør vise at de kan henvende seg til deg med spørsmål og idéer. Å planlegge faste tidspunkt for daglige (eller ukentlige) innsjekkinger kan være en god idé.
Spør både deg selv og dine medarbeidere jevnlig: Hva er deres bekymringer eller utfordringer? Hva er det som fungerer godt for dem? Hvilke prosesser kan forbedres, eller hva må til for å fungere bedre? Å innhente feedback rett fra kilden hjelper deg å få handlingskraftig innsikt.
Sørg for å inkorporere flere kommunikasjonskanaler og angi klare formål for hver. Du kan for eksempel bruke en videosamtale til innsjekkinger, og gjennomføre en medarbeiderundersøkelse for å samle feedback. Du kan benytte e-post for generell kommunikasjon, og verktøy som Trello eller Monday for spørsmål og idéer om spesifikke oppgaver/prosjekter.
3. Sørg for alt medarbeiderne dine trenger
En meningsmåling fra 2020 gjennomført av Gartner, viste at 44 % anså at innføringen av ekstra fordeler for medarbeidere var verdt å beholde. Dette gjelder ikke bare permisjon til barnepass og tilsvarende tjenester, men også ekstra hjelp i forbindelse med psykisk helse og omsorgstjenester.
Selv om pandemien har bidratt til å motarbeide psykisk helsestigma og åpne opp for samtaler, kan det fortsatt være et tema medarbeidere kan være ukomfortable med å tilnærme seg. Her kommer vi igjen inn på dette med en åpen kommunikasjonen som er nevnt ovenfor. Sørg for at medarbeiderne er komfortable med å snakke om bekymringene sine. Først da kan du bidra til å imøtekomme behov og øke medarbeiderengasjement og produktivitet.
Har dine medarbeidere med hjemmekontor en dedikert plass å jobbe fra i hjemmet? Er de omsorgspersoner for en syk pårørende eller barn som også bor i hjemmet? Har de tilgang til alle digitale verktøy de trenger – bærbare datamaskiner, telefoner, kamerautstyr til møter osv.?
Å lede og administrere medarbeidere med hjemmekontor innebærer dermed å innhente feedback. Det kan hjelpe deg å finne løsninger for å forbedre arbeidsforholdene, samt skape takknemlighet hos medarbeiderne dine.
Last ned vår rapport: Fremtidens arbeidsplass
4. Sørg for faglig utvikling
Selv om vi har funnet oss til rette med hjemmekontor på mange måter, må vi ikke undervurdere hvor overveldende det fortsatt kan være. Som vi har snakket om tidligere, er det viktig å sikre medarbeidernes tilgang til nødvendig teknologi. Men det er like viktig at de er i stand til å bruke den.
Å lede medarbeidere med hjemmekontor handler derfor ikke bare om å gi følelsesmessig støtte. Det kan også innebære opplæring, eller oppgraderingsmuligheter, for også å kunne gi teknisk støtte. Her er det viktig å aktivt vise at du bryr deg og lytter: Slett tabuer eller forlegenhet, enten det handler om å ta fri eller bruke ny teknologi.
Når ny teknologi skal introduseres – eller om den allerede er introdusert – bør det vurderes å gjennomføre teamspesifikk opplæring for hele selskapet. Dette bidrar til å sikre at alle er komfortable med å bruke den nye programvaren som skal gjøre det lettere å jobbe eksternt.
5. Fokus på samhold og teambuilding
Til tross for at mange medarbeidere delvis vender tilbake til kontoret, bør du ikke glemme at følelsen av isolasjon fortsatt kan oppstå for de som ikke kommer helt tilbake – eller ikke kommer tilbake ennå.
Ha fokus på å fremme samhold, bygge sterke team, oppmuntre og stimulere til samarbeid. Sørg også for å gi muligheter for teambuilding utenom arbeidstiden. Dette kan for eksempel dreie seg om virtuell teambuilding, eller det kan være sosiale arrangementer i det digitale romt – som virtuelle sammenkomster etter jobb.
6. Stol på dine medarbeidere med hjemmekontor!
Viktigst av alt – det å lede medarbeidere med hjemmekontor betyr å stole på medarbeiderne. Dette innebærer å fokusere på resultatene mer enn prosessene. Visse tidsplaner må kanskje endres eller fjernes, men det vil la medarbeiderne dine fullføre oppgaver på sin egen måte og tid.
De vil da kunne utføre arbeidet sitt i den formen som er lettest/mest produktiv for dem. Og som tidligere nevnt, det hjelper med engasjement og produktivitet for å skape følelsen av å ha tillit og at man bidrar bedriften på en meningsfull måte.
Denne tilliten gjør at medarbeiderne kan innrette arbeidet etter sitt personlige levesett eller interesser. Husk at enkelte må tilpasse seg kroniske sykdommer, funksjonshemminger, omsorgsoppgaver osv. Fleksibelt fjernarbeid lar dem tilpasse seg tidsrammer og prosesser som fungerer best for dem individuelt, slik at de kan utnytte sitt fulle potensial på jobben.
Fordelen med hjemmekontor er at medarbeiderne kan tilpasse arbeidet sitt fleksibelt innen 24 timer i døgnet. Det er likevel viktig å ha en klar struktur og innføre noen kjernetider som å sette tidspunkter for daglige innsjekkinger.
Vær ikke redd for å anerkjenne medarbeidernes innsats og prestasjoner – sørg for positive feedback-systemer som går begge veier! Stoler du på medarbeiderne dine, bidrar det til at de også stoler på hverandre. Skap et miljø som har forståelse for alles personlige utfordringer, for det vil også bidra til å lette mellommenneskelige konflikter i teamene dine.
Nye regler for medarbeidere med hjemmekontor i kraft fra 1. juli 2022
To år med pandemi, restriksjoner og anbefalinger, har medført en rekke endringer når det gjelder det å arbeide hjemmefra. Det har ført til at regjeringen har vedtatt endringer i forskriften om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem. Disse endringene trådte i kraft 01.07.2022.
Sjekk ut Netigate EX Engage – vårt splitter nye produkt som hjelper deg å forbedre medarbeiderengasjement!
Gjennomfør en medarbeiderundersøkelse med Netigate
Netigate gir deg et intuitivt og brukervennlig spørreundersøkelse verktøy du trenger for å lytte til medarbeiderne dine – ved alle berøringspunkter på medarbeiderreisen. Onboarding software, eNPS software, puls-, exit- og årlige undersøkelser er bare noen få eksempler på de løsningene vi tilbyr i vårt verktøy for medarbeiderundersøkelser. Det har aldri vært enklere å lytte til sine medarbeidere.
Her kan du bestille en demo, opprette, eller søke om, en kostnadsfri prøveversjon. Eller du kan ringe oss direkte på: +47 22 55 19 00
